Numérisation vs dématérialisation

Il y a souvent confusion entre les projets de numérisation et les projets de dématérialisation. Quelle est donc la différence entre les deux mots numérisation et dématérialisation ?

La numérisation

La numérisation consiste à transférer un document sur support papier vers un document électronique sur support numérique. Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner ou d’un copieur multifonction (MFP) qui restitue une image numérique du document d’origine sur format papier. Cette opération de numérisation permet donc d’obtenir une copie numérique d’un document à l’origine sur papier. La numérisation de documents pose la question du retour sur investissement de l’opération qui peut se trouver :

  • Dans une plus grande rapidité de traitement de l’information, dans un meilleur partage ou d’accès à l’information dès lors qu’elle est en ligne et non plus dans des archives papier éloignées ;
  • Dans le fait que l’état du support initial était tellement dégradé que la numérisation était le seul moyen de le préserver ;
  • Dans le gain du stockage papier, où les documents papier sont détruits après numérisation ;
  • Dans la lecture automatique des informations du document après numérisation.

La dématérialisation

La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (bulletin de paie, contrats, factures, déclarations…) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). La dématérialisation peut donc inclure (et inclus souvent dans le langage des utilisateurs) la numérisation mais peut aussi exclure tout lien avec un support physique et ne manipuler que des données numérique. La « vraie dématérialisation » est évidemment celle qui intègre nativement et de bout en bout le format numérique. C’est donc celle qui comprend les technologies numériques, avec leurs forces et faiblesses, pour mieux les utiliser comme support ou flux d’échanges ou de communications. Pour faire véritablement de la dématérialisation, au lieu de continuer à « penser papier » et à tordre la technologie pour qu’elle s’adapte à ces anciennes procédures de travail, il faut changer de paradigme et réimaginer les processus métiers.

 

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Valeur probante des copies numériques – établir une copie fiable, comment procéder pour détruire l’original papier ?

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Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, comment établir une copie fiable d’un original papier au format numérique ?

Comment procéder, et cette copie numérique, suffit-elle pour détruire l’original papier ?

J’ai entendu dire que l’on pouvait désormais obtenir et conserver une copie fiable numérique depuis un original papier ! Donc, nous serions désormais en mesure, légalement parlant, de supprimer l’original papier et de ne garder que cette copie numérique dématérialisée. C’est bien vrai ça ?

Texte de loi

Commençons par le commencement, c’est-à-dire, définir ce qu’est une copie dite fiable aux yeux de la loi

Quels sont les textes de loi en vigueur ?

L’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, remplace l’article 1348 du Code Civil par un nouvel article 1379.

L’article 1379 du Code Civil présume fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un acte, dont l’intégrité est garantie dans le temps. Mais ce décret n’est pas explicitement applicable en Nouvelle-Calédonie.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil.

Très bien, concrètement, comment respecter les exigences de ces textes de loi ?

Soyons concrets, il est donc stipulé que nous pouvons réaliser des copies FIABLES numériques qui ont donc une valeur légale. Oui, mais comment respecter et mettre en œuvre ces textes de loi ? Quelles exigences ma solution de numérisation, de GED pour produire mes copies fiables et pour conserver ces documents numériques doivent-elles respecter ?

Les points à observer avec votre solution de numérisation et de GED

  • Le procédé de copie doit produire des informations contextuelles sur la réalisation de la copie (art. 2) ;
  • La qualité du procédé de copie doit être testée et contrôlée (art. 2) ;
  • L’intégrité de la copie doit être garantie par une empreinte électronique (art. 3).
  • Cette garantie est présumée acquise lorsque l’empreinte résulte soit : d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS du 23 juillet 2014
  • La copie est conservée dans des conditions garantissant l’absence d’altération (art. 4) ;
  • Les journaux de réalisation des opérations ci-dessus sont conservés aussi longtemps que la copie dans des conditions garantissant leur intégrité (art. 5) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont l’objet de mesures de sécurité (art. 6) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie (art. 7).

Copie fiableMais dans la vraie vie, que se passe-t-il si je me retrouve face à un juge avec ma copie numérique ?

Imaginons que vous avez mis en œuvre et respecté ces exigences pour créer une copie fiable d’un original papier. Tant que ce document n’est pas remis en cause, tout va bien. Mais que se passe-t-il le jour où l’on remet en cause la validité de cette copie numérique ?

Mettons-nous à la place d’un juge. Il doit vérifier et obtenir confirmation de la validité de la copie numérique pour pouvoir l’accepter et l’instruire. Que va faire le juge ? En général, il va se référer aux textes de loi, et éventuellement, se faire aider par un expert. Ils vont donc se référer à l’état de l’art en matière de dématérialisation à valeur probante. Ils vont donc bien souvent se référer au cadre normatif en vigueur.

Ces cadres normatifs en vigueur à respecter pour la création de la copie fiable numérique et pour sa conservation sont les normes NFZ42-013 et ISO 14641. La jurisprudence confirme l’atout d’être conforme aux spécifications de la norme NF Z 42-013.

Il est également possible d’anticiper cette situation, et se préconstituer la preuve du respect des prescriptions techniques ou organisationnelles de ces normes en obtenant la certification NF 461 de votre solution de numérisation et de GED. On parlera dans ce cas d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) certifié marque NF 461.

MSI.nc vous propose de vous accompagner sur ces sujets pour aller vers une simplification de vos processus métiers avec moins de papier !

 

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Go ? No go ? Est-ce la bonne question à se poser avant de lancer un projet ?

Interrogé dernièrement dans le cadre de la mise à jour d’un schéma directeur informatique, il nous a été demandé d’arbitrer entre différents projets informatique pour décider de les lancer ou non. Le « Go ? No go ? » est peut-être la question la plus fréquente et la plus importante qu’un responsable de projet (avec l’aide de ses collègues) va se poser avant de prendre en charge un projet, qu’il soit en approche projet « prédictive » ou agile. Est-ce la bonne formulation pour décider ou non de lancer un projet et quelles sont les autres variantes.

De nombreuses approches de gestion de portefeuille de projets estiment que le « Go ? No go ? » est un processus de prise de décision trop binaire, ce que l’on peut donc considérer comme une erreur. Quelques exemples de décision d’y aller pour un projet :

  • Nous avons réalisé une bonne année, nous avons le budget, c’est le moment de nous lancer dans ce nouveau projet.
  • Parmi la concurrence, il va y avoir une nouvelle offre plus performante que la notre. Et si on avançait notre lancement de projet de quelques mois ? Cela nous permettrait d’aborder cette concurrence dans de bonnes conditions.
  • Avec de la marge supplémentaire ajoutée au planning, j’accepte d’embarquer dans mon projet les futures demandes du marketing non exprimées à ce jour, et je lance mon projet en l’état.
  • Et si on découpait le projet en s’arrêtant à mi-parcours pour faire un petit état des lieux sur les nouveaux besoins, avant d’entamer la deuxième phase et limiter les risques ? On lance de suite le projet et on laisse ainsi les idées se mettre en place et se préciser et on continue après avec de bonnes visibilités sur les fonctionnalités à offrir et à ajouter à notre projet.
  • Les conditions du projet sont proches de mes limites en gestion de projet et des connaissances techniques de l’équipe. Je décide de partir avec un consultant plus expérimenté, qui en plus connaît bien cette nouvelle technologie. Je l’engage contractuellement jusqu’à la fin estimée de mon projet.

Du point de vue gestion de projet, le « Go ? No go ? » est souvent une erreur, voire un danger. En effet, si au vue des conditions internes et externes au projet, un décideur ou un chef de projet choisit la réponse « Go », il part et lance son projet avec le sentiment que le déroulement pourra se réaliser dans son intégralité suivant le plan initial. En clair, il se met des œillères, et aura du mal à changer de plan de projet si les conditions sont différentes des prévisions.

Les nouvelles approches de gestion de projet, et en particulier l’agilité, proposent donc une variante : « Start / Continue ». L’expérience sur les nombreux projets nous a fait comprendre à quel point il est important de toujours rester méfiant vis-à-vis des prévisions initiales d’un projet et d’avoir un plan B, voir C, D…

Avant le lancement, le chef de projet doit analyser tous ses paramètres projet et conclue que le lancement du projet est possible. La prochaine réflexion se fera une fois le projet lancé, à savoir si celui-ci peut se poursuivre jusqu’à destination suivant le plan projet initial, ou s’il y a nécessité de se dérouter, c’est à dire, modifier le périmètre, les délais, le budget, l’équipe… Ainsi, le chef de projet n’arrête pas le processus de prise de décision une fois le projet lancé. Il sait que les conditions lui permettent dans un premier temps de démarrer son projet, et il affinera l’analyse une fois lancé afin de répondre à la seconde interrogation : « Continue ? ».

Conclusion

Ces stratégies de conduite de projet, basées ou non sur les approches agiles, demandent un peu d’expérience (avant de se lancer dans des prises de décisions complexes), de jugement et bien sûr nécessite de la préparation en amont. Elles n’excusent en rien les mauvaises prises de décisions ou les comportements du genre « On va voir ce que ça donne une fois le projet lancé ou les premières livraisons effectuées ». Un projet ce n’est pas binaire, il faut savoir ajuster son pilotage et ses décisions tout le long de son déroulement, et jusqu’à la fin, pour bien le finaliser.

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Méthode Agile et Gilets Jaunes – Emmanuel Macron, première victime à déplorer de l’agilité

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Méthode Agile, agilité en entreprise, agilité en gouvernance… ce mode de management de projets est à la mode depuis maintenant quelques années. Ce management « agile » est inspiré d’une approche dans le développement d’applications informatiques. Cette approche a été conçue pour remédier aux écarts constatés entre les attentes des utilisateurs et les outils informatiques livrés suite aux développements. Pour cela, on applique un manifeste qui conseille l’adaptation aux changements, plutôt que le suivi d’un plan, on livre fréquemment le logiciel informatique fonctionnalité par fonctionnalité, on privilégie le dialogue en face à face via des points quotidiens.

Cette approche projet et de management d’équipe a eu un tel succès dans l’informatique qu’elle a rapidement été appliquée au niveau des autres entités de l’entreprise, RH, marketing, production.

Le succès a été tel que l’approche agile est arrivée à l’Elysée et le terme est fréquemment employé par le président français lui-même, Emmanuel Macron.

Mais désormais, Emmanuel Macron doit rire jaune avec l’approche agile et les gilets (il fallait bien que je place quelque part ce jeu de mots un peu tordu … bon, ça c’est fait 😉 ).

En effet, avec la crise des « gilets jaunes », on constate une nouvelle fois, l’importance de la bonne prise en compte des parties prenantes, de la conduite du changement, de la gestion des risques… dans tout projet, qu’il soit agile ou non. On ne peut que constater en France, que l’approche agile du nouveau gouvernement et la rapidité de la mise en place des nouvelles réformes n’ont pas obtenu l’adhésion de toutes les parties prenantes, c’est à dire, de tous les Français.

Moralité, au 21e siècle, et malgré l’approche agile, on peut aller droit à l’échec d’un projet, qu’il soit informatique, d’un autre secteur de l’entreprise ou politique.

Donc, un conseil à notre président et aux managers, oui à l’agilité, mais pas au détriment des parties prenantes de vos projets, sinon, vous allez vous prendre une veste, qu’elle soit jaune ou pas ! Avant de vous lancer un peu trop vite dans vos « sprints » projets, analysez bien les impacts sur les parties prenantes, essayer de répondre à leurs attentes et prenez en compte l’ensemble des acteurs impliqués ou pouvant influencer votre projet. Ce n’est pas simple, mais c’est tout le charme du management et des facteurs humains !

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Gestion de projet, quand il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute !

Cette citation, « quand il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute !« , entendue lors de mes débuts de jeune pilote de planeur, s’adapte parfaitement à la gestion de projet (informatique ou non). En effet, quand on est jeune pilote, on apprend à ne pas s’engager dans une situation que l’on ne sera pas gérer, et qui pourrait nous amener au drame.

Planeur en vol

En gestion de projet, notre vie humaine est rarement mise en jeux, mais les dégâts d’un projet mal embarqué peuvent être importants. C’est pourquoi, si vous ressentez un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute ! Il faut dans ces moments, prendre du recul, lever le nez du guidon, et analyser la situation. Comment ?

Revenez à vos domaines de connaissances de base de la gestion de projet, et réalisez votre « circuit visuel » de chef de projet pour reprendre le contrôle :

  • Suis-je toujours en train de réaliser le travail attendu, et seulement ce travail requis, pour mener à bien ce projet ?
  • La gestion des délais est-elle toujours sous contrôle ?
  • La gestion du budget est-elle maîtrisée ?
  • Ai-je toujours des indicateurs me permettant de savoir si je réponds bien aux besoins et attentes pour lesquels le projet a été entrepris ?
  • Les intervenants sur le projet sont-ils bien identifiés, disponibles, informés, organisés et suivis pour réaliser les activités du projet ?
  • La communication autour du projet est-elle bien planifiée, réalisée et sous contrôle ?
  • L‘identification des risques, leurs qualifications et les actions associées sont-elles bien réalisées, et ceci, à intervalle de temps régulier ?
  • Les biens et services nécessaires au projet sont-ils planifiés, suivis et contrôlés ?
  • Les différentes personnes concernées, impactées par le projet et pouvant influencer sur le déroulement du projet sont-elles identifiées, suivi et accompagnées ?

Si je ne prends pas en compte mon doute et que je ne réalise pas assez vite cette révision de mes paramètres de mon projet, que va-t-il se passer ?

Petit à petit, dans votre progression de votre projet, sournoisement, un déphasage va s’installer entre ce que vous voyez sur le déroulement de votre projet (délai, objectifs, budget) et ce que vous ressentez.

Une situation d’inconfort va grandir dans votre tête. Il va vous falloir faire un effort de raisonnement pour lire vos indicateurs de la situation de votre projet et pour décider des actions à mener et à ordonner à votre équipe. Vous allez devenir un chef de projet qui manage mécaniquement, à partir de ce qui a été planifié. Et à un moment, vous allez ne plus contrôler votre projet, et votre comportement et votre management va devenir brutal. Vous allez peut-être bien vous sortir de cette situation, mais bien souvent, avec des dommages collatéraux !

Bref, évitez de rentrer dans cette zone d’inconfort et de non-contrôle du projet. Anticipez !

Et sachez écouter vos ressentis… et s’il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute !

 

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