Dans le cadre d’une démarche administrative, j’ai reçu dernièrement un formulaire à remplir au format PDF. Jusque là, rien de bien original et de surprenant. Dans le message reçu, on m’explique que je dois imprimer ce formulaire, le remplir, le signer, le numériser et le retourner au centre administratif !

Donc en 2019, je reçois un formulaire via mon mail au format électronique, et on m’explique que je dois l’imprimer avant de pouvoir le remplir ?! C’est juste énorme, et pourtant encore très courant !

Alors je me suis dit, avec ma déformation professionnelle, je le remplirais d’abord sur mon ordinateur, puis je l’imprimerais. Immédiatement, j’ai remarqué qu’il n’y avait pas de champs à remplir. Ce qui est dommageable pour celui qui va devoir relire mon écriture d’informaticien 😛 .

Déformé par mon métier, j’ai donc essayé une fonction de reconnaissance automatique des formulaires avec l’idée de faire des champs de formulaire que je pourrais remplir. Cependant, l’auteur, dans son ignorance, ne s’était pas donné la peine de permettre que le formulaire PDF soit rempli.

J’ai donc dû me résoudre à :

  1. Imprimer le formulaire en l’état.
  2. Le remplir manuellement en m’appliquant comme un écolier.
  3. Puis le signer avec un stylo (vous savez, celui qui servait à rembobiner les cassettes).
  4. Prendre une photo du formulaire avec une application de scan sur smartphone.
  5. Sauvegarder le fichier résultant sur mon ordinateur via un transfert par le Cloud.
  6. Le joindre au mail de réponse et…. envoyer !

Vous allez me dire, et alors, où est le problème ?

Imaginez le temps et l’argent dépensés (encre et papier) par chaque destinataire (qui se compte en million vu que c’est mon estimation de la population concernée).

Il serait bien, comme première étape, avant de vous lancer dans un formulaire Web pour pouvoir offrir la possibilité de remplir ce type de formulaire en ligne et de le signer via un processus de certification par portail (pour des raisons réglementaires), de commencer par proposer systématiquement des formulaires PDF bien conçus.

Bref, 25 ans de PDF… mais d’une certaine façon, nous ne faisons que commencer.

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Il y a souvent confusion entre les projets de numérisation et les projets de dématérialisation. Quelle est donc la différence entre les deux mots numérisation et dématérialisation ?

La numérisation

La numérisation consiste à transférer un document sur support papier vers un document électronique sur support numérique. Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner ou d’un copieur multifonction (MFP) qui restitue une image numérique du document d’origine sur format papier. Cette opération de numérisation permet donc d’obtenir une copie numérique d’un document à l’origine sur papier. La numérisation de documents pose la question du retour sur investissement de l’opération qui peut se trouver :

  • Dans une plus grande rapidité de traitement de l’information, dans un meilleur partage ou d’accès à l’information dès lors qu’elle est en ligne et non plus dans des archives papier éloignées ;
  • Dans le fait que l’état du support initial était tellement dégradé que la numérisation était le seul moyen de le préserver ;
  • Dans le gain du stockage papier, où les documents papier sont détruits après numérisation ;
  • Dans la lecture automatique des informations du document après numérisation.

La dématérialisation

La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (bulletin de paie, contrats, factures, déclarations…) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). La dématérialisation peut donc inclure (et inclus souvent dans le langage des utilisateurs) la numérisation mais peut aussi exclure tout lien avec un support physique et ne manipuler que des données numérique. La « vraie dématérialisation » est évidemment celle qui intègre nativement et de bout en bout le format numérique. C’est donc celle qui comprend les technologies numériques, avec leurs forces et faiblesses, pour mieux les utiliser comme support ou flux d’échanges ou de communications. Pour faire véritablement de la dématérialisation, au lieu de continuer à « penser papier » et à tordre la technologie pour qu’elle s’adapte à ces anciennes procédures de travail, il faut changer de paradigme et réimaginer les processus métiers.

 

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