Intervenant : Xavier Liénart – consultant formateur

Dans le domaine de la formation, MSI.nc propose une offre sur le management et la gestion de projet, la GED, la dématérialisation et les compétences interpersonnelles.

Dans le domaine du conseil MSI.nc apporte son expertise sur la gestion de projet, l’assistance à la maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre de projet, l’intégration de solution de dématérialisation et de GED.

En tant que consultant expert en conduite de projet dans le domaine de la dématérialisation, la gestion électronique de documents et l’archivage électronique, Xavier Liénart conduit des projets d’audit et d’accompagnement dans les entreprises, les administrations et les collectivités. Il assure également des formations sur la dématérialisation et l’archivage électronique, la gestion de projet en apportant son expertise technique, son savoir faire et ses retours d’expériences.

Xavier Liénart anime des formations depuis plus de 18 ans, en particulier, dans le domaine de la planification et la gestion de projets.

Les fiches sur les formations avec les programmes proposées que vous pouvez trouver sur MSI.nc sont :

Formations sur commande

MSI.nc accompagne les entreprises et les collectivités de la Nouvelle-Calédonie dans l’élaboration de contenu de formations en réponse à des besoins de développement de connaissances et de compétences. Ces formations « sur mesure », privilégiées par nos clients, représentent plus de 60 % des programmes proposés. Ainsi, les contenus de formations présentés ci-dessus ne sont que des exemples de nos capacités en terme d’animations. MSI.nc se tient à votre disposition pour étudier avec vous l’élaboration d’actions de formation en lien avec vos problématiques dans le domaine du numérique et de la gestion de projets.

NOS FORMATIONS A LA UNE

La gestion d’un projet informatique pour le chef de projet MOE

Objectif de la formation

– Comprendre ce qu’est un projet, ses enjeux, les contraintes, les rôles des différents acteurs ; – Identifier son rôle de chef de projet et sa valeur ajoutée dans le projet ; – Identifier son style de management dans le modèle du leadership situationnel ; – Adopter les comportements efficaces dans le management d’une équipe projet ; – Créer la confiance entre les parties prenantes des projets, pour garantir la réussite de l’ensemble ; – Identifier les règles de fonctionnement et les outils d’un projet informatique ; – Appréhender les meilleures pratiques en matière de gestion des projets informatiques et situer les différentes méthodes de management ; – Gérer tous les aspects du projet : contenu, intégration, délai, coût, qualité, intervenant, communication, risques, partie prenante, approvisionnement.

Contenu de la formation « La gestion d’un projet informatique pour le chef de projet MOE (maîtrise d’œuvre) »

Qu’est-ce qu’un projet ?

- La représentation que les participants ont d’un projet
- Reconnaître les obstacles et les résistances lors d’un projet

L’équipe de projet

- Pourquoi travailler en équipe?
  - Les compétences nécessaires pour qu’un groupe fonctionne de manière optimale
  - Les compétences du chef de projet.
- Manager une équipe de projet
  - Les attitudes de Porter
  - Les outils de la négociation des ressources
- Le leadership Situationnel – (Adapté aux situations de projet)

La communication de projet

- La stratégie de communication
- Les différentes réunions de projets (comment les animer?)
Définitions et terminologie
- Comprendre les caractéristiques du projet informatique
Acteurs et rôle dans un projet informatique
- Définir les fonctions de chef de projet informatique
- Les acteurs d’un projet (MOE, MOA)
- Identifier ses partenaires : maîtrise d’ouvrage et d’œuvre, éditeur, intégrateur, prestataire, fournisseur… >>Définir leur contribution à la réussite du projet.
Définir et cadrer le projet
- Placer le projet dans le SI global de l’entreprise : cadrer son périmètre, ses interfaces et ses évolutions.
- Identifier le projet, ses objectifs, ses contraintes.
Cycles de vie du projet et phasage
- Découper en tâches selon le type de projet : infrastructure, déploiement de progiciel, maintenance…
- Choisir entre les méthodes pour construire son plan projet
- Le découpage en phases : les activités, les livrables. Description du contenu type de la documentation
Organiser le projet, estimer, planifier, lancer et suivre le projet
- Comprendre la démarche d’estimation des charges
- Connaître les techniques de planification
- Planification des ressources
- Suivre l’avancement des tâches
La gestion des risques
- Définition du risque
- Facteurs de risque dans un projet, identifier les causes de dérives d’un projet informatique.
- Analyse des risques : probabilité d’apparition, évaluation de l’impact sur le projet, mesure du poids du risque
- Démarche de gestion des risques, planification du management des risques
Suivi
- Définition des indicateurs pertinents
- Construire un tableau de bord
- Faire le bilan du projet.
- Les bonnes pratiques et les erreurs à éviter

Public

Les chefs de projets ou futurs chefs de projet des directions et département informatiques

Durée de la formation

4 jours

Chef de projet utilisateur : la gestion d’un projet informatique MOA

Objectifs de la formation

A l’issue de la formation le participant sera capable de :

Identifier les rôles des différents acteurs dans un projet informatique
Définir les objectifs et le périmètre d’un projet informatique
Savoir spécifier les besoins du projet
Acquérir les techniques de gestion de projet
Intégrer l’aspect relationnel en conduite du changement
Assurer le rôle de maître d’ouvrage

Contenu de la formation « Chef de projet utilisateur : la gestion d’un projet informatique MOA (maîtrise d’ouvrage) »

Définitions
- Maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre
- Rôles et missions respectifs
- Répartition des responsabilités
- Les différents types de projets (développement, progiciel…)
Manager un projet
- Les facteurs clés d’un projet informatique
- Les aspects contractuels
- La mise en place et l’organisation
- Les processus de communications entre les acteurs du projet
- Les comités de suivi et pilotage (rôles, responsabilité)
Anticiper les facteurs et causes de risques
- Les raisons des dysfonctionnements, les facteurs de réussite
- L’identification et la mesure du risque (probabilité et conséquences)
- La prévention, la réduction et la correction : comment et à quel prix ?
Gérer la qualité
- Définir et mesurer les critères qualité
- L’élaboration et le suivi du plan assurance qualité
Organiser le projet : découper, évaluer et structurer
- Les étapes, phases et tâches du projet
- L’estimation des charges
- L’ordonnancement et la planification
Formaliser le besoin
- Le recueil des besoins
- La rédaction du cahier des charges : son objectif, son contenu
- Cartographier et formaliser les processus à informatiser
- Définir les données et les règles de gestion associées
Valider les livrables
- Comment qualifier ce qui est livré
- Construire des scénarii de tests
- Jouer les tests
Gérer les ressources, coûts et délais
- La gestion de l’équipe et la communication
- Les profils et les ressources
- Les missions et les tâches
- La conduite du changement
- Les outils de suivi : ressources, coûts, délais
Faire le bilan ou la clôture du projet
Les outils d’aide à la gestion de projet
- Les outils pour mieux communiquer et collaborer
- Les outils pour estimer les charges et suivre l’avancement
- Les outils de gestion des risques et de suivi des livrables

Public concerné par la formation

Chef de projet utilisateur, responsable fonctionnel et chef de service en charge d’un projet informatique.
Direction métier, chargé de mission – Assistant à Maîtrise d’Ouvrage.
Correspondant informatique dans un service.
Utilisateur clé rédigeant ou validant un cahier des charges, évaluant des solutions…

Prérequis

Connaissances et culture informatique générale

Durée de la formation

3 jours

Anticiper et maîtriser les risques projets

Objectifs de la formation

A l’issue de la formation, le participant sera capable de :

Identifier le rôle de la gestion des risques dans un projet
Différencier les contraintes, des risques, des problèmes sur un projet
Savoir identifier les risques sur un projet avec différente méthode
Savoir qualifier un risque sur un projet
Gérer et surveiller un risque pendant toute la durée du projet
Identifier les stratégies de réponses à un risque et choisir la ou les actions à adopter
Savoir capitaliser en fin de projet pour améliorer sa gestion des risques sur les projets à venir

Contenu de la formation « Anticiper et maîtriser les risques projets »

GESTION DE PROJET et GESTION DES RISQUES

Objectif du projet et cycle de vie du projet
Gestion des contraintes, gestion des risques, gestion des problèmes
Organiser le management des risques
Les différents types de risques
Le cycle de vie d’un risque

IDENTIFICATION DES RISQUES

Les méthodes d’identifications : brainstorming, référentiel, RBS, projet du même type…
Typologie de risque
Tableau de gestion et registre des risques
Facteurs, critères et métrique des risques

ANALYSE QUALITATIVE ET QUANTITATIVE DES RISQUES

Différentes méthodes
Comment mesurer les critères et les facteurs de risques

PLANIFICATION DES RÉPONSES AUX RISQUES

Stratégie des réponses
Éviter, transférer, atténuer, exploiter, partager, améliorer
Stratégie de réponse conditionnelle
Réduction des risques pour les projets informatiques

SURVEILLANCE ET MAÎTRISE DES RISQUES

Tableau de bord
Le suivi de l’évolution des risques
Les facteurs de réussite

CAPITALISATION

L’intérêt de la capitalisation dans une démarche de gestion des risques
Les techniques à mettre en œuvre pour réussir la capitalisation

Public concerné par la formation

Chef de projet utilisateur, responsable fonctionnel et chef de service en charge d’un projet informatique
Direction métier, chargé de mission
Chef de projet informatique

Prérequis

Connaissances et culture projet

Durée de la formation

1,5 jour

Une étude de cas avec mise en situation sert de fil conducteur à la formation

Le participant repart avec une boîte à outils autour de la gestion des risques et de la gestion de projet

Signature électronique

Gérer des projets de dématérialisation

Objectifs de la formation

Acquérir les méthodes pour conduire un projet de dématérialisation et de GED.
L’analyse des besoins, les acteurs du projet, la note de cadrage et le cahier des charges.
Connaître l’environnement matériel (scanners, serveur, stockage), logiciel, réglementaire et normatif.
Les applications au service de la gestion de contenu Workflow, groupware, Lad, OCR/ICR, numérisation, signature électronique, coffre-fort.

Contenu de la formation « Gérer des projets de dématérialisation, de GED et de Gestion de Contenus »

Dématérialisation et archivage
- Définition, l’évolution de la dématérialisation. Les enjeux, les besoins au niveau des échanges, les mutations des échanges et des processus.
- La numérisation : acquisition textes et images, traitement des formulaires, circulation, stockage des documents, archivage électronique….
- Le Cycle de Vie des Documents
- Gestion de la sécurité : Authentification, certificats, signature électronique, cryptage….
Textes et normes en vigueur
- Contexte réglementaire et normatif. Code civil, code général et des impôts, marchés publics…Normes : NF Z 42-013 et ISO 15489.
- Spécificités de la Nouvelle-Calédonie

Démarche projet
- La démarche projet : les enjeux, les acteurs, l’analyse et l’expression des besoins, consultation / appel d’offres.
- Exemples de projets et études de cas
- Les métadonnées et les référentiels existants (Dublin Core, ISAD …)
- Analyse fonctionnelle du projet (méthode et modélisation)
- La mise en œuvre de la démarche pédagogique. Acquisition de compétences, impact sur l’organisation, les nouvelles fonctions et nouveaux métiers, la conduite du changement.
- Les risques spécifiques aux projets de GED et de gestion de contenu
Les solutions possibles
- Les acteurs et les outils, les prestataires de services, LAD, RAD, Workflow, logiciels d’archivage, moteurs de recherche, portails, gestionnaire de contenu (CMS)….
- Les métadonnées. Les différents types de métadonnées (système, documentaire, métier) et les normes applicables.
- Le budget. Sa composition, calcul de rentabilité (comment calculer un retour sur investissement ?)
- Le pilotage du projet. Organisation, groupes de travail, plan qualité, communication.
La reprise de l’antériorité
- Le projet de reprise d’un stock documentaire
- Opportunité, niveau, chiffrage, interne / externalisation.

Public de la formation

Documentaliste, bibliothécaire, responsable de l’archivage, chef de projet, responsable informatique, organisateur, souhaitant participer ou conduire un projet GED.

Prérequis

Avoir des notions en gestion documentaire et/ou dans la numérisation de documents.

Mode d’animation

Exposés, études de cas et démonstrations
1/2 journée d’échanges autour de retour d’expériences 1 mois après la formation

Durée

3 jours + 1/2 journée le mois suivant

Mieux gérer ses projets avec Ms Project

Objectifs de la formation

Acquérir les connaissances nécessaires à l’utilisation de Microsoft Project dans le cadre de la gestion de projet

Contenu de la formation « mieux gérer ses projets avec Ms Project »

Généralités
- Définir la gestion de projet
- Planifier un projet, lister les tâches, les jalons, définir les relations et durées des tâches
- L’utilité d’un logiciel comme Ms Project pour gérer un projet
Les paramétrages
- Saisie des informations initiales
- Les options, les calendriers de base, les valeurs par défaut
La planification des tâches
- Les différents types de tâches (jalons, récapitulatives…)
- Saisie des tâches et de leurs relations ; Les contraintes et quand les utiliser
- La planification au plus tôt et au plus tard
Les différents affichages
- Gantt, Pert, la chronologie du projet
- Visualisation du chemin critique et des marges
- Modification de l’échelle du temps
- Les différents affichages, les tables et les filtres
- La personnalisation des affichages pour cibler la communication du projet vers les différents acteurs
La gestion des ressources
- La saisie des ressources, le coût des ressources
- Les types de ressources : travail, équipement, coût et leurs usages
- L’affectation des ressources aux tâches et les règles d’affectation
- Comprendre les calculs réalisés par Ms Project sur les variables durée, travail, capacité
- La modification du temps de travail, visualisation des tâches auxquelles sont affectées les ressources
- La gestion des sur utilisations des ressources
La présentation des informations
- Personnaliser Ms Project : couleur du Gantt, ajout de colonne, création de filtres
- La mise en forme écran, l’impression et rapports, la modification de l’affichage
- L’enregistrement d’une planification
Le suivi du projet
- La mise à jour de l’avancement, la vérification de l’avancement, gérer la date d’état
- Visualisation des variations et des écarts ; Mettre à jour le reste à faire
Conclusion
- Considérations sur la gestion de projet
- Le rôle du chef de projet, les apports et les limites d’un outil comme MS Project

Public concerné

Cadres, utilisateurs, informaticiens, chefs de projets désireux d’acquérir une technique pratique et rationnelle du suivi de projet avec un outil adapté, convivial et simple : Microsoft Project.

Prérequis

Il est souhaitable d’avoir une expérience de gestion de projet; bonne connaissance de Windows

Durée de la formation

2 à 3 jours en fonction des objectifs du groupe