Intervenant : Xavier Liénart – consultant formateur
Dans le domaine de la formation, MSI.nc propose une offre sur le management et la gestion de projets, la GED et la dématérialisation, le numérique responsable et soutenable.
Dans le domaine du conseil MSI.nc apporte son expertise sur la gestion de projet, l’assistance à la maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre de projet, l’intégration de solution de dématérialisation et de GED.
En tant que consultant expert en conduite de projet dans le domaine de la dématérialisation, la gestion électronique de documents et l’archivage électronique à valeur probatoire, Xavier Liénart conduit des projets d’audit et d’accompagnement dans les entreprises, les administrations et les collectivités. Il assure également des formations sur la dématérialisation et l’archivage électronique à valeur probatoire, la gestion de projet en apportant son expertise technique, son savoir faire et ses retours d’expériences.
Dans le domaine de la transition écologique, MSI.nc est très impliqué dans la sensibilisation et la montée en compétences dans les actions d’atténuations et dans les actions d’adaptations. Nous animons en particulier des ateliers Fresque du Climat, Fresque du Numérique et 2 tonnes, bénévolement auprès du grand public et également, dans un contexte professionnel.
A ce titre, Xavier Liénart est le premier animateur professionnel de la Fresque du Numérique en Nouvelle-Calédonie.
Xavier Liénart anime des formations depuis plus de 25 ans, en particulier, dans le domaine de la planification et la gestion de projets.
Les fiches sur les formations avec les programmes proposées que vous pouvez trouver sur MSI.nc sont :
Formations sur commande
MSI.nc accompagne les entreprises et les collectivités de la Nouvelle-Calédonie dans l’élaboration de contenu de formations en réponse à des besoins de développement de connaissances et de compétences. Ces formations « sur mesure », privilégiées par nos clients, représentent plus de 60 % des programmes proposés. Ainsi, les contenus de formations présentés ci-dessus ne sont que des exemples de nos capacités en terme d’animations. MSI.nc se tient à votre disposition pour étudier avec vous l’élaboration d’actions de formation en lien avec vos problématiques dans le domaine du numérique et de la gestion de projets.
NOS FORMATIONS A LA UNE
Objectifs de la formation
Comprendre les enjeux de L’IA générative
Se mettre en situation avec des outils existants pour comprendre les forces et limites de cette nouvelle technologie
Imaginer les cas d’usages possibles pour votre organisation
Avoir les réflexes pour se protéger des menaces associées
Contenu de la formation « Les enjeux de l’IA générative »
- L’IA générative, qu’est ce qui change ?
- L’histoire de l’IA et les retours d’expériences
- Les différents types d’IA
- Les nouvelles opportunités
- Fondamentaux du Prompt
- La fiabilité de l’information
- IA et les données personnelles
- Les biais algorithmiques de l’IA
- Sécurité et éthique
- Impact et enjeux environnementaux
- Cas d’usage dans votre secteur
Se mettre en situation
- Comparaison sectorielle des IA et celles qui répondent à votre contexte
- Exercices pratiques autour des logiciels développés pour vos cas d’usage
- Savoir rédiger un prompt
- Comment vérifier la fiabilité du contenu retourné par l’IA
- Se projeter dans le cadre de son travail pour déterminer les cas d’usages où l’IA est une opportunité
Public concerné
Manager, responsable de service, chef de projet
Opérationnels métiers, agent, salarié, indépendant
Prérequis
Aucun
Durée de la formation
1 jour
La Fresque du Numérique est un atelier d’une demi-journée pour comprendre en équipe et de manière ludique les enjeux environnementaux du numérique.
Il s’agit d’un “serious game” de sensibilisation des participants basé sur l’intelligence collective avec des cartes illustrées à la manière de La Fresque du Climat.
L’atelier vise à permettre d’identifier les grandes lignes des actions à mettre en place pour évoluer vers un numérique plus soutenable.
Les discussions entre les participants sont encouragées et facilitées par l’animateur. Véritable outil de team building, cet atelier permet de se rassembler pour apprendre ensemble.
Sources des données :
Les données citées dans les cartes de la Fresque du Numérique proviennent :
- Des synthèses du groupe de travail EcoInfo CNRS.
- De plusieurs rapports de l’ADEME, du Shift Project et de France Stratégie.
- De GreenIT et de son rapport : ”Empreinte environnementale du numérique mondial.”
Vous trouverez le détail des sources en suivant ce lien : https://fresquedunumerique.org/sources.html
Comment se déroule un atelier de la Fresque du Numérique ?
Un atelier se déroule en 4 temps :
1ère partie : la compréhension
En équipe de 4 à 8 participants autour d’une table, ils identifient et dessinent les liens entre les cartes du jeu pour construire une véritable “Fresque”.
2ème partie : la créativité
Les participants illustrent leurs propos et messages clés, puis choisissent un titre, pour mieux s’approprier le contenu et créer un esprit d’équipe.
3ème partie : la restitution
Chaque équipe commente sa fresque : son titre, ses messages clés, sa décoration, puis l’animateur fait une restitution orale de la Fresque réalisée.
4ème partie : des actions
Les participants prennent connaissance des cartes Action, et échangent entre eux afin de retenir les actions les plus pertinentes pour eux.
Objectif de la formation
– Comprendre ce qu’est un projet, ses enjeux, les contraintes, les rôles des différents acteurs ; – Identifier son rôle de chef de projet et sa valeur ajoutée dans le projet ; – Identifier son style de management dans le modèle du leadership situationnel ; – Adopter les comportements efficaces dans le management d’une équipe projet ; – Créer la confiance entre les parties prenantes des projets, pour garantir la réussite de l’ensemble ; – Identifier les règles de fonctionnement et les outils d’un projet informatique ; – Appréhender les meilleures pratiques en matière de gestion des projets informatiques et situer les différentes méthodes de management ; – Gérer tous les aspects du projet : contenu, intégration, délai, coût, qualité, intervenant, communication, risques, partie prenante, approvisionnement.
Contenu de la formation « La gestion d’un projet informatique pour le chef de projet MOE (maîtrise d’œuvre) »
Qu’est-ce qu’un projet ?
-
- La représentation que les participants ont d’un projet
- Reconnaître les obstacles et les résistances lors d’un projet
L’équipe de projet
-
- Pourquoi travailler en équipe?
- Les compétences nécessaires pour qu’un groupe fonctionne de manière optimale
- Les compétences du chef de projet.
- Manager une équipe de projet
- Les attitudes de Porter
- Les outils de la négociation des ressources
- Le leadership Situationnel – (Adapté aux situations de projet)
- Pourquoi travailler en équipe?
La communication de projet
-
- La stratégie de communication
- Les différentes réunions de projets (comment les animer?)
- Définitions et terminologie
- Comprendre les caractéristiques du projet informatique
- Acteurs et rôle dans un projet informatique
- Définir les fonctions de chef de projet informatique
- Les acteurs d’un projet (MOE, MOA)
- Identifier ses partenaires : maîtrise d’ouvrage et d’œuvre, éditeur, intégrateur, prestataire, fournisseur… >>Définir leur contribution à la réussite du projet.
- Définir et cadrer le projet
- Placer le projet dans le SI global de l’entreprise : cadrer son périmètre, ses interfaces et ses évolutions.
- Identifier le projet, ses objectifs, ses contraintes.
- Cycles de vie du projet et phasage
- Découper en tâches selon le type de projet : infrastructure, déploiement de progiciel, maintenance…
- Choisir entre les méthodes pour construire son plan projet
- Le découpage en phases : les activités, les livrables. Description du contenu type de la documentation
- Organiser le projet, estimer, planifier, lancer et suivre le projet
- Comprendre la démarche d’estimation des charges
- Connaître les techniques de planification
- Planification des ressources
- Suivre l’avancement des tâches
- La gestion des risques
- Définition du risque
- Facteurs de risque dans un projet, identifier les causes de dérives d’un projet informatique.
- Analyse des risques : probabilité d’apparition, évaluation de l’impact sur le projet, mesure du poids du risque
- Démarche de gestion des risques, planification du management des risques
- Suivi
- Définition des indicateurs pertinents
- Construire un tableau de bord
- Faire le bilan du projet.
- Les bonnes pratiques et les erreurs à éviter
Public
Les chefs de projets ou futurs chefs de projet des directions et département informatiques
Durée de la formation
4 jours
Objectifs de la formation
A l’issue de la formation le participant sera capable de :
- Identifier les rôles des différents acteurs dans un projet informatique
- Définir les objectifs et le périmètre d’un projet informatique
- Savoir spécifier les besoins du projet
- Acquérir les techniques de gestion de projet
- Intégrer l’aspect relationnel en conduite du changement
- Assurer le rôle de maître d’ouvrage
Contenu de la formation « Chef de projet utilisateur : la gestion d’un projet informatique MOA (maîtrise d’ouvrage) »
- Définitions
- Maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre
- Rôles et missions respectifs
- Répartition des responsabilités
- Les différents types de projets (développement, progiciel…)
- Manager un projet
- Les facteurs clés d’un projet informatique
- Les aspects contractuels
- La mise en place et l’organisation
- Les processus de communications entre les acteurs du projet
- Les comités de suivi et pilotage (rôles, responsabilité)
- Anticiper les facteurs et causes de risques
- Les raisons des dysfonctionnements, les facteurs de réussite
- L’identification et la mesure du risque (probabilité et conséquences)
- La prévention, la réduction et la correction : comment et à quel prix ?
- Gérer la qualité
- Définir et mesurer les critères qualité
- L’élaboration et le suivi du plan assurance qualité
- Organiser le projet : découper, évaluer et structurer
- Les étapes, phases et tâches du projet
- L’estimation des charges
- L’ordonnancement et la planification
- Formaliser le besoin
- Le recueil des besoins
- La rédaction du cahier des charges : son objectif, son contenu
- Cartographier et formaliser les processus à informatiser
- Définir les données et les règles de gestion associées
- Valider les livrables
- Comment qualifier ce qui est livré
- Construire des scénarii de tests
- Jouer les tests
- Gérer les ressources, coûts et délais
- La gestion de l’équipe et la communication
- Les profils et les ressources
- Les missions et les tâches
- La conduite du changement
- Les outils de suivi : ressources, coûts, délais
- Faire le bilan ou la clôture du projet
- Les outils d’aide à la gestion de projet
- Les outils pour mieux communiquer et collaborer
- Les outils pour estimer les charges et suivre l’avancement
- Les outils de gestion des risques et de suivi des livrables
Public concerné par la formation
Chef de projet utilisateur, responsable fonctionnel et chef de service en charge d’un projet informatique.
Direction métier, chargé de mission – Assistant à Maîtrise d’Ouvrage.
Correspondant informatique dans un service.
Utilisateur clé rédigeant ou validant un cahier des charges, évaluant des solutions…
Prérequis
Connaissances et culture informatique générale
Durée de la formation
3 jours
Objectifs de la formation
A l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Identifier le rôle de la gestion des risques dans un projet
- Différencier les contraintes, des risques, des problèmes sur un projet
- Savoir identifier les risques sur un projet avec différente méthode
- Savoir qualifier un risque sur un projet
- Gérer et surveiller un risque pendant toute la durée du projet
- Identifier les stratégies de réponses à un risque et choisir la ou les actions à adopter
- Savoir capitaliser en fin de projet pour améliorer sa gestion des risques sur les projets à venir
Contenu de la formation « Anticiper et maîtriser les risques projets »
GESTION DE PROJET et GESTION DES RISQUES
Objectif du projet et cycle de vie du projet
Gestion des contraintes, gestion des risques, gestion des problèmes
Organiser le management des risques
Les différents types de risques
Le cycle de vie d’un risque
IDENTIFICATION DES RISQUES
Les méthodes d’identifications : brainstorming, référentiel, RBS, projet du même type…
Typologie de risque
Tableau de gestion et registre des risques
Facteurs, critères et métrique des risques
ANALYSE QUALITATIVE ET QUANTITATIVE DES RISQUES
Différentes méthodes
Comment mesurer les critères et les facteurs de risques
PLANIFICATION DES RÉPONSES AUX RISQUES
Stratégie des réponses
Éviter, transférer, atténuer, exploiter, partager, améliorer
Stratégie de réponse conditionnelle
Réduction des risques pour les projets informatiques
SURVEILLANCE ET MAÎTRISE DES RISQUES
Tableau de bord
Le suivi de l’évolution des risques
Les facteurs de réussite
CAPITALISATION
L’intérêt de la capitalisation dans une démarche de gestion des risques
Les techniques à mettre en œuvre pour réussir la capitalisation
Public concerné par la formation
Chef de projet utilisateur, responsable fonctionnel et chef de service en charge d’un projet informatique
Direction métier, chargé de mission
Chef de projet informatique
Prérequis
Connaissances et culture projet
Durée de la formation
1,5 jour
Une étude de cas avec mise en situation sert de fil conducteur à la formation
Le participant repart avec une boîte à outils autour de la gestion des risques et de la gestion de projet
Description du contexte / de la problématique / et du gain que les participants trouveront dans cette formation.
Ce module a pour vocation de permettre aux différentes parties prenantes de ces projets, de mieux appréhender ces nouveaux modes de contractualisations et de validation des identités en se passant de support physique
Public
Chefs de projet métiers, DSI, MOA, responsables des études informatiques, responsables dématérialisation.
Prérequis
Avoir des notions de gestion documentaire
Objectifs
• Connaître le cadre juridique de la mise en œuvre et de l’utilisation de la signature électronique
• Appréhender les impacts de la signature électronique sur les processus et l’organisation de l’entreprise
• Connaître les outils, normes et standards utilisés dans le cadre de la dématérialisation des signatures
• Lancer un projet de mise en place d’un système de signature électronique
Modalités
Présentation, explication, retour d’expériences, cas pratiques.
Durée
10,5 h
Description du contenu
La signature électronique : définition et usages
– Les concepts et principes de la signature électronique.
– Les enjeux et gains liés à son usage.
Le cadre juridique
– Les lois, décrets et arrêtés.
– Les différents niveaux de mise en œuvre.
– Les recommandations, référentiels et règlement
Les usages actuels en NC et ailleurs
– Les usages métiers, internes et externes.
– L’adaptation des moyens aux enjeux.
– Le choix du niveau de sécurité.
Les impacts de l’usage de la signature électronique
– Les impacts sur le système d’information et sur les applications.
– Les conséquences sur l’organisation.
Les outils et comment
– L’état de l’art.
– Les logiciels et services du marché.
– La Signature « à la volée », dans le cloud, locale ou sur tablette : un panorama des solutions disponibles selon les contextes d’utilisations.
Les normes et standards
– Les normes et formats
– Les éléments de constitution et de conservation de la preuve électronique.
– Les différents documents à produire : politique de signature, de validation et de gestion des preuves.
Objectifs de la formation
Acquérir les méthodes pour conduire un projet de dématérialisation et de GED.
L’analyse des besoins, les acteurs du projet, la note de cadrage et le cahier des charges.
Connaître l’environnement matériel (scanners, serveur, stockage), logiciel, réglementaire et normatif.
Les applications au service de la gestion de contenu Workflow, groupware, Lad, OCR/ICR, numérisation, signature électronique, coffre-fort.
Contenu de la formation « Gérer des projets de dématérialisation, de GED et de Gestion de Contenus »
- Dématérialisation et archivage
- Définition, l’évolution de la dématérialisation. Les enjeux, les besoins au niveau des échanges, les mutations des échanges et des processus.
- La numérisation : acquisition textes et images, traitement des formulaires, circulation, stockage des documents, archivage électronique….
- Le Cycle de Vie des Documents
- Gestion de la sécurité : Authentification, certificats, signature électronique, cryptage….
- Textes et normes en vigueur
- Contexte réglementaire et normatif. Code civil, code général et des impôts, marchés publics…Normes : NF Z 42-013 et ISO 15489.
- Spécificités de la Nouvelle-Calédonie
- Démarche projet
- La démarche projet : les enjeux, les acteurs, l’analyse et l’expression des besoins, consultation / appel d’offres.
- Exemples de projets et études de cas
- Les métadonnées et les référentiels existants (Dublin Core, ISAD …)
- Analyse fonctionnelle du projet (méthode et modélisation)
- La mise en œuvre de la démarche pédagogique. Acquisition de compétences, impact sur l’organisation, les nouvelles fonctions et nouveaux métiers, la conduite du changement.
- Les risques spécifiques aux projets de GED et de gestion de contenu
- Les solutions possibles
- Les acteurs et les outils, les prestataires de services, LAD, RAD, Workflow, logiciels d’archivage, moteurs de recherche, portails, gestionnaire de contenu (CMS)….
- Les métadonnées. Les différents types de métadonnées (système, documentaire, métier) et les normes applicables.
- Le budget. Sa composition, calcul de rentabilité (comment calculer un retour sur investissement ?)
- Le pilotage du projet. Organisation, groupes de travail, plan qualité, communication.
- La reprise de l’antériorité
- Le projet de reprise d’un stock documentaire
- Opportunité, niveau, chiffrage, interne / externalisation.
Public de la formation
Documentaliste, bibliothécaire, responsable de l’archivage, chef de projet, responsable informatique, organisateur, souhaitant participer ou conduire un projet GED.
Prérequis
Avoir des notions en gestion documentaire et/ou dans la numérisation de documents.
Mode d’animation
Exposés, études de cas et démonstrations
1/2 journée d’échanges autour de retour d’expériences 1 mois après la formation
Durée
3 jours + 1/2 journée le mois suivant
Objectifs de la formation
Acquérir les connaissances nécessaires à l’utilisation de Microsoft Project dans le cadre de la gestion de projet
Contenu de la formation « mieux gérer ses projets avec Ms Project »
- Généralités
- Définir la gestion de projet
- Planifier un projet, lister les tâches, les jalons, définir les relations et durées des tâches
- L’utilité d’un logiciel comme Ms Project pour gérer un projet
- Les paramétrages
- Saisie des informations initiales
- Les options, les calendriers de base, les valeurs par défaut
- La planification des tâches
- Les différents types de tâches (jalons, récapitulatives…)
- Saisie des tâches et de leurs relations ; Les contraintes et quand les utiliser
- La planification au plus tôt et au plus tard
- Les différents affichages
- Gantt, Pert, la chronologie du projet
- Visualisation du chemin critique et des marges
- Modification de l’échelle du temps
- Les différents affichages, les tables et les filtres
- La personnalisation des affichages pour cibler la communication du projet vers les différents acteurs
- La gestion des ressources
- La saisie des ressources, le coût des ressources
- Les types de ressources : travail, équipement, coût et leurs usages
- L’affectation des ressources aux tâches et les règles d’affectation
- Comprendre les calculs réalisés par Ms Project sur les variables durée, travail, capacité
- La modification du temps de travail, visualisation des tâches auxquelles sont affectées les ressources
- La gestion des sur utilisations des ressources
- La présentation des informations
- Personnaliser Ms Project : couleur du Gantt, ajout de colonne, création de filtres
- La mise en forme écran, l’impression et rapports, la modification de l’affichage
- L’enregistrement d’une planification
- Le suivi du projet
- La mise à jour de l’avancement, la vérification de l’avancement, gérer la date d’état
- Visualisation des variations et des écarts ; Mettre à jour le reste à faire
- Conclusion
- Considérations sur la gestion de projet
- Le rôle du chef de projet, les apports et les limites d’un outil comme MS Project
Public concerné
Cadres, utilisateurs, informaticiens, chefs de projets désireux d’acquérir une technique pratique et rationnelle du suivi de projet avec un outil adapté, convivial et simple : Microsoft Project.
Prérequis
Il est souhaitable d’avoir une expérience de gestion de projet; bonne connaissance de Windows
Durée de la formation
2 à 3 jours en fonction des objectifs du groupe
Gérer et conduire un projet d’archivage électronique, suppose de maîtriser le périmètre métier, réglementaire et normatif mais aussi de comprendre certains aspects techniques : formats des documents, métadonnées, signature électronique, coffre-fort électronique,… En complément, il faut connaitre certains aspects de la conduite de projets adaptés aux spécificités des projets de dématérialisation des documents.
Public
Documentaliste, bibliothécaire, responsable archives, chef de projet, responsable informatique, chargés de mission numériques
Prérequis
Avoir des notions en gestion documentaire.
Objectifs
Acquérir les méthodes pour conduire un projet de dématérialisation des documents. Connaître les aspects techniques, réglementaire et normatif (AFNOR Z42-013, ISO 15489). Maîtriser les risques pour garantir la pérennité des documents et assurer la valeur probatoire du format électronique
Modalités
• Exposés théoriques techniques et juridiques,
• Retours d’expériences,
• Méthodologie de conduite de projets,
• Expérimentations dirigées avec étude de cas
Durée
3 jours
Description du contenu
Les enjeux de pérennité de la conservation des documents électroniques
Définition, évolution de la dématérialisation. Les enjeux et les besoins.
Le Cycle de Vie des Documents
Gestion de la sécurité : Authentification, certificats, signature électronique, cryptage….
Exigences règlementaires, légales et normatives du système d’archivage électronique :
• Exigences règlementaires et légales encadrant la confiance numérique : Lois, décrets, instructions
• Les normes et référentiels applicables.
• Les spécificités de la Nouvelle-Calédonie
• Les technologies en relation avec l’archivage électronique : (signature, Coffre-fort, messageries, télé-procédures et formulaires…)
• Les outils et supports d’information : (stockage, conservation, migration…)
Démarche projet
La démarche projet : Diagnostic, audit et état des lieux, analyse des besoins, analyse des risques, élaboration de scénarios, choix de système cible, cahier des charges, communication et conduite du changement
Exemples de projets et études de cas
Les risques spécifiques aux projets de SAE et de gestion de contenu
Etat de l’art du marché en matière de solutions matérielles et logicielles.
Assurer la gouvernance de son système d’archivage électronique dans le temps
Maîtriser les processus de gestion : analyse, tri, suivi, destruction