La problématique de la numérisation des documents pour la GED

Dans de nombreux projets, les utilisateurs se posent la question sur l’opportunité d’investir dans un scanner professionnel au lieu d’utiliser leur copieur multifonction.

En effet, dans de nombreux projets de GED, la numérisation de documents est l’un des points d’entrée pour alimenter les dossiers, même si cela est de moins en moins vrai avec la dématérialisation des processus métier. Son choix est donc important pour que la numérisation soit de qualité, rapide, efficace, facile à gérer pour les collaborateurs et surtout adaptée aux besoins réels de l’organisation.

Comment choisir entre le scanner professionnel ou le copieur multifonction ?

Alors, comment choisir entre le copieur multifonction (MFP – abréviation anglaise de Multiple Function Printer or Product) et le scanner professionnel (dis également scanner standalone ou scanner départemental) ?

La réponse est simple, il faut partir de votre besoin et votre usage futur !

Les questions à se poser pour choisir entre un copieur multifonction et un scanner professionnel

Voici quelques questions à se poser avant de commencer :

Quel type de document je vais numériser ?

Document papier classique (A3, A4, A5 – formats internationaux), format américain, format asiatique, carte d’identité ou passeport, permis, papier épais, plan, etc.

Quelle est ma volumétrie de documents ?

Essayer d’évaluer le volume de documents qui sera soumis chaque jour au scanner. Car, le choix va des modèles dédiés à la numérisation de 100 à 500 pages par jour, et les modèles de production aux capacités de traitement supérieur à 100 000 pages par jour. Prendre en compte les périodes de pointes : facturation mensuelle, formulaire client, rentrée scolaire… Concernant ces capacités de traitement de nombre de pages par jour, sachez qu’il y en a pour tous les goûts et tous les budgets !

Quelles exigences au niveau qualité ?

La capacité de voir du détail sur le document après numérisation n’est pas la même d’un scanner à l’autre. Cela va dépendre de la résolution optique exprimée en dpi : dot per inch. En général, la résolution 200 à 300 dpi suffit pour la lecture à l’écran des documents. Pour affiner la qualité de l’impression des documents après numérisation, on peut aller jusqu’à du 600 dpi.

Combien de documents à la fois ?

Pour des volumes importants à faire passer en une seule fois (par exemple, arrivée massive de factures une fois par mois), la capacité du chargeur automatique de documents va être importante. L’idée est de permettre à l’opérateur de placer en une seule fois toutes les pages dans le chargeur et de réaliser d’autres tâches en attendant la fin du processus de numérisation. La capacité du chargeur peut-être très variable d’un scanner à l’autre (cela va en général de 10 feuilles à des capacités jusqu’à 750 feuilles en une seule fois pour la chargeur !).

Quelles fonctionnalités attendez-vous ?

Voici quelques fonctionnalités que l’on peut exiger d’un scanner :

• La possibilité de traiter des documents de tailles différentes du format A8 (52 x 74 mm) au A3 (297 x 420 mm), voire A1 (594 x 841 mm) en un seul passage, c’est à dire, sans intervenir au cas par cas sur les réglages de l’outil de numérisation ;
• la compatibilité du scanner avec des documents d’épaisseur et de grammage différents (de 20 à plus de 400 g/m² pour certains modèles) ;
• la détection des documents agrafés (la numérisation est interrompue en cas de détection) ;
• la détection du passage simultané de deux feuilles (pour éviter les bourrages et les erreurs lors de la numérisation de gros volumes) ;
• l’alimentation de documents mixtes (ce qui permet de placer ensemble des documents de tailles et d’épaisseurs différentes) ;
• des fonctions de post-numérisation permettant d’imprimer des informations sur les documents originaux (une fois ceux-ci numérisés) à des fins de gestion ou de conformité ;

Quelle vitesse de numérisation ?

La vitesse de numérisation peut être importante pour les gros volumes. Elle est exprimée en ppm (pages par minute). Cette vitesse va varier en fonction de la résolution choisie et du mode de numérisation (couleur, niveau de gris, noir & blanc).

Quelle durée de vie pour votre matériel de numérisation ?

Un scanner, ça s’use ! En particulier, les mécanismes d’entraînement du papier. Il faut donc vérifier les capacités du fournisseur à fournir les équipements d’entretiens et à garantir la durée de vie du matériel avec des équipements équivalents de rechanges. J’ai personnellement connu un client qui est resté pendant un an à attendre un scanner de rechange suite à la panne de son scanner départemental ! Vive les tropiques, les délais d’approvisionnement, le zéro stock et la négligence commerciale !

Les principaux critères à retenir dans le choix de son équipement de numérisation

Quelques critères qui me semblent rédhibitoires à ce jour et qui permettent donc d’éliminer les solutions matériel et logiciel qui n’y répondent pas :

• La numérisation recto verso automatique et en une seule passe est indispensable !
• La détection et la suppression des pages vierges (indispensable pour numériser des documents recto-verso avec des documents mono-page dans un seul traitement) ;
• La numérisation automatique dans le sens de la lecture.

Verdict du match copieur multifonction (MFP) et scanner professionnel

Pour résumer, voici les critères en faveur des copieurs multifonctions (MFP) et ceux en faveur des scanners.

Les critères en faveur du copieur multifonction

Critères et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numérisation à partir du copieur multifonction :

• Coût, budget restreint (mutualisation des équipements) ;
• Numérisation ponctuelle ;
• Moins de 200 pages à numériser par jour ;
• The last but not the least : vous aimez discuter avec vos collègues à côté de votre multifonction 😉😅

Les critères en faveur du scanner professionnel

Critères et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numérisation à partir d’un scanner professionnel :

• Documents multipage à numériser régulièrement ;
• Documents recto verso ;
• Qualité des documents numérisés : respect du sens de la lecture, cadrage de bonne qualité, suppression des bruits parasites sur l’image…
• Eviter à l’opérateur chargé de la numérisation de quitter son bureau, et lui permettre d’être plus efficace dans la préparation de ses documents et leur gestion ;
• Améliorer les fonctions de capture d’information sur le document utile pour son classement ;
• Réduire le coût lié au stockage des documents numérisés, en effet, le rapport qualité / poids des images obtenues avec un scanner professionnel est bien souvent au-dessus de celui d’un MFP ;
• Contrôle de la légalité du document numérisé. En effet, une image numérisée doit être prévisualisée pour la précision et l’exhaustivité afin d’être légalement acceptable (voir article Valeur probante des copies numériques – établir une copie fiable, comment procéder pour détruire l’original papier ?). Ceci est accompli rapidement et facilement avec des documents de bureau scanners, mais plus difficiles avec un MFP.
• Facilité d’utilisation, configuration et intégration avec le système d’information. Les scanners de bureau peuvent être facilement configurés pour les besoins d’analyse spécifiques et sont faciles à utiliser avec des paramètres spécifiques à vos projets de numérisation et de GED. Au contraire, les paramètres sur les MFP sont souvent modifiés en fonction de l’utilisateur, ce qui entraîne des paramètres incorrects pour la prochaine personne qui utilise le MFP pour numériser un document.

Une autre alternative pour la numérisation de masse de documents : l’externalisation

Enfin, il faut penser à l’externalisation. Faut-il vraiment investir dans un scanner, un logiciel de RAD-LAD* et avoir du personnel formé à la numérisation et l’indexation ?

*RAD : Reconnaissance Automatique des Documents

*LAD : Lecture Automatique des Documents

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