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Pour du numérique responsable

La situation globale du climat et notre niveau de connaissance scientifique sur le sujet ne laissent plus de doute, il faut agir.

Le numérique et la dématérialisation sont souvent présentés comme des solutions écologiques, car elles participent à la limitation des déplacements et d’utilisation de support physique, comme le papier. Cependant, le numérique serait responsable de plus de 4% des émissions de gaz à effet de serre, et surtout, cet impact serait en pleine croissance.

A travers nos activités et nos rôles dans les projets numériques, nous devons veiller à ce que cela reste un moyen pour participer à la transition et pas un outil qui contribue toujours davantage à la hausse des émissions.

N’étant pas spécialiste du sujet, je propose de regrouper quelques liens et ressources utiles pour que vous puissiez à votre niveau, participer, principalement, en tant que professionnel de l’information, à cette lutte et à initier des démarches de sobriété numérique.

Les liens et ressources pour du développement Web écologique

Auditez votre site internet | Ecoindex
http://www.ecoindex.fr/

LOW←TECH MAGAZINE / This is a solar-powered website, which means it sometimes goes offline
https://solar.lowtechmagazine.com/

Le livre « Ecoconception Web / les 115 bonnes pratiques » de Frédéric Bordage.

Le lien vers le rapport de la convention citoyenne

Voir le chapitre « Produire et travailler » – « Accompagner l’évolution du numérique pour réduire ses impacts environnementaux ».

https://propositions.conventioncitoyennepourleclimat.fr/

Les liens vers les ressources sur l’écologie et le numérique

Green IT – la communauté des acteurs de la sobriété numérique et du numérique responsable (Green IT, low-tech numérique, écoconception web et de service numérique, etc.)
https://www.greenit.fr/

Think tank – The Shift Project
https://theshiftproject.org/

Collectif conception numérique responsable
https://www.conception-numerique-responsable.com/

EcoInfo – Pour une informatique éco-responsable
https://ecoinfo.cnrs.fr/

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MSI.nc à l’honneur dans un magazine de référence dans le domaine du digital et de la dématérialisation ! Cela fait plaisir d’être reconnu à 20 000 km du lieu où j’interviens ! Un grand merci à Archimag de m’avoir permis de m’exprimer sur un domaine qui me passionne : la gestion de projets et la gestion des acteurs ! 👍😀

Le lien :

https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/03/03/comment-bien-distribuer-roles-gestion-projet

Pour rappel, mes articles autour de la gestion de projet :

Les formations que j’anime autour de la gestion de projets :

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Digitalisation et liberté, faut-il choisir ?

Je suis tombé récemment sur un article où un intervenant, expert du digital, président d’une société internationale avec plus de 900 collaborateurs dans le monde (mais je ne citerais pas son nom) déclarait que « l’anxiété que l’on met autour des technologies de digitalisation et dématérialisation n’est pas justifiée » ! Etant présent sur terre au moment des révélations d’Edward Snowden (ce qui ne doit pas être le cas de cet intervenant qui semble avoir un très gros égo lui permettant d’être assez souvent en orbite !), j’ai trouvé cela assez fort comme certitude de la part d’un expert en digitalisation.

Me concernant, je n’ai que des doutes sur ce sujet là où cet expert semble avoir que des certitudes !

Pour justifier le fait que la dématérialisation et la digitalisation de nos sociétés n’ont aucun impact sur nos vies privées, cet expert nous rassure en indiquant que l’utilisation de nos données privées n’exerce pas de pression sociale plus forte ou moins forte que la pression sociale qui s’exerçait jadis dans nos villages. SIC! Moi qui suis né dans un village à la fin des années 1960 avant l’avènement de l’informatique, je peux vous dire qu’il n’y a jamais eu aucune divulgation sur ma vie privée et donc strictement aucune pression. Sur la place du village, personne n’était informé et n’avait accès à mon « histoire » et à ce que j’avais fait, vu, échangé, ni avec qui, avec quoi, comment… Aucun de mes recruteurs par la suite, n’a pu retrouver depuis son téléphone, son ordinateur, ou devrais-je dire, depuis son minitel, traces de mes origines, de mes relations, de mes exploits de jeunesse, de mes croyances.

Dans cet article, cet expert, enfonce le clou sur le concept de vie privée, qui pour lui, est revenu à la mode il n’y a pas si longtemps que ça. Pour lui toujours, c’est un sujet que l’on aime mettre sur la place publique, mais il ne préoccupe pas les gens le matin quand ils se réveillent.

C’est bien pourquoi il faut dédier ce 28 janvier à la protection des données.

En effet, force est de constater que tout va bien dans le meilleur des mondes pour les leaders du digital !

C’est bien triste ce peu de cas que l’on fait de nos données personnelles au niveau de ces grands groupes du digital.

Le 28 janvier – Une journée dédiée à la protection des données

En 2020, nos données à caractère personnel sont un peu partout, stockées en masse et font l’objet de traitements dans tous les secteurs : domaines publics, secteur de la santé, transaction financière, utilisation de services, lors de nos déplacements ou lors de toutes activités sur internet.

Et en 2020, les particuliers ne sont pas conscients des risques liés à la protection de leurs données à caractère personnel.

Il est donc très utile, au vu du pouvoir pris par les GAFAM, et au vu des discours très peu professionnels de certain expert leader dans le digital, de consacrer une journée sur la protection des données pour communiquer et sensibiliser sur le sujet.

Pour rappel, quelques conseils concernant vos données digitales

Je me permets donc, en cette journée consacrée à la protection des données, de vous faire quelques rappels

Ne communiquez pas n’importe quelle information sans vous demander pourquoi

Dès que l’on vous demande en ligne des informations personnelles, demandez-vous pourquoi ces renseignements sont nécessaires, quel usage va en être fait, et par qui ? N’oubliez pas qu’aujourd’hui, les capacités de l’informatique vont permettre de conserver à vie ces informations.

Renseignez-vous sur l’entreprise qui est derrière la demande de données personnelles

Aujourd’hui, tout site Web qui collecte des données doit vous donner sa politique de gestion de vos informations.

Agissez et soyez maître de vos données personnelles

Si vous avez un doute sur l’usage de vos données personnelles au niveau d’une organisation, prenez contact avec eux. En général, cette organisation sera attentive à votre préoccupation et vous fera un retour. Vous pouvez également faire du préventif, en refusant d’être contacté, en refusant les cookies, en retirant votre mail des nombreuses listes de diffusion…

Protégez certaines de vos données sensibles

Ayez une version floutée de votre passeport ou de votre carte nationale d’identité pour pouvoir la transmettre sans détournement d’usage. Rappelez-vous que le responsable d’un traitement de données personnelles ne peut collecter que les données d’identification qui sont pertinentes pour ce qu’il a l’intention d’en faire. Il doit également signaler quelles données il collectera et l’usage qu’il en fera. Rappelez-vous que Les copies de la carte d’identité étant par essence sensibles, puisque pouvant servir à des usurpations d’identité, ne doivent pas être conservées, sauf en cas de nécessité particulière qu’il faut alors justifier. Pour information, les banques font exceptions à cette règle de conservation de votre document d’identité. Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent, les banques ont obligation de prendre une copie de votre carte d’identité.

Protégez vos équipements contenant vos données personnelles

La protection de vos équipements numérique par un mot de passe fiable ou une identification biométrique est un minimum. Idéalement, le contenu sensible se trouvant sur ces derniers devrait être chiffré.

Protégez vos identifiant et mot de passe

Votre identité en tant qu’individu revêt désormais une dimension digitale et connectée (pseudo, identifiant, adresse mail, profil, avatar, etc.). Si vous souhaitez protéger votre identité, vous devez choisir des mots de passe difficile à deviner (au moins huit caractères en utilisant des lettres, des chiffres et des symboles) et différent pour chaque site Web, compte ou appareil. Protégez votre moyen de conservation de ces différents mots de passe.

Protégez vos échanges

Si vous devez transmettre à un tiers des données personnelles, pensez à privilégier des modes d’échanges sécurisés. Pour cela, vérifiez, si c’est une activité en ligne, que le site est crypté (site Web en HTTPS et validité du certificat associé), si c’est via messagerie instantanée, privilégiez une messagerie cryptée de bout en bout comme Signal, plutôt que celles détenues par Facebook (Messenger, WatsApp, Instagram sont donc à éviter) et évitez la pièce jointe par mail non protégée.

Modifiez les paramètres de confidentialité par défaut

Il est souvent possible de modifier les paramètres de confidentialité. Pensez à les modifier, par exemple, la géolocalisation, la visibilité de vos informations personnelles sur les réseaux sociaux.

Pensez à supprimer les informations personnelles

Avant de vendre, de recycler ou de vous désabonner, assurez-vous d’effacer vos données personnelles. Si vous avez affaire à une organisation, demandez-leur quand et comment seront détruites les données qui vous concernent.

Renseignez-vous auprès des instances pour connaître vos droits

Si vous êtes européen, renseignez-vous sur vos nouveaux droits liés au RGPD, si vous êtes français, renseignez-vous auprès de la CNIL.

 

MSI.nc, avec la solution ABBYY FlexiCapture, a pour objectif d’offrir un moteur d’analyse de classe mondiale pour libérer les données qui sont emprisonnées dans des documents semi-structurés (factures, bons de commande, bons de travail, bons d’expédition, relevés bancaires, documents d’identités…) et des formulaires.

FlexiCapture fournit des outils puissants pour intégrer des étapes personnalisées et des modules externes, ainsi que des flux de travail personnalisables à l’aide de scripts, de sorte qu’il s’adapte parfaitement à la façon dont chaque organisation travaille.

ABBYY FlexiCapture est un logiciel d’imagerie documentaire et d’extraction de données extrêmement précis et évolutif qui transforme automatiquement les documents de n’importe quelle structure, langue ou contenu en données utilisables et accessibles prêtes à l’emploi.
Grâce à une classification intelligente à auto-apprentissage et à des technologies de reconnaissance de pointe, FlexiCapture peut remplacer les processus manuels sujets aux erreurs par une classification et une capture automatique des données présente dans les documents.

Ainsi, plutôt que d’avoir un humain qui saisit manuellement les données d’un formulaire de commande ou de facture dans un système financier, l’objectif est d’accélérer le processus en collectant automatiquement les données et en les transmettant électroniquement au système métier.
Flexible et personnalisable, FlexiCapture peut gérer pratiquement tous les scénarios de traitement de documents et peut être adapté aux flux de travail et aux réglementations de toute entreprise.

MSI.nc l’a déjà mis en place sur du traitement de factures fournisseur, du dossier de déclaration en Douane, des dossiers juridiques, des documents d’identités client, du formulaire déclaratif…

Logo ABBYY FlexiCapture

Acquisition et entrée de documents

Poste de travail de type scanner

FlexiCapture Scanning Station permet une numérisation facile avec n’importe quel périphérique compatible TWAIN, ISIS ou WIA et est disponible en version client léger et client lourd. La station de numérisation comporte des profils de numérisation qui permettent de définir des paramètres prédéfinis pour les applications à appliquer à des lots spécifiques. Lors de la numérisation d’un nouvel ensemble de documents, l’utilisateur n’a qu’à choisir le bon profil dans un menu déroulant.

Acquisition depuis un dossier partagé et un serveur de fichiers

FlexiCapture permet d’importer et de traiter des fichiers et des images PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP et autres formats depuis un dossier local, un dossier partagé ou des documents reçus via un portail ou par courrier électronique. Il est donc possible de traiter des documents déjà existants au format numérique.

Traitement et amélioration de l’image

Les images préchargées ou numérisées peuvent être améliorées avant le traitement à l’aide de fonctions telles que la rotation, le redressement, le masquage de données sensibles, etc.

Format de document en entrée de FlexiCapture
Format de document en entrée de FlexiCapture

Types de documents que vous pouvez traiter automatiquement avec ABBYY FlexiCapture

Il existe différents types de documents que vous pouvez capturer :

  • Des formulaires fixes – ce sont des formulaires qui ont un format fixe et qui ne changent pas très souvent (par exemple, formulaires d’enquête, formulaires de demande). Ils peuvent avoir été créés par votre entreprise ou un tiers. Si vous avez le contrôle sur la conception du formulaire, c’est très bien, car un document conçu pour la saisie automatique des données donnera de bien meilleurs résultats.
  • Des formulaires flexibles – ce sont des formulaires qui peuvent contenir la même base de données répétable, mais qui n’ont pas de structure fixe (par exemple Lettre de candidature, certificat d’essai)
  • Documents administratifs, commerciaux – il s’agit de documents dont le format peut varier, mais qui ont des champs de données communs que vous souhaitez capturer (par exemple, factures, bons de commande)

Reconnaissance des données

L’étape de reconnaissance comprend l’assemblage des documents, la classification ou identification du document, l’extraction du texte et des données et la validation automatique. Ces étapes sont exécutées simultanément en mode sans surveillance.

Assemblage automatique de documents multipages à partir d’un mélange de pages

FlexiCapture peut assembler automatiquement des documents de plusieurs pages. Cela peut reposer sur des séparateurs (pages blanches insérées entre deux documents), des compteurs de pages ou des algorithmes avancés de classification ABBYYY qui permettent la détection automatique des pages appartenant à des documents différents.

Classification automatisée par base d’images

  • Classification basée sur le contenu
  • Classification basée sur des règles
  • Toute combinaison de ce qui précède

Types de données pouvant être extraites par ABBYY FlexiCapture

AbbyyFlexiCapture peut extraire un certain nombre de types de données :

Texte d’ordinateur

Ce sont des caractères qui ont été créés et imprimés par un système informatique. Les résultats de la reconnaissance optique de caractères (OCR) sont généralement très bons.

Écriture manuscrite

Il s’agit d’un texte qui a été écrit par un être humain. Tant que l’écriture manuscrite est placée dans des boîtes sans contrainte et écrite à l’encre noire, les résultats de l’OCR seront bons, mais une certaine vérification manuelle est inévitable.

Reconnaissance écriture manuscrite - FlexiCapture

Cases à cocher

Comme ci-dessus, mais les cases à cocher et les croix sont cochées dans les cases restreintes.

Reconnaissance case à cocher - Abbyy FlexiCapture

Codes à barres

Presque tous les formats de codes à barres peuvent être lus rapidement et de manière fiable. C’est un excellent moyen de relier rapidement un document à un enregistrement sur votre système d’entreprise.

Signatures/Images

Les signatures/images peuvent être facilement capturées à partir de régions spécifiques sur un formulaire ou un document.

Vérification

Vérification de groupe

La vérification de groupe pour les coches et les chiffres est appliquée à tous les documents sous la forme de projets de reconnaissance. Les chiffres identiques d’un lot de documents entier sont affichés ensemble.

Vérification champ par champ

La vérification des champs vérifie les champs de données un par un.

Vérification dans la fenêtre du document

Les résultats de reconnaissance de tous les champs de données requis sont simultanément visualisés et comparés à l’image originale. Les informations qui ne sont pas reconnues avec succès, comme le texte manuscrit ou les notes, peuvent être tapées manuellement dans les champs.

Exporter les résultats

Type export de données FlexiCapture
Type export donnée FlexiCapture

FlexiCapture offre plusieurs options d’exportation :

  • Fichiers de données : CSV, XML, Excel
  • Fichiers d’index Docubase
  • SharePoint
  • Bases de données compatibles ODBC
  • Tout système ERP et de workflow d’approbation des factures
  • Toute application externe grâce à l’utilisation de modules de scripts personnalisés

Administration et surveillance

Console d’administration et de supervision en mode Web

FlexiCapture inclut une console d’administration et de supervision en mode Web qui permet une supervision 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit. Un administrateur peut facilement gérer les droits des utilisateurs, vérifier les journaux d’événements, afficher des rapports standard ou générer des rapports de performance personnalisés.

Notifications et alertes par courriel

Les administrateurs peuvent choisir de recevoir des alertes par e-mail pour des événements importants, tels que des erreurs, des expirations de licence ou des limites de nombre de pages. Les administrateurs peuvent également être avertis de l’imminence d’un débordement de base de données, de l’épuisement de l’espace disque, des demandes de droits d’accès ou de l’échec de tentatives de connexion.

Options de personnalisation et d’intégration

Le logiciel d’imagerie et de reconnaissance de documents ABBYY peut être adapté aux flux de travail et aux scénarios de traitement individuels des entreprises. Les scripts, exécutés entre les étapes de traitement, permettent à FlexiCapture de modifier le traitement des documents pour répondre à pratiquement tous les besoins. Les scripts permettent d’étendre le workflow par défaut en l’activant :

  • Étapes de traitement sur mesure
  • Connexion à des moteurs OCR/ICR supplémentaires
  • Utilisation d’outils tiers d’amélioration de l’image
  • Utilisation de clients de vérification personnalisés
  • Connexion à la comparaison de signatures et à d’autres modules externes

En plus de ces options, l’API de service Web assure une intégration facile de FlexiCapture dans de nombreuses applications d’entreprise et flux de travail que l’entreprise peut utiliser.

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