GED et SAE : Valeur probante vs valeur probatoire
Dans le cadre de la transformation numérique, la transition entre la Gestion Électronique de Documents (GED) et le Système d’Archivage Électronique (SAE) soulève des questions fondamentales sur la conservation des archives. Comme le SAE permet de garantir la valeur probatoire des documents numériques, il convient de s’interroger sur la pertinence de maintenir encore des copies papier.
Concepts juridiques : comprendre la distinction
La valeur probatoire et la valeur probante sont deux notions juridiques distinctes bien qu’étroitement liées. Elles se rapportent toutes deux à la capacité d’un document ou d’une pièce à influencer une décision judiciaire, mais se concentrent sur des étapes différentes de la procédure.
1. La valeur probatoire : la recevabilité de la preuve
La valeur probatoire désigne la capacité d’un document ou d’un élément à être pris en considération dans le cadre d’un litige. Cela signifie que la pièce est admissible par le tribunal et qu’elle peut être versée aux débats lors d’un procès. Cependant, la valeur probatoire ne garantit pas à elle seule que cet élément sera déterminant dans l’issue du jugement.
2. La valeur probante : la force de persuasion
La valeur probante se réfère quant à elle à la force, la crédibilité et la fiabilité d’une preuve une fois admise. C’est le degré de confiance que le juge ou le tribunal accorde au document pour établir la vérité d’un fait. Une preuve possède une forte valeur probante si elle est jugée incontestable, et une faible valeur probante si son authenticité paraît douteuse ou altérée.
En résumé : La valeur probatoire concerne la recevabilité de la preuve devant la justice, tandis que la valeur probante mesure le poids et la crédibilité de cette preuve dans la décision finale du juge.
Du cadre légal à la pratique : la fin de la conservation papier
Selon l’article 1366 du Code civil, un document numérique dispose d’une valeur juridique équivalente à celle d’un document papier, à condition que son origine et son intégrité puissent être démontrées depuis sa création et tout au long de son cycle de vie.
Ainsi, la valeur probante d’un document numérique repose sur la garantie qu’il n’a subi aucune modification non autorisée. La mise en œuvre d’un SAE robuste s’inscrit pleinement dans les principes du records management (gestion des journaux d’activité) et permet de sécuriser durablement la valeur légale de vos données. Une fois ce système déployé, la suppression des doublons papier peut être envisagée en toute sécurité.
Álvarez (@guillealvarez)Tout d’abord, désolé de vous imposer ce jeu de mots un peu tordu, mais au moins, vous pouvez être certain que cet article n’est pas généré par ChatGPT , les pires jeux de mots, l’IA ne sait pas faire !
Pourquoi cette question ? Je me rends compte que ce sujet de gestion électronique de documents (GED) est bien souvent abordé à reculons. Pourquoi ? Les projets de GED, ou également, de système d’archivage électronique (SAE) à valeur probante, seraient-ils ennuyeux ?
Tout d’abord, il faut reconnaître que les informaticiens n’aiment pas trop la gestion électronique des documents, car il s’agit d’un contenu non structuré, et donc difficile à mettre dans une base de données classique de type SGBDR. C’est tellement vrai que même la direction informatique de la NSA avait confié cette gestion des documents électronique à un consultant, E. Snowden, et à une solution qui était tout sauf une GED, SharePoint, et lui avait laissé tous les droits (tout est vrai). On connaît la suite…
Et du côté métier, le passage à la gestion électronique des documents est parfois plus subi que choisi. Les projets de GED semblent complexes, longs et difficiles à mener en raison des changements d’habitudes.
Alors comment prendre du plaisir dans vos projets de Gestion Electronique de Documents et de dématérialisation ?
La méthode que je vous propose et que j’applique est très simple. Il s’agit de voir grand et durable, tout en commençant petit. Cela permet de construire petit à petit un système robuste, pérenne, solide et sécurisé.
- Grand, car il faut anticiper les usages à venir. Tous les documents qui pourront être gérés de manière numérique le seront.
- Durable, à la fois pour pérenniser vos documents, mais également, pour réellement réduire l’impact écologique de votre système de GED.
- Commencer petit, car c’est le meilleur moyen de réussir vos projets de dématérialisation. Il faut rester à taille humaine et réussir les changements occasionnés.
Grand et petit à la fois, nécessite de savoir faire de l’approche projet hybride, du prédictif avec de la planification pour la vision à moyen terme, et de l’agilité pour de petits cycles.
Avec cette approche, je peux vous dire que là où il y a de la GED, il y a du plaisir !
Pour prendre du plaisir dans vos projets GED, n’hésitez pas à nous contacter pour en parler.