Objectifs de la formation

Acquérir les méthodes pour conduire un projet de dématérialisation et de GED.
L’analyse des besoins, les acteurs du projet, la note de cadrage et le cahier des charges.
Connaître l’environnement matériel (scanners, serveur, stockage), logiciel, réglementaire et normatif.
Les applications au service de la gestion de contenu Workflow, groupware, Lad, OCR/ICR, numérisation, signature électronique, coffre-fort.

Contenu de la formation “Gérer des projets de dématérialisation, de GED et de Gestion de Contenus”

  • Dématérialisation et archivage
    • Définition, l’évolution de la dématérialisation. Les enjeux, les besoins au niveau des échanges, les mutations des échanges et des processus.
    • La numérisation : acquisition textes et images, traitement des formulaires, circulation, stockage des documents, archivage électronique….
    • Le Cycle de Vie des Documents
    • Gestion de la sécurité : Authentification, certificats, signature électronique, cryptage….
  • Textes et normes en vigueur
    • Contexte réglementaire et normatif. Code civil, code général et des impôts, marchés publics…Normes : NF Z 42-013 et ISO 15489.
    • Spécificités de la Nouvelle-Calédonie
  • Démarche projet
    • La démarche projet : les enjeux, les acteurs, l’analyse et l’expression des besoins, consultation / appel d’offres.
    • Exemples de projets et études de cas
    • Les métadonnées et les référentiels existants (Dublin Core, ISAD …)
    • Analyse fonctionnelle du projet (méthode et modélisation)
    • La mise en œuvre de la démarche pédagogique. Acquisition de compétences, impact sur l’organisation, les nouvelles fonctions et nouveaux métiers, la conduite du changement.
    • Les risques spécifiques aux projets de GED et de gestion de contenu
  • Les solutions possibles
    • Les acteurs et les outils, les prestataires de services, LAD, RAD, Workflow, logiciels d’archivage, moteurs de recherche, portails, gestionnaire de contenu (CMS)….
    • Les métadonnées. Les différents types de métadonnées (système, documentaire, métier) et les normes applicables.
    • Le budget. Sa composition, calcul de rentabilité (comment calculer un retour sur investissement ?)
    • Le pilotage du projet. Organisation, groupes de travail, plan qualité, communication.
  • La reprise de l’antériorité
    • Le projet de reprise d’un stock documentaire
    • Opportunité, niveau, chiffrage, interne / externalisation.

Public de la formation

Documentaliste, bibliothécaire, responsable de l’archivage, chef de projet, responsable informatique, organisateur, souhaitant participer ou conduire un projet GED.

Prérequis

Avoir des notions en gestion documentaire et/ou dans la numérisation de documents.

Mode d’animation

Exposés, études de cas et démonstrations
1/2 journée d’échanges autour de retour d’expériences 1 mois après la formation

Durée

3 jours + 1/2 journée le mois suivant