La gestion de projet est l’un des aspects les plus difficiles de la gestion d’une entreprise. En effet, une bonne gestion de projet nécessite une planification, une exécution et un contrôle minutieux des livrables. Et à cela s’ajoute la nécessité de prendre en compte l’environnement du projet et les dépendances pouvant impacter le résultat final, l’atteinte des objectifs et valeur apportée.

Importance de la gestion des interdépendances

Un projet ne se résume pas à une simple accumulation de livrables, mais désigne un ensemble d’éléments interdépendants qui sont organisés de manière cohérente pour accomplir ou apporter de la valeur.

Les dépendances sont les tâches du projet ou provenant de projets externes, et qui sont liées entre elles. Pour garantir la réussite du projet, il est important de connaître les différents types de dépendances, la manière de les identifier et de les gérer, ainsi que les risques associés aux dépendances.

Ces dépendances sont parfois internes au projet, sous forme de livrables, ou externe.

Que sont les dépendances et pourquoi sont-elles importantes dans la gestion de projet ?

Les dépendances sont liées à la gestion et à la planification des tâches d’un projet en tenant compte de leurs exigences spécifiques. Par exemple, si une tâche ne peut être achevée sans l’achèvement d’une autre tâche, on dit qu’elle est dépendante.

Les dépendances sont essentielles car ce sont elles qui permettent au projet de se poursuivre. Sans elles, il serait difficile de suivre l’évolution d’un projet. Il serait difficile de savoir si la tâche X a été menée à bien si la tâche Y n’a aucun lien avec elle. L’identification de ces dépendances est donc primordiale pour le bon déroulé du projet et l’atteinte de son objectif.

Il est important que votre équipe de gestion de projet garde un œil attentif sur les dépendances pour rester productive. Les études récentes, en particulier, celles du PMI, ont révélé que plus de deux tiers des projets échouent dans les organisations qui n’accordent pas la priorité à une bonne gestion de projet.

Types de dépendances et relations entre les dépendances

Il existe cinq types de dépendances dans la gestion de projet que vous devez connaître :

• les dépendances logiques, les plus faciles logiquement à identifier,
• les dépendances de ressources, ne serait-ce que la gestion des disponibilités,
• les dépendances préférentielles, liées par exemple, à des choix techniques,
• les dépendances externes, souvent complexes à gérer, car l’équipe a peu d’influence sur celles-ci,
• les dépendances inter-équipes ou inter-projets, souvent négligées.

Les dépendances logiques sont celles qui dépendent des résultats des tâches précédentes. Elles ne peuvent pas être exécutées parallèlement à d’autres tâches. Par exemple, la tâche consistant à construire un mur pour une résidence va dépendre des tâches fondation et dalle de béton.

Les dépendances à l’égard des ressources concernent les tâches qui utilisent les mêmes ressources et dépendent de la réalisation de chacune d’entre elles. Il peut s’agir de deux tâches faisant appel à la même compétence qui est maîtrisée que par un seul intervenant dans l’équipe, ou faisant appel à un équipement unique dans l’entreprise.

Les dépendances préférentielles dépendent des membres de l’équipe, des autres parties prenantes et des pratiques de l’entreprise. Par exemple, un choix technologique est imposé par la direction informatique afin d’uniformiser son système d’information. Vous pouvez éventuellement contourner les dépendances préférentielles dans vos tâches, mais la qualité du résultat risque d’en souffrir.

Les dépendances externes dépendent de facteurs externes et échappent souvent au contrôle de votre équipe. La réalisation d’une tâche dépend peut-être de l’approbation d’un tiers ou de la disponibilité d’un fournisseur. La meilleure façon d’atténuer l’effet d’une dépendance externe est d’inclure une gestion des risques dans la gestion du projet.

Les dépendances inter-équipes ou inter-projets, comme leur nom l’indique, se produisent lorsque plusieurs équipes dépendent l’une de l’autre pour accomplir leurs tâches dans les temps. Imaginez, vous développez un système sur lequel l’équipe marketing a déjà lancé son plan de communication et la conduite du changement client en parallèle de votre projet. L’interdépendance entre les deux équipes sera très forte et pourra avoir des impacts majeurs en cas de mauvaise gestion des interactions.

La gestion des dépendances d’un projet devient plus facile lorsque vous comprenez que les dépendances ont quatre types de relations entre elles :

• Fin à début. La tâche 1 doit être terminée pour que vous puissiez commencer la tâche 2. Par exemple, mélanger des ingrédients comme le beurre, le sucre et les œufs avant de faire un gâteau.
• Début à début. La tâche 2 ne peut pas commencer avant que la tâche 1 ne commence. Vous ne pouvez pas peindre un bâtiment si un échafaudage n’est pas en place. La tâche 2 ne peut commencer que lorsque la tâche 1 a démarré.
• De fin à fin. La tâche 1 ne peut se terminer que lorsque la tâche 2 se termine. Par exemple, une équipe chargée de résoudre les problèmes de qualité ne peut pas terminer ses tâches tant qu’une équipe de contrôle de la qualité n’a pas inspecté et signalé tous les produits présentant des problèmes.
• Du début à la fin. La tâche 2 doit commencer pour que la tâche 1 soit terminée. Une infirmière de l’équipe du matin doit attendre l’arrivée de l’infirmière de l’équipe de nuit avant de quitter son poste.

En connaissant les dépendances à surveiller et leurs relations mutuelles, il est plus facile d’identifier les points à améliorer. Après cela, il ne reste plus que quelques étapes à franchir pour parvenir à une gestion de projet efficace et efficiente.

Comment identifier et gérer les dépendances

Pour gérer efficacement les dépendances, il est tout d’abord important de les identifier.

Vous pouvez anticiper les dépendances dans le cadre de la gestion de projet en consacrant du temps à la visualisation du déroulement de votre projet. Vous pouvez créer un calendrier de projet qui répertorie toutes les tâches impliquées dans le projet et les relations entre ces tâches. C’est là que des outils tels que le diagramme de Gantt s’avèrent utiles, car ils vous obligent à examiner les dates de début et de fin des différents éléments mobiles d’un projet.

Une fois identifiées, les dépendances peuvent être gérées à l’aide de divers outils et techniques de gestion de projet.

De nombreuses entreprises et les approches Agile utilisent par exemple le flux de travail Kanban, qui répertorie les processus étape par étape entre l’exécution d’une tâche. Le système Kanban implique l’utilisation de cartes énumérant les tâches à accomplir, puis la création d’un tableau où l’on peut suivre l’avancement d’une tâche (« backlog », « assignée », « en cours », « à revoir », etc.). Ce système permet de connaître l’état d’avancement à tout moment et facilite la gestion du projet en permettant de suivre chaque tâche en mouvement au sein du projet.

Les risques liés aux dépendances

Une fois que vous avez appris à gérer les dépendances, vous devez encore être conscient des risques qu’elles comportent.

Le risque de retard est le premier qui saute aux yeux lorsqu’il s’agit de dépendances. Si une partie du projet ne fonctionne pas ou prend trop de temps à se réaliser, c’est l’ensemble du projet qui est retardé.

Deuxièmement, il y a le risque de conflit. Cela peut se produire s’il n’y a pas assez de ressources pour le projet ou même s’il y a des désaccords sur les objectifs du projet.

Enfin, il y a le risque de changement. Si les circonstances entourant un projet (par exemple une échéance soudainement avancée) changent, cela provoque un effet domino qui a un impact sur toutes les dépendances.

Atténuer ces risques

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe plusieurs façons d’atténuer les risques liés aux dépendances.

Par exemple, il est possible d’éviter les retards en créant une réserve dans le calendrier du projet pour tenir compte des retards potentiels. Il ne faut pas oublier que de nombreux éléments de votre projet peuvent échapper au contrôle de votre équipe. Le mauvais temps, par exemple, peut facilement retarder la livraison d’un fournisseur.

Un autre moyen d’éviter les risques consiste à identifier et à résoudre les conflits de manière proactive. Il peut s’agir simplement de convoquer une réunion et de s’assurer que tout le monde est d’accord sur les objectifs d’un projet : à quoi doit ressembler le résultat final, qui fait quoi, quand les tâches doivent être achevées, etc.

Les modalités d’affectation des ressources doivent également être claires : qui utilise quels outils et à quel moment, par exemple. Ce type de communication entre les équipes est clairement prioritaire, en particulier dans les organisations en contact avec les clients, où les équipes doivent travailler ensemble pour garantir la satisfaction du client.

Vous devez également inclure des plans de secours dans votre gestion de projet afin de minimiser l’impact du changement. Ces plans doivent essayer d’anticiper les différents changements et les mesures à prendre au cas où ils se produiraient.

Conseils pour éviter ou minimiser les problèmes liés aux dépendances

Si vous le pouvez, le meilleur conseil pour minimiser les problèmes liés aux dépendances est de minimiser les dépendances en premier lieu. Si une tâche n’est pas essentielle à un projet, essayez de la supprimer complètement.

Le deuxième conseil consiste à communiquer clairement toutes les dépendances aux parties prenantes du projet. Lorsque les parties prenantes comprennent ce que votre équipe doit gérer dans le cadre de la gestion de projet, elles sont moins susceptibles d’imposer un changement soudain. En fait, le simple fait de montrer que vous êtes conscient de toutes les dépendances du projet contribuera à inspirer la confiance des parties prenantes dans votre gestion de projet à l’avenir.

Enfin, n’hésitez pas à utiliser tous les outils de gestion de projet à votre disposition. Créez des tableaux et des calendriers pour vous aider à suivre l’évolution du projet. Vous trouverez ici une base de connaissance unique avec liens et outils pour vos gestions de projets.

Une gestion efficace des dépendances est la clé de la réussite d’un projet

En matière de gestion de projet, il est impossible d’éviter les dépendances. Même les projets les mieux planifiés comportent des dépendances qui doivent se dérouler sans heurts.

Plutôt que d’essayer d’éviter les dépendances, il est préférable d’avoir une bonne compréhension des types de dépendances et de la manière de les identifier et de les gérer. Vous devez être en mesure d’anticiper les types de dépendances que vous rencontrerez, le moment où vous les rencontrerez et ce qu’il faut faire pour les résoudre.

En suivant les conseils ci-dessus, vous serez prêt à faire face à la plupart des éventualités. En adoptant un état d’esprit proactif et en utilisant des outils éprouvés, vous pourrez tenir à distance ou atténuer les problèmes liés aux dépendances.