Actualité et évènement MSI.nc

Ceux d’entre vous qui ont suivi des formations que j’ai pu animer, savent que j’accorde plus d’importance au pragmatisme qu’à l’absolutisme lorsqu’il s’agit de pratiques, d’outils et de techniques de management ou de pilotage de projets. Choisir le bon outil pour le bon travail devrait être un principe directeur suivi par toutes les équipes de projet.

Plus facile à dire qu’à faire !

C’est d’autant plus difficile lorsque les normes de votre entreprise imposent un ensemble d’outils fixes, mais c’est encore plus difficile lorsqu’une entreprise subit une transformation fondamentale de ses pratiques management et d’organisation.

C’est ce que l’on rencontre actuellement avec l’approche Agile. On adopte actuellement un nouveau cadre de prestation de services en informatique avec l’agilité. Il est donc tentant d’adopter les nouveaux outils d’organisation et de planification tout en qualifiant d’obsolètes ceux de l’approche des méthodologies précédentes.

Cependant, si nous faisons l’effort de bien comprendre le contexte dans lequel l’utilisation des anciens outils de planification ont encore de la valeur, nous devrions encore leur trouver un usage.

Un bon exemple en est l’utilisation des diagrammes de Gantt par des équipes qui suivent un cycle de livraison agile.

Bien que les diagrammes de Gantt existent depuis le début des années 1900, ils représentent encore une grande valeur. Bien évidemment, ces diagrammes de Gantt ont été remplacés par des outils tels que les Kanban et les courbes Burndown. Ces deux outils de planification et de suivi fournissent un moyen visuel et collaboratif d’évaluer les progrès vers la réalisation d’une version ou d’un sprint. Cependant, soyons réaliste, il est rare, de trouver des projets pour lesquels une représentation traditionnelle d’un calendrier de projet ne fournirait pas également certains avantages supplémentaires.

Il faut accorder de l’important à la représentation du planning du projet au moyen d’un diagramme de Gantt dans les cas suivants :

  • Dépendances importantes et complexes entre la production de plusieurs équipes ;
  • Le résultat du projet est fortement contraint par la réglementation ;
  • Une partie des activités liées au projet n’est pas réalisée par l’équipe de développement organisée en méthode Agile…

Les équipes agiles peuvent continuer à utiliser leurs outils (tableau Kanban, courbes Burndown…), mais les outils de planification traditionnels peuvent être utilisés pour suivre d’autres travaux et tâches qui ne sont pas saisis dans le backlog mais qui doivent encore être réalisés pour la réussite du projet.

S’il est nécessaire d’avoir un calendrier de projet global, les sprints des équipes agiles peuvent être présentés comme une série de tâches récapitulatives à durée fixe sans qu’il soit nécessaire de les décomposer à un niveau inférieur dans le Gantt. En examinant les courbes d’avancement des sprints, ou les Kanban, il est alors possible d’ajuster la durée des tâches récapitulative du Gantt pour refléter les dates exactes d’achèvement.

Il ne faut pas oublier que bien souvent, les diagrammes de Gantt sont des outils pertinents en gestion de projet, pour aider les différentes parties prenantes aux projets, à comprendre et à surveiller les progrès réalisés par rapport aux estimations.

En résumé, les tableaux de tâches (Kanban) sont d’excellents outils de collaboration, d’implication, car ils sont visuels et n’importe qui peut les mettre à jour. Les diagrammes de Gantt sont d’excellents outils pour considérer le projet dans son ensemble, et mettre en évidence les dépendances, en tenant compte des activités de toutes les parties prenantes liées aux projets.

Il n’y a donc pas de solution miracle, même avec l’approche Agile. Les deux types d’outils de planification doivent bien souvent cohabiter.

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Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, comment établir une copie fiable d’un original papier au format numérique ?

Comment procéder, et cette copie numérique, suffit-elle pour détruire l’original papier ?

J’ai entendu dire que l’on pouvait désormais obtenir et conserver une copie fiable numérique depuis un original papier ! Donc, nous serions désormais en mesure, légalement parlant, de supprimer l’original papier et de ne garder que cette copie numérique dématérialisée. C’est bien vrai ça ?

Texte de loi

Commençons par le commencement, c’est-à-dire, définir ce qu’est une copie dite fiable aux yeux de la loi

Quels sont les textes de loi en vigueur ?

L’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, remplace l’article 1348 du Code Civil par un nouvel article 1379.

L’article 1379 du Code Civil présume fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un acte, dont l’intégrité est garantie dans le temps. Mais ce décret n’est pas explicitement applicable en Nouvelle-Calédonie.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil.

Très bien, concrètement, comment respecter les exigences de ces textes de loi ?

Soyons concrets, il est donc stipulé que nous pouvons réaliser des copies FIABLES numériques qui ont donc une valeur légale. Oui, mais comment respecter et mettre en œuvre ces textes de loi ? Quelles exigences ma solution de numérisation, de GED pour produire mes copies fiables et pour conserver ces documents numériques doivent-elles respecter ?

Les points à observer avec votre solution de numérisation et de GED

  • Le procédé de copie doit produire des informations contextuelles sur la réalisation de la copie (art. 2) ;
  • La qualité du procédé de copie doit être testée et contrôlée (art. 2) ;
  • L’intégrité de la copie doit être garantie par une empreinte électronique (art. 3).
  • Cette garantie est présumée acquise lorsque l’empreinte résulte soit : d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS du 23 juillet 2014
  • La copie est conservée dans des conditions garantissant l’absence d’altération (art. 4) ;
  • Les journaux de réalisation des opérations ci-dessus sont conservés aussi longtemps que la copie dans des conditions garantissant leur intégrité (art. 5) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont l’objet de mesures de sécurité (art. 6) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie (art. 7).

Copie fiableMais dans la vraie vie, que se passe-t-il si je me retrouve face à un juge avec ma copie numérique ?

Imaginons que vous avez mis en œuvre et respecté ces exigences pour créer une copie fiable d’un original papier. Tant que ce document n’est pas remis en cause, tout va bien. Mais que se passe-t-il le jour où l’on remet en cause la validité de cette copie numérique ?

Mettons-nous à la place d’un juge. Il doit vérifier et obtenir confirmation de la validité de la copie numérique pour pouvoir l’accepter et l’instruire. Que va faire le juge ? En général, il va se référer aux textes de loi, et éventuellement, se faire aider par un expert. Ils vont donc se référer à l’état de l’art en matière de dématérialisation à valeur probante. Ils vont donc bien souvent se référer au cadre normatif en vigueur.

Ces cadres normatifs en vigueur à respecter pour la création de la copie fiable numérique et pour sa conservation sont les normes NFZ42-013 et ISO 14641. La jurisprudence confirme l’atout d’être conforme aux spécifications de la norme NF Z 42-013.

Il est également possible d’anticiper cette situation, et se préconstituer la preuve du respect des prescriptions techniques ou organisationnelles de ces normes en obtenant la certification NF 461 de votre solution de numérisation et de GED. On parlera dans ce cas d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) certifié marque NF 461.

MSI.nc vous propose de vous accompagner sur ces sujets pour aller vers une simplification de vos processus métiers avec moins de papier !

 

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Méthode Agile, agilité en entreprise, agilité en gouvernance… ce mode de management de projets est à la mode depuis maintenant quelques années. Ce management « agile » est inspiré d’une approche dans le développement d’applications informatiques. Cette approche a été conçue pour remédier aux écarts constatés entre les attentes des utilisateurs et les outils informatiques livrés suite aux développements. Pour cela, on applique un manifeste qui conseille l’adaptation aux changements, plutôt que le suivi d’un plan, on livre fréquemment le logiciel informatique fonctionnalité par fonctionnalité, on privilégie le dialogue en face à face via des points quotidiens.

Cette approche projet et de management d’équipe a eu un tel succès dans l’informatique qu’elle a rapidement été appliquée au niveau des autres entités de l’entreprise, RH, marketing, production.

Le succès a été tel que l’approche agile est arrivée à l’Elysée et le terme est fréquemment employé par le président français lui-même, Emmanuel Macron.

Mais désormais, Emmanuel Macron doit rire jaune avec l’approche agile et les gilets (il fallait bien que je place quelque part ce jeu de mots un peu tordu … bon, ça c’est fait 😉 ).

En effet, avec la crise des « gilets jaunes », on constate une nouvelle fois, l’importance de la bonne prise en compte des parties prenantes, de la conduite du changement, de la gestion des risques… dans tout projet, qu’il soit agile ou non. On ne peut que constater en France, que l’approche agile du nouveau gouvernement et la rapidité de la mise en place des nouvelles réformes n’ont pas obtenu l’adhésion de toutes les parties prenantes, c’est à dire, de tous les Français.

Moralité, au 21e siècle, et malgré l’approche agile, on peut aller droit à l’échec d’un projet, qu’il soit informatique, d’un autre secteur de l’entreprise ou politique.

Donc, un conseil à notre président et aux managers, oui à l’agilité, mais pas au détriment des parties prenantes de vos projets, sinon, vous allez vous prendre une veste, qu’elle soit jaune ou pas ! Avant de vous lancer un peu trop vite dans vos « sprints » projets, analysez bien les impacts sur les parties prenantes, essayer de répondre à leurs attentes et prenez en compte l’ensemble des acteurs impliqués ou pouvant influencer votre projet. Ce n’est pas simple, mais c’est tout le charme du management et des facteurs humains !

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En tant que consultant formateur spécialisé dans la dématérialisation, je fais de nombreux rappels sur la sécurité informatique lors des formations ! Et il y a de quoi continuer à le faire !

Sécurité

Sécurité

En effet, semaine dernière, en intervention dans un service utilisateur de la GED Tessi Docubase, je devais intervenir sur un poste de travail. Pas d’administrateur à côté de moi, et les utilisateurs partis en pause. Zut coincé, je vais devoir revenir chez ce client, car je n’ai personne pour me connecter au système et me permettre d’intervenir.

Mais non, regardons les post-it et le sous-main du poste de travail … eh oui, le sésame est là !

Bref, il va falloir continuer à sensibiliser sur la sécurité informatique et la gestion de ses mots de passe !

 

Phraseanet – Solution de gestion de vos médias numériques

Phraseanet est une solution dédiée aux organisations ayant besoin d’assurer la gestion, l’exploitation, le partage et la diffusion de leurs fonds photo, vidéo et multimédia (audio, PDF, vidéo…). Phraseanet fait partie des solutions de DAM (Digital Asset Management) de gestion de photothèques et médiathèques et est une solution Open Source.

Phraseanet est l’une des rares solutions autrefois propriétaire, à avoir fait l’objet d’un passage en Open Source: Sous licence GPL v3, Phraseanet est une solution aujourd’hui librement téléchargeable !

Fortement implantée dans les collectivités locales, les groupes, les universités, utilisée par la quasi-totalité des chaînes de télévision françaises, Phraseanet est une solution de référence du marché. Cette solution est également implantée en Nouvelle-Calédonie et a servi à couvrir les jeux du Pacifique en 2011.

Interface de la photothèque Phraseanet

Interface de la photothèque Phraseanet

Les fonctionnalités de Phraseanet

  • Accès instantané aux bases à partir d’un navigateur web standard.
    • Multi plate-forme, Linux, Windows et Mac.
    • Multilanguage: Français, Anglais, Allemand…
    • Nombre illimité d’utilisateurs et de collections.
  • Solution livrée avec un accès à plusieurs interfaces:
    • un thésaurus, une application de statistiques, une interface collaborative pour partager des avis sur des documents….
    • Gestion fine des droits des utilisateurs et des documents
      (filigrane, statut,…).
  • Recherche simple full TEXT et thesaurus, recherche avancée.
  • Publication et partage :
    • Publications sur des sites externes et réseaux sociaux, API…
    • Mise en place de flux de validation, publication et gestion des actualités, partage hors application (Twitter, Facebook, WordPress…)
  • Reporting :
    • Statistiques, connexions des utilisateurs, téléchargements réalisés, questions posées…

Upload et partage de médias

La solution dispose des fonctionnalités de gestion des médias, avec : l’upload multiple de médias, la gestion des métadonnées et de thésaurus associés au média, la recherche avancée (basé sur le moteur d’indexation ElasticSearch), l’édition en ligne, la visualisation sous plusieurs formes (mosaïque, liste, zoom), le support des normes EXIF et IPTC, l’historique de modifications et des accès au média, la gestion de paniers de médias, la sélection multiple, la gestion fine des téléchargements et diffusions, la publication par email (visualisation directe des photos, reportages et vidéos directement l’émail sans avoir besoin de se connecter à Phraseanet), par FTP.

A qui s’adresse Phraseanet ?

Phraseanet s’adresse à toutes organisations (entreprises, groupes industriels, chaînes de télévision, groupe de presse, médiathèques, associations), aux collectivités (Mairies, Conseils Généraux, …), photographes, agences de photo, professionnels de la presse, du tourisme ayant besoin de gérer des médias.

Des organismes prestigieux figurent parmi les utilisateurs, par exemple TF1, France Télévisions, Canal+, TF6, LCP, RTL, les Mairies de Paris, Nice, Toulouse, etc.

Quelques références Phraseanet

Quelques exemples de références Phraseanet :

Les liens utiles pour Phraseanet

MSI.nc vous accompagne

MSI.nc vous accompagne sur vos projets de GED et de DAM en apportant une assistance sur :

  • Les choix d’organisation de vos collections de médias
  • Le paramétrage de votre solution de gestion
  • Les formations vers les différents utilisateurs de la photothèque

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