Actualité et évènement MSI.nc

En tant que consultant formateur spécialisé dans la dématérialisation, je fais de nombreux rappels sur la sécurité informatique lors des formations ! Et il y a de quoi continuer à le faire !

Sécurité

Sécurité

En effet, semaine dernière, en intervention dans un service utilisateur de la GED Tessi Docubase, je devais intervenir sur un poste de travail. Pas d’administrateur à côté de moi, et les utilisateurs partis en pause. Zut coincé, je vais devoir revenir chez ce client, car je n’ai personne pour me connecter au système et me permettre d’intervenir.

Mais non, regardons les post-it et le sous-main du poste de travail … eh oui, le sésame est là !

Bref, il va falloir continuer à sensibiliser sur la sécurité informatique et la gestion de ses mots de passe !

 

Phraseanet – Solution de gestion de vos médias numériques

Phraseanet est une solution dédiée aux organisations ayant besoin d’assurer la gestion, l’exploitation, le partage et la diffusion de leurs fonds photo, vidéo et multimédia (audio, PDF, vidéo…). Phraseanet fait partie des solutions de DAM (Digital Asset Management) de gestion de photothèques et médiathèques et est une solution Open Source.

Phraseanet est l’une des rares solutions autrefois propriétaire, à avoir fait l’objet d’un passage en Open Source: Sous licence GPL v3, Phraseanet est une solution aujourd’hui librement téléchargeable !

Fortement implantée dans les collectivités locales, les groupes, les universités, utilisée par la quasi-totalité des chaînes de télévision françaises, Phraseanet est une solution de référence du marché. Cette solution est également implantée en Nouvelle-Calédonie et a servi à couvrir les jeux du Pacifique en 2011.

Interface de la photothèque Phraseanet

Interface de la photothèque Phraseanet

Les fonctionnalités de Phraseanet

  • Accès instantané aux bases à partir d’un navigateur web standard.
    • Multi plate-forme, Linux, Windows et Mac.
    • Multilanguage: Français, Anglais, Allemand…
    • Nombre illimité d’utilisateurs et de collections.
  • Solution livrée avec un accès à plusieurs interfaces:
    • un thésaurus, une application de statistiques, une interface collaborative pour partager des avis sur des documents….
    • Gestion fine des droits des utilisateurs et des documents
      (filigrane, statut,…).
  • Recherche simple full TEXT et thesaurus, recherche avancée.
  • Publication et partage :
    • Publications sur des sites externes et réseaux sociaux, API…
    • Mise en place de flux de validation, publication et gestion des actualités, partage hors application (Twitter, Facebook, WordPress…)
  • Reporting :
    • Statistiques, connexions des utilisateurs, téléchargements réalisés, questions posées…

Upload et partage de médias

La solution dispose des fonctionnalités de gestion des médias, avec : l’upload multiple de médias, la gestion des métadonnées et de thésaurus associés au média, la recherche avancée (basé sur le moteur d’indexation ElasticSearch), l’édition en ligne, la visualisation sous plusieurs formes (mosaïque, liste, zoom), le support des normes EXIF et IPTC, l’historique de modifications et des accès au média, la gestion de paniers de médias, la sélection multiple, la gestion fine des téléchargements et diffusions, la publication par email (visualisation directe des photos, reportages et vidéos directement l’émail sans avoir besoin de se connecter à Phraseanet), par FTP.

A qui s’adresse Phraseanet ?

Phraseanet s’adresse à toutes organisations (entreprises, groupes industriels, chaînes de télévision, groupe de presse, médiathèques, associations), aux collectivités (Mairies, Conseils Généraux, …), photographes, agences de photo, professionnels de la presse, du tourisme ayant besoin de gérer des médias.

Des organismes prestigieux figurent parmi les utilisateurs, par exemple TF1, France Télévisions, Canal+, TF6, LCP, RTL, les Mairies de Paris, Nice, Toulouse, etc.

Quelques références Phraseanet

Quelques exemples de références Phraseanet :

Les liens utiles pour Phraseanet

MSI.nc vous accompagne

MSI.nc vous accompagne sur vos projets de GED et de DAM en apportant une assistance sur :

  • Les choix d’organisation de vos collections de médias
  • Le paramétrage de votre solution de gestion
  • Les formations vers les différents utilisateurs de la photothèque

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UR browser

Surfer 100% français !

Désormais, pour surfer 100% français, plusieurs solutions s’offrent à vous. Pour les Brice de Nice, il y a le surf sportif et les spots français connus, Hossegor, Biarritz, Boucan Canot et Saint-Leu à La Réunion, ou Teahupoo à Tahiti.

Mais, pour les autres et ceux qui veulent surfer en sécurité, il y a désormais, un autre mode de Surf à l’abri des requins : le surf Internet 100% français. En effet, vous pouvez désormais surfer à l’aide du navigateur UR Browser et du Logo Qwantmoteur de recherche Qwant. Ces deux outils vous mettent « en partie » à l’abri de la récupération de vos informations et autres requins-charognard de l’Internet qui s’alimentent de vos données personnelles.

En effet, utiliser UR Browser (au lieu de Chrome, Edge, Internet Explorer) et Qwant (au lieu de Google, Bing), vous permet d’éviter de livrer votre vie privée à Google et autres géant américain de l’Internet.

UR Browser + Qwant, le retour des frenchies sur le Net !

De plus, ces deux outils sont français, et basés sur des partenaires européens, plus respectueux de la vie privée des individus que la législation américaine. En particulier, le navigateur UR Browser intègre un bloqueur de publicité, un mode navigation privée avancée (mode Ninja – toutes vos traces sont automatiquement effacées à la fermeture de vos onglets Ninja), un bloqueur de cookies.

UR-Browser - protection

La page d’accueil est personnalisable, elle comprend la recherche (1) basée sur Qwant (mais modifiable), une barre de menu personnalisable (2) (météo, fond d’écran…), un gestionnaire de favoris (3), des informations sur la vie privée (4), les actualités (5).

UR Browser - interface

UR Browser – interface

Donc, pour un surf à l’abri des prédateurs de l’Internet, téléchargez de suite ce nouveau navigateur, et prenez l’habitude d’utiliser Qwant et surfez un peu plus à l’abri des regards indiscrets !

Bon, maintenant, on peut également se dire que si Google et les autres conservent nos données personnelles, c’est parce qu’on est des personnes passionnantes. C’est donc juste pour mieux nous connaître parce qu’ils s’intéressent vraiment à nous, c’est donc pour notre bien !

A vous de voir !

Les liens utiles sur la sécurité Internet et informatique

Voici quelques liens utiles recensés par MSI.nc autour de la sécurité sur Internet.

Hack Academy

https://www.hack-academy.fr

Un jeu et un site superbe pour vous sensibiliser la cybercriminalité pour apprendre surfer sans risque. Amusez-vous à défier les candidats de la Hack Academy. A voir absolument pour bien comprendre les risques liés au paiement sécurisé, aux mots de passe, aux logiciels malveillants et au phishing.

ANSSI

http://www.ssi.gouv.fr/

Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information

https://secnumacademie.gouv.fr/

SecNum académie, le MOOC ANSSI.

Halte aux rançongiciels

Les rançongiciels

Site d’information sur les rançongiciels (ransomware en anglais) vous est proposé par l’Alliance Internationale de Lutte contre les Botnets, association loi 1901.

Les sites pédagogiques de Tralalere

Tralalere imagine de nouvelles façons de mettre les nouvelles technologies au service de la transmission des savoirs auprès des enfants. Ses cibles ? Les jeunes de 4 à 18 ans, et leurs médiateurs éducatifs : parents, enseignants, éducateurs…

Internet sans crainte

http://www.internetsanscrainte.fr/

Site de pédagogie éducative interactive sur l’usage d’Internet. Orienté très jeune et jeune public (enfants, adolescents) et s’adresse également aux adultes, en particulier, les parents, enseignants et éducateurs.

Serious Game 2025 ex machina

http://www.2025exmachina.net/

Le programme de Serious Game 2025 ex machina est une production Tralalere réalisée avec le soutien de la Commission européenne et de la Délégation aux Usages de l’Internet.

Point de Contact

http://www.pointdecontact.net

Site de signalement pour les contenus illicites ou dangereux. Site créé par l’Association Française des Prestataires de l’Internet (AFPI) en 1998, afin de permettre le signalement des contenus de pornographie enfantine et de haine raciale.

 

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La problématique de la numérisation des documents pour la GED

Dans de nombreux projets, les utilisateurs se posent la question sur l’opportunité d’investir dans un scanner professionnel au lieu d’utiliser leur copieur multifonction.

En effet, dans de nombreux projets de GED, la numérisation de documents est l’un des points d’entrée pour alimenter les dossiers, même si cela est de moins en moins vrai avec la dématérialisation des processus métier. Son choix est donc important pour que la numérisation soit de qualité, rapide, efficace, facile à gérer pour les collaborateurs et surtout adaptée aux besoins réels de l’organisation.

Comment choisir entre le scanner professionnel ou le copieur multifonction ?

Alors, comment choisir entre le copieur multifonction (MFP – abréviation anglaise de Multiple Function Printer or Product) et le scanner professionnel (dis également scanner standalone ou scanner départemental) ?

La réponse est simple, il faut partir de votre besoin et votre usage futur !

Les questions à se poser pour choisir entre un copieur multifonction et un scanner professionnel

Voici quelques questions à se poser avant de commencer :

Quel type de document je vais numériser ?

Document papier classique (A3, A4, A5 – formats internationaux), format américain, format asiatique, carte d’identité ou passeport, permis, papier épais, plan, etc.

Quelle est ma volumétrie de documents ?

Essayer d’évaluer le volume de documents qui sera soumis chaque jour au scanner. Car, le choix va des modèles dédiés à la numérisation de 100 à 500 pages par jour, et les modèles de production aux capacités de traitement supérieur à 100 000 pages par jour. Prendre en compte les périodes de pointes : facturation mensuelle, formulaire client, rentrée scolaire… Concernant ces capacités de traitement de nombre de pages par jour, sachez qu’il y en a pour tous les goûts et tous les budgets !

Quelles exigences au niveau qualité ?

La capacité de voir du détail sur le document après numérisation n’est pas la même d’un scanner à l’autre. Cela va dépendre de la résolution optique exprimée en dpi : dot per inch. En général, la résolution 200 à 300 dpi suffit pour la lecture à l’écran des documents. Pour affiner la qualité de l’impression des documents après numérisation, on peut aller jusqu’à du 600 dpi.

Combien de documents à la fois ?

Pour des volumes importants à faire passer en une seule fois (par exemple, arrivée massive de factures une fois par mois), la capacité du chargeur automatique de documents va être importante. L’idée est de permettre à l’opérateur de placer en une seule fois toutes les pages dans le chargeur et de réaliser d’autres tâches en attendant la fin du processus de numérisation. La capacité du chargeur peut-être très variable d’un scanner à l’autre (cela va en général de 10 feuilles à des capacités jusqu’à 750 feuilles en une seule fois pour la chargeur !).

Quelles fonctionnalités attendez-vous ?

Voici quelques fonctionnalités que l’on peut exiger d’un scanner :

  • La possibilité de traiter des documents de tailles différentes du format A8 (52 x 74 mm) au A3 (297 x 420 mm), voire A1 (594 x 841 mm) en un seul passage, c’est à dire, sans intervenir au cas par cas sur les réglages de l’outil de numérisation ;
  • la compatibilité du scanner avec des documents d’épaisseur et de grammage différents (de 20 à plus de 400 g/m² pour certains modèles) ;
  • la détection des documents agrafés (la numérisation est interrompue en cas de détection) ;
  • la détection du passage simultané de deux feuilles (pour éviter les bourrages et les erreurs lors de la numérisation de gros volumes) ;
  • l’alimentation de documents mixtes (ce qui permet de placer ensemble des documents de tailles et d’épaisseurs différentes) ;
  • des fonctions de post-numérisation permettant d’imprimer des informations sur les documents originaux (une fois ceux-ci numérisés) à des fins de gestion ou de conformité ;

Quelle vitesse de numérisation ?

La vitesse de numérisation peut être importante pour les gros volumes. Elle est exprimée en ppm (pages par minute). Cette vitesse va varier en fonction de la résolution choisie et du mode de numérisation (couleur, niveau de gris, noir & blanc).

Quelle durée de vie pour votre matériel de numérisation ?

Un scanner, ça s’use ! En particulier, les mécanismes d’entraînement du papier. Il faut donc vérifier les capacités du fournisseur à fournir les équipements d’entretiens et à garantir la durée de vie du matériel avec des équipements équivalents de rechanges. J’ai personnellement connu un client qui est resté pendant un an à attendre un scanner de rechange suite à la panne de son scanner départemental ! Vive les tropiques, les délais d’approvisionnement, le zéro stock et la négligence commerciale !

Les principaux critères à retenir dans le choix de son équipement de numérisation

Quelques critères qui me semblent rédhibitoires à ce jour et qui permettent donc d’éliminer les solutions matériel et logiciel qui n’y répondent pas :

  • La numérisation recto verso automatique et en une seule passe est indispensable !
  • La détection et la suppression des pages vierges (indispensable pour numériser des documents recto-verso avec des documents mono-page dans un seul traitement) ;
  • La numérisation automatique dans le sens de la lecture.

Verdict du match copieur multifonction (MFP) et scanner professionnel

Pour résumer, voici les critères en faveur des copieurs multifonctions (MFP) et ceux en faveur des scanners.

Les critères en faveur du copieur multifonction

Critères et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numérisation à partir du copieur multifonction :

  • Coût, budget restreint (mutualisation des équipements) ;
  • Numérisation ponctuelle ;
  • Moins de 200 pages à numériser par jour ;
  • The last but not the least : vous aimez discuter avec vos collègues à côté de votre multifonction 😉😅

Les critères en faveur du scanner professionnel

Critères et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numérisation à partir d’un scanner professionnel :

  • Documents multipage à numériser régulièrement ;
  • Documents recto verso ;
  • Qualité des documents numérisés : respect du sens de la lecture, cadrage de bonne qualité, suppression des bruits parasites sur l’image…
  • Eviter à l’opérateur chargé de la numérisation de quitter son bureau, et lui permettre d’être plus efficace dans la préparation de ses documents et leur gestion ;
  • Améliorer les fonctions de capture d’information sur le document utile pour son classement ;
  • Réduire le coût lié au stockage des documents numérisés, en effet, le rapport qualité / poids des images obtenues avec un scanner professionnel est bien souvent au-dessus de celui d’un MFP ;
  • Contrôle de la légalité du document numérisé. En effet, une image numérisée doit être prévisualisée pour la précision et l’exhaustivité afin d’être légalement acceptable (voir article Valeur probante des copies numériques – établir une copie fiable, comment procéder pour détruire l’original papier ?). Ceci est accompli rapidement et facilement avec des documents de bureau scanners, mais plus difficiles avec un MFP.
  • Facilité d’utilisation, configuration et intégration avec le système d’information. Les scanners de bureau peuvent être facilement configurés pour les besoins d’analyse spécifiques et sont faciles à utiliser avec des paramètres spécifiques à vos projets de numérisation et de GED. Au contraire, les paramètres sur les MFP sont souvent modifiés en fonction de l’utilisateur, ce qui entraîne des paramètres incorrects pour la prochaine personne qui utilise le MFP pour numériser un document.

Une autre alternative pour la numérisation de masse de documents : l’externalisation

Enfin, il faut penser à l’externalisation. Faut-il vraiment investir dans un scanner, un logiciel de RAD-LAD* et avoir du personnel formé à la numérisation et l’indexation ?

*RAD : Reconnaissance Automatique des Documents

*LAD : Lecture Automatique des Documents

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MSI profite de la fête de Noël et l’approche de la fin d’année, pour vous souhaiter de joyeuses fêtes de fin d’année !

MSI.nc vous souhaite de joyeuses fêtes

MSI.nc vous souhaite de joyeuses fêtes

Un JOYEUX NOËL !