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Dans le cadre d’une démarche administrative, j’ai reçu dernièrement un formulaire à remplir au format PDF. Jusque là, rien de bien original et de surprenant. Dans le message reçu, on m’explique que je dois imprimer ce formulaire, le remplir, le signer, le numériser et le retourner au centre administratif !

Donc en 2019, je reçois un formulaire via mon mail au format électronique, et on m’explique que je dois l’imprimer avant de pouvoir le remplir ?! C’est juste énorme, et pourtant encore très courant !

Alors je me suis dit, avec ma déformation professionnelle, je le remplirais d’abord sur mon ordinateur, puis je l’imprimerais. Immédiatement, j’ai remarqué qu’il n’y avait pas de champs à remplir. Ce qui est dommageable pour celui qui va devoir relire mon écriture d’informaticien 😛 .

Déformé par mon métier, j’ai donc essayé une fonction de reconnaissance automatique des formulaires avec l’idée de faire des champs de formulaire que je pourrais remplir. Cependant, l’auteur, dans son ignorance, ne s’était pas donné la peine de permettre que le formulaire PDF soit rempli.

J’ai donc dû me résoudre à :

  1. Imprimer le formulaire en l’état.
  2. Le remplir manuellement en m’appliquant comme un écolier.
  3. Puis le signer avec un stylo (vous savez, celui qui servait à rembobiner les cassettes).
  4. Prendre une photo du formulaire avec une application de scan sur smartphone.
  5. Sauvegarder le fichier résultant sur mon ordinateur via un transfert par le Cloud.
  6. Le joindre au mail de réponse et…. envoyer !

Vous allez me dire, et alors, où est le problème ?

Imaginez le temps et l’argent dépensés (encre et papier) par chaque destinataire (qui se compte en million vu que c’est mon estimation de la population concernée).

Il serait bien, comme première étape, avant de vous lancer dans un formulaire Web pour pouvoir offrir la possibilité de remplir ce type de formulaire en ligne et de le signer via un processus de certification par portail (pour des raisons réglementaires), de commencer par proposer systématiquement des formulaires PDF bien conçus.

Bref, 25 ans de PDF… mais d’une certaine façon, nous ne faisons que commencer.

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Il y a souvent confusion entre les projets de numérisation et les projets de dématérialisation. Quelle est donc la différence entre les deux mots numérisation et dématérialisation ?

La numérisation

La numérisation consiste à transférer un document sur support papier vers un document électronique sur support numérique. Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner ou d’un copieur multifonction (MFP) qui restitue une image numérique du document d’origine sur format papier. Cette opération de numérisation permet donc d’obtenir une copie numérique d’un document à l’origine sur papier. La numérisation de documents pose la question du retour sur investissement de l’opération qui peut se trouver :

  • Dans une plus grande rapidité de traitement de l’information, dans un meilleur partage ou d’accès à l’information dès lors qu’elle est en ligne et non plus dans des archives papier éloignées ;
  • Dans le fait que l’état du support initial était tellement dégradé que la numérisation était le seul moyen de le préserver ;
  • Dans le gain du stockage papier, où les documents papier sont détruits après numérisation ;
  • Dans la lecture automatique des informations du document après numérisation.

La dématérialisation

La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (bulletin de paie, contrats, factures, déclarations…) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). La dématérialisation peut donc inclure (et inclus souvent dans le langage des utilisateurs) la numérisation mais peut aussi exclure tout lien avec un support physique et ne manipuler que des données numérique. La « vraie dématérialisation » est évidemment celle qui intègre nativement et de bout en bout le format numérique. C’est donc celle qui comprend les technologies numériques, avec leurs forces et faiblesses, pour mieux les utiliser comme support ou flux d’échanges ou de communications. Pour faire véritablement de la dématérialisation, au lieu de continuer à « penser papier » et à tordre la technologie pour qu’elle s’adapte à ces anciennes procédures de travail, il faut changer de paradigme et réimaginer les processus métiers.

 

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Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, comment établir une copie fiable d’un original papier au format numérique ?

Comment procéder, et cette copie numérique, suffit-elle pour détruire l’original papier ?

J’ai entendu dire que l’on pouvait désormais obtenir et conserver une copie fiable numérique depuis un original papier ! Donc, nous serions désormais en mesure, légalement parlant, de supprimer l’original papier et de ne garder que cette copie numérique dématérialisée. C’est bien vrai ça ?

Texte de loi

Commençons par le commencement, c’est-à-dire, définir ce qu’est une copie dite fiable aux yeux de la loi

Quels sont les textes de loi en vigueur ?

L’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, remplace l’article 1348 du Code Civil par un nouvel article 1379.

L’article 1379 du Code Civil présume fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un acte, dont l’intégrité est garantie dans le temps. Mais ce décret n’est pas explicitement applicable en Nouvelle-Calédonie.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil.

Très bien, concrètement, comment respecter les exigences de ces textes de loi ?

Soyons concrets, il est donc stipulé que nous pouvons réaliser des copies FIABLES numériques qui ont donc une valeur légale. Oui, mais comment respecter et mettre en œuvre ces textes de loi ? Quelles exigences ma solution de numérisation, de GED pour produire mes copies fiables et pour conserver ces documents numériques doivent-elles respecter ?

Les points à observer avec votre solution de numérisation et de GED

  • Le procédé de copie doit produire des informations contextuelles sur la réalisation de la copie (art. 2) ;
  • La qualité du procédé de copie doit être testée et contrôlée (art. 2) ;
  • L’intégrité de la copie doit être garantie par une empreinte électronique (art. 3).
  • Cette garantie est présumée acquise lorsque l’empreinte résulte soit : d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS du 23 juillet 2014
  • La copie est conservée dans des conditions garantissant l’absence d’altération (art. 4) ;
  • Les journaux de réalisation des opérations ci-dessus sont conservés aussi longtemps que la copie dans des conditions garantissant leur intégrité (art. 5) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont l’objet de mesures de sécurité (art. 6) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie (art. 7).

Copie fiableMais dans la vraie vie, que se passe-t-il si je me retrouve face à un juge avec ma copie numérique ?

Imaginons que vous avez mis en œuvre et respecté ces exigences pour créer une copie fiable d’un original papier. Tant que ce document n’est pas remis en cause, tout va bien. Mais que se passe-t-il le jour où l’on remet en cause la validité de cette copie numérique ?

Mettons-nous à la place d’un juge. Il doit vérifier et obtenir confirmation de la validité de la copie numérique pour pouvoir l’accepter et l’instruire. Que va faire le juge ? En général, il va se référer aux textes de loi, et éventuellement, se faire aider par un expert. Ils vont donc se référer à l’état de l’art en matière de dématérialisation à valeur probante. Ils vont donc bien souvent se référer au cadre normatif en vigueur.

Ces cadres normatifs en vigueur à respecter pour la création de la copie fiable numérique et pour sa conservation sont les normes NFZ42-013 et ISO 14641. La jurisprudence confirme l’atout d’être conforme aux spécifications de la norme NF Z 42-013.

Il est également possible d’anticiper cette situation, et se préconstituer la preuve du respect des prescriptions techniques ou organisationnelles de ces normes en obtenant la certification NF 461 de votre solution de numérisation et de GED. On parlera dans ce cas d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) certifié marque NF 461.

MSI.nc vous propose de vous accompagner sur ces sujets pour aller vers une simplification de vos processus métiers avec moins de papier !

 

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Phraseanet – Solution de gestion de vos médias numériques

Phraseanet est une solution dédiée aux organisations ayant besoin d’assurer la gestion, l’exploitation, le partage et la diffusion de leurs fonds photo, vidéo et multimédia (audio, PDF, vidéo…). Phraseanet fait partie des solutions de DAM (Digital Asset Management) de gestion de photothèques et médiathèques et est une solution Open Source.

Phraseanet est l’une des rares solutions autrefois propriétaire, à avoir fait l’objet d’un passage en Open Source: Sous licence GPL v3, Phraseanet est une solution aujourd’hui librement téléchargeable !

Fortement implantée dans les collectivités locales, les groupes, les universités, utilisée par la quasi-totalité des chaînes de télévision françaises, Phraseanet est une solution de référence du marché. Cette solution est également implantée en Nouvelle-Calédonie et a servi à couvrir les jeux du Pacifique en 2011.

Interface de la photothèque Phraseanet

Interface de la photothèque Phraseanet

Les fonctionnalités de Phraseanet

  • Accès instantané aux bases à partir d’un navigateur web standard.
    • Multi plate-forme, Linux, Windows et Mac.
    • Multilanguage: Français, Anglais, Allemand…
    • Nombre illimité d’utilisateurs et de collections.
  • Solution livrée avec un accès à plusieurs interfaces:
    • un thésaurus, une application de statistiques, une interface collaborative pour partager des avis sur des documents….
    • Gestion fine des droits des utilisateurs et des documents
      (filigrane, statut,…).
  • Recherche simple full TEXT et thesaurus, recherche avancée.
  • Publication et partage :
    • Publications sur des sites externes et réseaux sociaux, API…
    • Mise en place de flux de validation, publication et gestion des actualités, partage hors application (Twitter, Facebook, WordPress…)
  • Reporting :
    • Statistiques, connexions des utilisateurs, téléchargements réalisés, questions posées…

Upload et partage de médias

La solution dispose des fonctionnalités de gestion des médias, avec : l’upload multiple de médias, la gestion des métadonnées et de thésaurus associés au média, la recherche avancée (basé sur le moteur d’indexation ElasticSearch), l’édition en ligne, la visualisation sous plusieurs formes (mosaïque, liste, zoom), le support des normes EXIF et IPTC, l’historique de modifications et des accès au média, la gestion de paniers de médias, la sélection multiple, la gestion fine des téléchargements et diffusions, la publication par email (visualisation directe des photos, reportages et vidéos directement l’émail sans avoir besoin de se connecter à Phraseanet), par FTP.

A qui s’adresse Phraseanet ?

Phraseanet s’adresse à toutes organisations (entreprises, groupes industriels, chaînes de télévision, groupe de presse, médiathèques, associations), aux collectivités (Mairies, Conseils Généraux, …), photographes, agences de photo, professionnels de la presse, du tourisme ayant besoin de gérer des médias.

Des organismes prestigieux figurent parmi les utilisateurs, par exemple TF1, France Télévisions, Canal+, TF6, LCP, RTL, les Mairies de Paris, Nice, Toulouse, etc.

Quelques références Phraseanet

Quelques exemples de références Phraseanet :

Les liens utiles pour Phraseanet

MSI.nc vous accompagne

MSI.nc vous accompagne sur vos projets de GED et de DAM en apportant une assistance sur :

  • Les choix d’organisation de vos collections de médias
  • Le paramétrage de votre solution de gestion
  • Les formations vers les différents utilisateurs de la photothèque

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