Archive d’étiquettes pour : Gestion de projet

Et si votre rétrospective Agile vous évitait le naufrage ?

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En théorie, la rétrospective agile est le moment clé pour faire le point et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Parmi les nombreuses méthodes existantes, le Speed Boat est sans doute l’une des plus populaires. Le principe ? Utiliser la métaphore d’un voilier en route vers une destination pour identifier ce qui propulse l’équipe et ce qui la ralentit.

C’est très imagé, très visuel… mais entre nous : celui qui a conçu cette métaphore est-il déjà monté sur un voilier ?

Lorsqu’on transpose le Speed Boat aux réalités actuelles du numérique, le tableau ressemble plutôt à ceci :

  • ⛵Le bateau : l’équipe agile et son projet, engagés à apporter de la valeur rapidement.
  • 🏝️L’île : Des objectifs qui doivent désormais intégrer la durabilité, la réduction de l’empreinte carbone et la protection du vivant.
  • 💨Les vents : Censés nous faire avancer, ils sont en réalité de face. Ils poussent vers un numérique à l’impact écologique croissant.
  • ⚓ Les ancres : Les contraintes de performance, de sécurité et la résistance au changement qui ralentissent la progression.
  • 🪨 Les rochers : Dérèglement climatique, chute de la biodiversité, hausse du coût de l’énergie, instabilité géopolitique… Des risques majeurs qui se multiplient, mais restent trop souvent ignorés.

La réalité du terrain (et de la mer)

Si vous étiez réellement à la barre d’un voilier dans une telle situation, que feriez-vous ?

Vous prendriez immédiatement un ou deux ris dans la grand-voile pour réduire la voilure. Vous affaleriez le foc pour ralentir avant de percuter les récifs. Vous arrimeriez tout ce qui se trouve sur le pont et chercheriez le premier abri disponible pour laisser passer la tempête.

Curieusement, c’est exactement ce que j’ai fait lors de ma dernière transocéanique. Mais ce n’est absolument pas ce que nous faisons lors de nos rétrospectives agiles.

Dépasser l’agilité : réintroduire du prédictif

S’adapter au changement en continu (Agile), c’est indispensable. Mais anticiper les obstacles pour ne pas foncer droit dans le mur, c’est primordial. Un véritable équipage ne se contente pas de réagir à la houle : il regarde devant, consulte la météo, analyse la carte et ajuste sa trajectoire avant d’être pris au piège.

Pour mener nos projets à bon port et garantir la pérennité de nos démarches, il devient urgent de :

  1. Redonner de la place à l’approche prédictive : Ne plus seulement subir les évolutions, mais devenir acteurs des transformations.
  2. Adopter une vision systémique : Prendre en compte l’ensemble de l’environnement (écologique, économique, humain) dès la phase de cadrage.
  3. Se faire accompagner : S’appuyer sur des profils ayant l’expérience des traversées complexes.

L’agilité ne doit pas être une course aveugle. Prenez le temps de lire la carte et de vérifier la météo avant votre prochain sprint !

Avez-vous déjà ressenti ce décalage dans vos rétrospectives ? Quelles méthodes utilisez-vous pour intégrer les enjeux d’anticipation et de durabilité dans vos projets ?

Pour vous aider sur ces sujets d’adaptation et de robustesse, MSI.nc propose aux acteurs projets, DSI et aux parties prenantes de projets numérique des ateliers de sensibilisation et des formations sur la robustesse, et le numérique responsable.

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Là où il y a de la GED, y-a-t ‘il du plaisir ?

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Tout d’abord, désolé de vous imposer ce jeu de mots un peu tordu, mais au moins, vous pouvez être certain que cet article n’est pas généré par ChatGPT , les pires jeux de mots, l’IA ne sait pas faire !

Pourquoi cette question ? Je me rends compte que ce sujet de gestion électronique de documents (GED) est bien souvent abordé à reculons. Pourquoi ? Les projets de GED, ou également, de système d’archivage électronique (SAE) à valeur probante, seraient-ils ennuyeux ?

Tout d’abord, il faut reconnaître que les informaticiens n’aiment pas trop la gestion électronique des documents, car il s’agit d’un contenu non structuré, et donc difficile à mettre dans une base de données classique de type SGBDR. C’est tellement vrai que même la direction informatique de la NSA avait confié cette gestion des documents électronique à un consultant, E. Snowden, et à une solution qui était tout sauf une GED, SharePoint, et lui avait laissé tous les droits (tout est vrai). On connaît la suite…

Et du côté métier, le passage à la gestion électronique des documents est parfois plus subi que choisi. Les projets de GED semblent complexes, longs et difficiles à mener en raison des changements d’habitudes.

Alors comment prendre du plaisir dans vos projets de Gestion Electronique de Documents et de dématérialisation ?

La méthode que je vous propose et que j’applique est très simple. Il s’agit de voir grand et durable, tout en commençant petit. Cela permet de construire petit à petit un système robuste, pérenne, solide et sécurisé.

  • Grand, car il faut anticiper les usages à venir. Tous les documents qui pourront être gérés de manière numérique le seront.
  • Durable, à la fois pour pérenniser vos documents, mais également, pour réellement réduire l’impact écologique de votre système de GED.
  • Commencer petit, car c’est le meilleur moyen de réussir vos projets de dématérialisation. Il faut rester à taille humaine et réussir les changements occasionnés.

Grand et petit à la fois, nécessite de savoir faire de l’approche projet hybride, du prédictif avec de la planification pour la vision à moyen terme, et de l’agilité pour de petits cycles.

Avec cette approche, je peux vous dire que là où il y a de la GED, il y a du plaisir !

Pour prendre du plaisir dans vos projets GED, n’hésitez pas à nous contacter pour en parler.

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GreenIT – Les impacts écologiques de la dématérialisation des documents

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Sur le chemin d’un numérique responsable et soutenable, la dématérialisation des documents est-elle forcément écologique ? C’est la question que je me suis posée avec les participants à une formation autour des projets de dématérialisation.

Voici quelques éléments pour bien comprendre quand un projet de dématérialisation est écologique.

Quels sont les éléments impactant dans une dématérialisation des documents

Eléments impactant (au sens environnemental) liés aux usages métiers de la dématérialisation des documents :

  • Accès à l’information : nombre de recherches (voir : L’impact environnemental des moteurs de recherches)
  • Envoi d’email avec pièces jointes (entre 17 et 30 grammes équivalent CO² pour un mail avec 1Mo en fichier attaché)
  • Travail documentaire séquentiel
  • Envoi d’email en copie « à la terre entière » 
  • Trop de versions de documents
  • Resaisies dans l’application métier de données existantes
  • Imprimer systématiquement des emails et autres documents
  • Faire imprimer les documents par un tiers “on déplace le problème chez le client”
  • Trop de validation et trop de signatures
  • Travailler avec trop de support

Eléments impactant liés à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) ou de dématérialisation :

  • Sous-utiliser un support de stockage
  • Architecture de serveurs physiques non virtualisés
  • Gestion de la dématérialisation en silo : 1 application métier avec 1 GED
    • 1 GED courrier
    • 1 GED RH
    • 1 GED fournisseur
    • 1 GED client
    • etc.
  • Accès On-line systématique pour consulter les documents (voir : Les « neutralités carbone » des entreprises du numérique)
  • Garder et sauvegarder tous les documents sans limites de temps
  • Multiplier les équipements participants à la dématérialisation :
  • Pas de dé-commissionnement des applications et serveurs obsolètes
  • Solution de dématérialisation imposant une version d’OS récente pour les utilisateurs ou client
    • Exemple 1 : imposer Windows 11 pourrait :
      • Entraîner l’obsolescence de 240 millions de PC  dans le monde
      • Entraîner 14 milliards de tonnes de terre excavée pour fabriquer les nouveaux PC
    • Exemple 2 : imposer l’usage de la 5G pourrait :
      • Entraîner 1,4 Milliards Kg Eq. CO² pour les smartphones en France et 21,9 Milliards de litres d’eau (source : greenit.fr)
  • Faire appel à un prestataire ou une équipe de consultants distants
    • Exemple : un projet ayant lieu dans les DOM-TOM faisant appel à un prestataire se trouvant dans l’hexagone et faisant plusieurs allers / retour par avion pour le projet de dématérialisation
  • Solution faisant appel à de l’IA fortement énergivore et consommatrice d’eau dans sa phase d’apprentissage (pour aller plus loin )

Quels sont les gains écologiques de la dématérialisation ?

Eléments permettant de réduire l’impact écologique liés aux activités métiers autour des documents dématérialisés :

  • Simplifier les validations et signatures
  • Indexation et moteur de recherche optimisé
  • Réduction des déplacements et de l’usage des véhicules de transport
    • Réduction des déplacements de documents
    • Réduction des déplacements des collaborateurs pouvant travailler à distance sur les documents
    • Réduction des déplacements des clients avec les services en ligne
  • Réduire les durées de conservation des documents, élimination du stockage inutile
  • Réduire la taille des bâtiments réservés à l’archivage physique
  • Réduire l’usage de l’impression et du papier
    • Réduction de la consommation de papier
    • Réduction de la consommation d’encre
    • Réduction du nombre d’équipements d’impression

Eléments permettant de réduire l’impact écologique lié à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) :

  • Adapter le SI aux durées de conservation
  • Optimisation des ressources système et numérique
  • Solutions transverses (GED d’entreprise et non verticale)
  • Architecture virtualisée VM
  • Emails ou solution collaborative sans attachement de documents
  • Purge de données
  • Mutualisation des solutions et offres de services uniques pour plusieurs organismes (portail unique par thématique)
  • Monitoring

Les axes d’amélioration notables pour une dématérialisation réellement écologique

En partant des informations ci-dessus et en se basant sur les dernières études d’impacts du numérique (source : numerique-au-bureau-jusqua-60-de-notre-budget-annuel-soutenable), on peut identifier des pistes d’actions prioritaires pour les projets de dématérialisation des documents :

  • La fabrication des équipements des utilisateurs contribue majoritairement à l’épuisement des ressources abiotiques. Il faut donc continuer à réduire le taux d’équipement et allonger leur durée de vie. Un projet de dématérialisation doit veiller à ne pas entraîner l’ajout d’équipements de type écrans, ordinateurs, scanners… ;
  • La consommation d’électricité de l’infrastructure (centres informatiques, cloud et réseaux) représente 81 % de la dépense énergétique globale (en énergie primaire). Elle induit des impacts tels que les radiations ionisantes, l’épuisement des ressources fossiles et l’émission de particules fines (surtout en dehors de la France). Il faut donc réduire la consommation électrique de l’infrastructure (et donc écoconcevoir les services numériques pour utiliser moins de serveurs et de réseaux) ;
  • La téléphonie et les impressions sont des domaines à faibles impacts environnementaux (comparé aux autres domaines). La dématérialisation doit tout de même permettre d’agir fortement sur cet axe, en diminuant la quantité du papier consommé chez toutes les parties prenantes du projet.

La compilation des plans d’action individuels des organisations qui ont participé à la 9ème édition du Benchmark Green IT fait ressortir 4 actions prioritaires, vos projets de dématérialisation doivent les appliquer :

  1. Réduire le taux d’équipement par utilisateur et notamment éviter le 2ème écran, surtout s’il est de technologie LED/OLED ;
  2. Allonger la durée de vie de tous les équipements (sans oublier l’infrastructure) en systématisant le réemploi plutôt que le recyclage des équipements fonctionnels ;
  3. Réduire les kilomètres des collaborateurs DSI et prestataires en favorisant le télétravail et mettant en place un Plan de Mobilité (PDM), et en évitant de faire appel à des consultants qui se déplacent en avion pour participer à vos projets ;
  4. Ecoconcevoir les services numériques pour réduire les impacts associés à l’utilisation en réduisant le nombre de serveurs et la quantité de “réseaux” nécessaires. (un guide et des informations ici)

Conclusion

La dématérialisation apporte des gains d’argents, de temps, et d’espace, mais pas nécessairement des gains écologiques. Cependant, il est possible de faire en sorte d’apporter des gains sur cet axe écologique, si le projet mis en œuvre fait une étude d’impacts et travaille sur les axes d’améliorations clairement identifiés à ce jour pour le domaine du numérique.

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Gestion de Projet – Les citations de l’aviation applicables à la gestion de projets

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Faire des analogies à l’aviation en gestion de projets est souvent très utile, car en termes de management, l’aviation a plusieurs années d’avance sur les autres secteurs, car tout accident est bien souvent mortel.

Comment appliquer les citations de l’aviation à la gestion de projets ? C’est ce que je vous propose ici.

1 km de route ne mène nulle part. 1 km de piste de décollage mène partout !

Traduction : ce n’est pas tout de lancer un projet, encore faut-il le lancer dans de bonnes conditions. Un avion a besoin d’une piste de décollage, un projet, d’un bon cadrage, d’une bonne équipe et de sens. Si le projet est lancé dans de bonnes conditions, il peut vous mener très loin !

Nous pouvons arriver à vaincre la pesanteur. Pas la paperasserie.– Wernher von Braun

Traduction : un projet peut aboutir sans un excès de formalisme, c’est le résultat qui compte.

Apprends et regarde les erreurs des autres, car tu ne vivras pas assez longtemps pour avoir le temps de les faire toutes.

Traduction : un bon chef de projet doit être capable de prendre du retour d’expériences d’autres projets.

Mieux vaut être au sol et avoir envie d’être en l’air que d’être en l’air et d’avoir envie d’être au sol.

Traduction : il faut savoir dire non à un projet qui va nous mettre dans une situation ingérable.

Nous devons voler et tomber… voler et tomber… jusqu’à ce que nous puissions voler sans tomber ! – Otto Lilienthal

Traduction : faire des erreurs en conduite de projet nous sert à apprendre, le pire, c’est de faire des erreurs et de ne pas en retirer de l’expérience.

Lorsque tout semble aller contre vous, souvenez-vous que les avions décollent toujours face au vent.– Henry Ford

Traduction : un projet également décolle face au vent, car il est souvent novateur et doit donc aller contre certaines pratiques bien ancrées, c’est bien dans ces conditions qu’il peut être novateur.

Si quiconque devait obtenir des ailes et voler jusqu’au sommet du ciel, enfin il comprendrait entièrement le monde dans lequel il vit. – Socrate

Traduction : un des co-bénéfices de la conduite de projet, c’est qu’elle nous aide à mieux comprendre le monde dans lequel nous vivons.

En aéronautique il y a au moins trois choses qui ne servent à rien :
– Le carburant qu’on laisse à la pompe
– Au décollage la piste qui est derrière
– En vol l’altitude qui est au-dessus
(En résumé, on fait le plein, on met les gaz en début de piste, et on vol suffisamment haut.)

Traduction : En conduite de projet, on se prépare avant de lancer le projet. On vérifie les délais, les objectifs, les moyens humains, le budget. Au moment du lancement, on cadre bien le projet et on clarifie tout ce qui doit l’être. Pendant la réalisation, on se focalise sur la qualité des livrables en cours et on garde une bonne vision de là où l’on veut aller.

Il n’y a pas de « bons pilotes » il n’y a que de vieux pilotes…L’expérience n’est pas un total d’heures de vol, mais les enseignements qu’on en a tirés.

Traduction : Il n’y a pas de « bons chef de projet », il n’y a que de vieux chefs de projet qui sont toujours dans ce métier et qui savent tirer les enseignements des projets déjà réalisés ou observés.

Et pour terminer, une dernière qui provient de mon instructeur de pilote de planeur :

Quand tu pilotes, ne sois pas dans ta machine, sois devant ta machine.

Traduction : Quand tu gères un projet, ne sois pas nez dans le guidon de ton projet, sois toujours devant, dans l’anticipation et dans l’écoute de ce qui se passe autour de toi. En résumé, en conduite de projet, il faut toujours avoir un temps d’avance.

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