Archive d’étiquettes pour : Dématérialisation

Sur le chemin d’un numérique responsable et soutenable, la dématérialisation des documents est-elle forcément écologique ? C’est la question que je me suis posée avec les participants à une formation autour des projets de dématérialisation.

Voici quelques éléments pour bien comprendre quand un projet de dématérialisation est écologique.

Quels sont les éléments impactant dans une dématérialisation des documents

Eléments impactant (au sens environnemental) liés aux usages métiers de la dématérialisation des documents :

  • Accès à l’information : nombre de recherches (voir : L’impact environnemental des moteurs de recherches)
  • Envoi d’email avec pièces jointes (entre 17 et 30 grammes équivalent CO² pour un mail avec 1Mo en fichier attaché)
  • Travail documentaire séquentiel
  • Envoi d’email en copie « à la terre entière » 
  • Trop de versions de documents
  • Resaisies dans l’application métier de données existantes
  • Imprimer systématiquement des emails et autres documents
  • Faire imprimer les documents par un tiers “on déplace le problème chez le client”
  • Trop de validation et trop de signatures
  • Travailler avec trop de support

Eléments impactant liés à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) ou de dématérialisation :

  • Sous-utiliser un support de stockage
  • Architecture de serveurs physiques non virtualisés
  • Gestion de la dématérialisation en silo : 1 application métier avec 1 GED
    • 1 GED courrier
    • 1 GED RH
    • 1 GED fournisseur
    • 1 GED client
    • etc.
  • Accès On-line systématique pour consulter les documents (voir : Les « neutralités carbone » des entreprises du numérique)
  • Garder et sauvegarder tous les documents sans limites de temps
  • Multiplier les équipements participants à la dématérialisation :
  • Pas de dé-commissionnement des applications et serveurs obsolètes
  • Solution de dématérialisation imposant une version d’OS récente pour les utilisateurs ou client
    • Exemple 1 : imposer Windows 11 pourrait :
      • Entraîner l’obsolescence de 240 millions de PC  dans le monde
      • Entraîner 14 milliards de tonnes de terre excavée pour fabriquer les nouveaux PC
    • Exemple 2 : imposer l’usage de la 5G pourrait :
      • Entraîner 1,4 Milliards Kg Eq. CO² pour les smartphones en France et 21,9 Milliards de litres d’eau (source : greenit.fr)
  • Faire appel à un prestataire ou une équipe de consultants distants
    • Exemple : un projet ayant lieu dans les DOM-TOM faisant appel à un prestataire se trouvant dans l’hexagone et faisant plusieurs allers / retour par avion pour le projet de dématérialisation
  • Solution faisant appel à de l’IA fortement énergivore et consommatrice d’eau dans sa phase d’apprentissage (pour aller plus loin )

Quels sont les gains écologiques de la dématérialisation ?

Eléments permettant de réduire l’impact écologique liés aux activités métiers autour des documents dématérialisés :

  • Simplifier les validations et signatures
  • Indexation et moteur de recherche optimisé
  • Réduction des déplacements et de l’usage des véhicules de transport
    • Réduction des déplacements de documents
    • Réduction des déplacements des collaborateurs pouvant travailler à distance sur les documents
    • Réduction des déplacements des clients avec les services en ligne
  • Réduire les durées de conservation des documents, élimination du stockage inutile
  • Réduire la taille des bâtiments réservés à l’archivage physique
  • Réduire l’usage de l’impression et du papier
    • Réduction de la consommation de papier
    • Réduction de la consommation d’encre
    • Réduction du nombre d’équipements d’impression

Eléments permettant de réduire l’impact écologique lié à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) :

  • Adapter le SI aux durées de conservation
  • Optimisation des ressources système et numérique
  • Solutions transverses (GED d’entreprise et non verticale)
  • Architecture virtualisée VM
  • Emails ou solution collaborative sans attachement de documents
  • Purge de données
  • Mutualisation des solutions et offres de services uniques pour plusieurs organismes (portail unique par thématique)
  • Monitoring

Les axes d’amélioration notables pour une dématérialisation réellement écologique

En partant des informations ci-dessus et en se basant sur les dernières études d’impacts du numérique (source : numerique-au-bureau-jusqua-60-de-notre-budget-annuel-soutenable), on peut identifier des pistes d’actions prioritaires pour les projets de dématérialisation des documents :

  • La fabrication des équipements des utilisateurs contribue majoritairement à l’épuisement des ressources abiotiques. Il faut donc continuer à réduire le taux d’équipement et allonger leur durée de vie. Un projet de dématérialisation doit veiller à ne pas entraîner l’ajout d’équipements de type écrans, ordinateurs, scanners… ;
  • La consommation d’électricité de l’infrastructure (centres informatiques, cloud et réseaux) représente 81 % de la dépense énergétique globale (en énergie primaire). Elle induit des impacts tels que les radiations ionisantes, l’épuisement des ressources fossiles et l’émission de particules fines (surtout en dehors de la France). Il faut donc réduire la consommation électrique de l’infrastructure (et donc écoconcevoir les services numériques pour utiliser moins de serveurs et de réseaux) ;
  • La téléphonie et les impressions sont des domaines à faibles impacts environnementaux (comparé aux autres domaines). La dématérialisation doit tout de même permettre d’agir fortement sur cet axe, en diminuant la quantité du papier consommé chez toutes les parties prenantes du projet.

La compilation des plans d’action individuels des organisations qui ont participé à la 9ème édition du Benchmark Green IT fait ressortir 4 actions prioritaires, vos projets de dématérialisation doivent les appliquer :

  1. Réduire le taux d’équipement par utilisateur et notamment éviter le 2ème écran, surtout s’il est de technologie LED/OLED ;
  2. Allonger la durée de vie de tous les équipements (sans oublier l’infrastructure) en systématisant le réemploi plutôt que le recyclage des équipements fonctionnels ;
  3. Réduire les kilomètres des collaborateurs DSI et prestataires en favorisant le télétravail et mettant en place un Plan de Mobilité (PDM), et en évitant de faire appel à des consultants qui se déplacent en avion pour participer à vos projets ;
  4. Ecoconcevoir les services numériques pour réduire les impacts associés à l’utilisation en réduisant le nombre de serveurs et la quantité de “réseaux” nécessaires. (un guide et des informations ici)

Conclusion

La dématérialisation apporte des gains d’argents, de temps, et d’espace, mais pas nécessairement des gains écologiques. Cependant, il est possible de faire en sorte d’apporter des gains sur cet axe écologique, si le projet mis en œuvre fait une étude d’impacts et travaille sur les axes d’améliorations clairement identifiés à ce jour pour le domaine du numérique.

 

Pour du numérique responsable

La situation globale du climat et notre niveau de connaissance scientifique sur le sujet ne laissent plus de doute, il faut agir.

Le numérique et la dématérialisation sont souvent présentés comme des solutions écologiques, car elles participent à la limitation des déplacements et d’utilisation de support physique, comme le papier. Cependant, le numérique serait responsable de plus de 4% des émissions de gaz à effet de serre (GES), et surtout, cet impact serait en pleine croissance.

A travers nos activités et nos rôles dans les projets numériques, nous devons veiller à ce que cela reste un moyen pour participer à la transition et pas un outil qui contribue toujours davantage à la hausse des émissions.

Voici quelques liens et ressources utiles pour que vous puissiez à votre niveau, participer, principalement, en tant que professionnel de l’information, à cette lutte et à initier des démarches de sobriété numérique.

Les liens et ressources pour du développement Web écologique

Auditez votre site internet | Ecoindex
http://www.ecoindex.fr/

LOW←TECH MAGAZINE / This is a solar-powered website, which means it sometimes goes offline
https://solar.lowtechmagazine.com/

Le livre « Ecoconception Web / les 115 bonnes pratiques » de Frédéric Bordage.

Le lien vers le rapport de la convention citoyenne

Voir le chapitre « Produire et travailler » – « Accompagner l’évolution du numérique pour réduire ses impacts environnementaux ».

https://propositions.conventioncitoyennepourleclimat.fr/

Les liens vers les ressources sur l’écologie et le numérique

Green IT – la communauté des acteurs de la sobriété numérique et du numérique responsable (Green IT, low-tech numérique, écoconception web et de service numérique, etc.)
https://www.greenit.fr/

Think tank – The Shift Project
https://theshiftproject.org/

Collectif conception numérique responsable
https://www.conception-numerique-responsable.com/

EcoInfo – Pour une informatique éco-responsable
https://ecoinfo.cnrs.fr/

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MSI.nc à l’honneur dans un magazine de référence dans le domaine du digital et de la dématérialisation ! Cela fait plaisir d’être reconnu à 20 000 km du lieu où j’interviens ! Un grand merci à Archimag de m’avoir permis de m’exprimer sur un domaine qui me passionne : la gestion de projets et la gestion des acteurs ! 👍😀

Le lien :

https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/03/03/comment-bien-distribuer-roles-gestion-projet

Pour rappel, mes articles autour de la gestion de projet :

Les formations que j’anime autour de la gestion de projets :

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Digitalisation et liberté, faut-il choisir ?

Je suis tombé récemment sur un article où un intervenant, expert du digital, président d’une société internationale avec plus de 900 collaborateurs dans le monde (mais je ne citerais pas son nom) déclarait que « l’anxiété que l’on met autour des technologies de digitalisation et dématérialisation n’est pas justifiée » ! Etant présent sur terre au moment des révélations d’Edward Snowden (ce qui ne doit pas être le cas de cet intervenant qui semble avoir un très gros égo lui permettant d’être assez souvent en orbite !), j’ai trouvé cela assez fort comme certitude de la part d’un expert en digitalisation.

Me concernant, je n’ai que des doutes sur ce sujet là où cet expert semble avoir que des certitudes !

Pour justifier le fait que la dématérialisation et la digitalisation de nos sociétés n’ont aucun impact sur nos vies privées, cet expert nous rassure en indiquant que l’utilisation de nos données privées n’exerce pas de pression sociale plus forte ou moins forte que la pression sociale qui s’exerçait jadis dans nos villages. SIC! Moi qui suis né dans un village à la fin des années 1960 avant l’avènement de l’informatique, je peux vous dire qu’il n’y a jamais eu aucune divulgation sur ma vie privée et donc strictement aucune pression. Sur la place du village, personne n’était informé et n’avait accès à mon « histoire » et à ce que j’avais fait, vu, échangé, ni avec qui, avec quoi, comment… Aucun de mes recruteurs par la suite, n’a pu retrouver depuis son téléphone, son ordinateur, ou devrais-je dire, depuis son minitel, traces de mes origines, de mes relations, de mes exploits de jeunesse, de mes croyances.

Dans cet article, cet expert, enfonce le clou sur le concept de vie privée, qui pour lui, est revenu à la mode il n’y a pas si longtemps que ça. Pour lui toujours, c’est un sujet que l’on aime mettre sur la place publique, mais il ne préoccupe pas les gens le matin quand ils se réveillent.

C’est bien pourquoi il faut dédier ce 28 janvier à la protection des données.

En effet, force est de constater que tout va bien dans le meilleur des mondes pour les leaders du digital !

C’est bien triste ce peu de cas que l’on fait de nos données personnelles au niveau de ces grands groupes du digital.

Le 28 janvier – Une journée dédiée à la protection des données

En 2020, nos données à caractère personnel sont un peu partout, stockées en masse et font l’objet de traitements dans tous les secteurs : domaines publics, secteur de la santé, transaction financière, utilisation de services, lors de nos déplacements ou lors de toutes activités sur internet.

Et en 2020, les particuliers ne sont pas conscients des risques liés à la protection de leurs données à caractère personnel.

Il est donc très utile, au vu du pouvoir pris par les GAFAM, et au vu des discours très peu professionnels de certain expert leader dans le digital, de consacrer une journée sur la protection des données pour communiquer et sensibiliser sur le sujet.

Pour rappel, quelques conseils concernant vos données digitales

Je me permets donc, en cette journée consacrée à la protection des données, de vous faire quelques rappels

Ne communiquez pas n’importe quelle information sans vous demander pourquoi

Dès que l’on vous demande en ligne des informations personnelles, demandez-vous pourquoi ces renseignements sont nécessaires, quel usage va en être fait, et par qui ? N’oubliez pas qu’aujourd’hui, les capacités de l’informatique vont permettre de conserver à vie ces informations.

Renseignez-vous sur l’entreprise qui est derrière la demande de données personnelles

Aujourd’hui, tout site Web qui collecte des données doit vous donner sa politique de gestion de vos informations.

Agissez et soyez maître de vos données personnelles

Si vous avez un doute sur l’usage de vos données personnelles au niveau d’une organisation, prenez contact avec eux. En général, cette organisation sera attentive à votre préoccupation et vous fera un retour. Vous pouvez également faire du préventif, en refusant d’être contacté, en refusant les cookies, en retirant votre mail des nombreuses listes de diffusion…

Protégez certaines de vos données sensibles

Ayez une version floutée de votre passeport ou de votre carte nationale d’identité pour pouvoir la transmettre sans détournement d’usage. Rappelez-vous que le responsable d’un traitement de données personnelles ne peut collecter que les données d’identification qui sont pertinentes pour ce qu’il a l’intention d’en faire. Il doit également signaler quelles données il collectera et l’usage qu’il en fera. Rappelez-vous que Les copies de la carte d’identité étant par essence sensibles, puisque pouvant servir à des usurpations d’identité, ne doivent pas être conservées, sauf en cas de nécessité particulière qu’il faut alors justifier. Pour information, les banques font exceptions à cette règle de conservation de votre document d’identité. Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent, les banques ont obligation de prendre une copie de votre carte d’identité.

Protégez vos équipements contenant vos données personnelles

La protection de vos équipements numérique par un mot de passe fiable ou une identification biométrique est un minimum. Idéalement, le contenu sensible se trouvant sur ces derniers devrait être chiffré.

Protégez vos identifiant et mot de passe

Votre identité en tant qu’individu revêt désormais une dimension digitale et connectée (pseudo, identifiant, adresse mail, profil, avatar, etc.). Si vous souhaitez protéger votre identité, vous devez choisir des mots de passe difficile à deviner (au moins huit caractères en utilisant des lettres, des chiffres et des symboles) et différent pour chaque site Web, compte ou appareil. Protégez votre moyen de conservation de ces différents mots de passe.

Protégez vos échanges

Si vous devez transmettre à un tiers des données personnelles, pensez à privilégier des modes d’échanges sécurisés. Pour cela, vérifiez, si c’est une activité en ligne, que le site est crypté (site Web en HTTPS et validité du certificat associé), si c’est via messagerie instantanée, privilégiez une messagerie cryptée de bout en bout comme Signal, plutôt que celles détenues par Facebook (Messenger, WatsApp, Instagram sont donc à éviter) et évitez la pièce jointe par mail non protégée.

Modifiez les paramètres de confidentialité par défaut

Il est souvent possible de modifier les paramètres de confidentialité. Pensez à les modifier, par exemple, la géolocalisation, la visibilité de vos informations personnelles sur les réseaux sociaux.

Pensez à supprimer les informations personnelles

Avant de vendre, de recycler ou de vous désabonner, assurez-vous d’effacer vos données personnelles. Si vous avez affaire à une organisation, demandez-leur quand et comment seront détruites les données qui vous concernent.

Renseignez-vous auprès des instances pour connaître vos droits

Si vous êtes européen, renseignez-vous sur vos nouveaux droits liés au RGPD, si vous êtes français, renseignez-vous auprès de la CNIL.