Vous devez participer à l’un de vos premiers projets avec une méthodologie de type Agile ! Bienvenue dans ces approches de projets qui donnent de l’importance aux individus et à leurs interactions.
Vous allez vous sentir proche de l’équipe de réalisation, avec beaucoup d’interactions avec chaque membre de l’équipe. C’est ce qui fait la force de ces approches projets Agile.
En effet, parmi les quatre grandes valeurs de l’approche Agile, on retrouve la notion d’équipe – « Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils » et la collaboration – « La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle ».
Mais quelle déception dès les premiers échanges avec l’équipe informatique pour un francophone ! Dès le départ, on se retrouve avec un jargon abscons pour un non-anglophone. N’est-il pas possible en informatique de se mettre à la portée des individus, et de prendre en compte leur langue ! L’approche d’un projet avec l’agilité, c’est d’être plus humain, et donc d’éviter de perdre du monde en route avec un anglicisme abscons !
Alors, ci-dessous, je liste tous les mots, sigles, acronymes et expressions que j’entends et que j’essaye de rendre compréhensibles par tous.
Expression Agile
Traduction
Product Owner
Responsable du projet côté équipe métier, commanditaire du projet, celui qui représente l’équipe ou les utilisateurs qui vont utiliser au final l’outil
Stakeholders
Partie prenante, utilisateurs qui vont utiliser ou dont le travail va être impacté par l’outil
User story
Cas d’usage de l’outil, ou récit utilisateur… Cela s’exprime simplement en français avec des phrases de types : En tant que [personne / fonction / rôle], je souhaite [souhait] afin de [but / résultat]
Sprint
Sprint, itération, lot, ou un cycle de réalisation avec un résultat visualisable pour l’équipe, ou une itération de réalisation de l’outil final
Backlog
Liste de fonctionnalités ou des besoins du projet
Scrum
Mêlée : méthode d’organisation du projet pour sa réalisation
Sprint review
Retour et révision en équipe sur les derniers livrables avec une critique objective et constructive pour s’améliorer
Kanban
Flux de travail, tableau de travail
Epic
Regroupement de besoins utilisateur en ensemble logique
Story points
Estimation de charge de travail pour la réalisation du prochain cycle, pour évaluer si c’est réalisable ou non
Cette liste n’est pas exhaustive. Si vous avez des propositions de corrections ou d’ajouts, je suis preneur. Le but étant que tous, nous puissions nous sentir bien, et impliqués dans nos projets…
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https://www.msi.nc/wp-content/uploads/incomprehension.jpg12301500Xavier Liénart/wp-content/uploads/msi-2020-1.pngXavier Liénart2020-03-30 11:39:482020-09-07 17:45:43Participer à un projet agile pour un non-anglophone
MSI.nc à l’honneur dans un magazine de référence dans le domaine du digital et de la dématérialisation ! Cela fait plaisir d’être reconnu à 20 000 km du lieu où j’interviens ! Un grand merci à Archimag de m’avoir permis de m’exprimer sur un domaine qui me passionne : la gestion de projets et la gestion des acteurs ! 👍😀
https://www.msi.nc/wp-content/uploads/MSI_nc-Archimag-Xavier_Lienart.png775845xlienart/wp-content/uploads/msi-2020-1.pngxlienart2020-03-05 09:54:142020-03-05 09:54:16MSI.nc mis à l’honneur dans le magazine de référence sur la dématérialisation : Archimag
MSI.nc, avec la solution ABBYY FlexiCapture, a pour objectif d’offrir un moteur d’analyse de classe mondiale pour libérer les données qui sont emprisonnées dans des documents semi-structurés (factures, bons de commande, bons de travail, bons d’expédition, relevés bancaires, documents d’identités…) et des formulaires.
FlexiCapture fournit des outils puissants pour intégrer des étapes personnalisées et des modules externes, ainsi que des flux de travail personnalisables à l’aide de scripts, de sorte qu’il s’adapte parfaitement à la façon dont chaque organisation travaille.
ABBYY FlexiCapture est un logiciel d’imagerie documentaire et d’extraction de données extrêmement précis et évolutif qui transforme automatiquement les documents de n’importe quelle structure, langue ou contenu en données utilisables et accessibles prêtes à l’emploi. Grâce à une classification intelligente à auto-apprentissage et à des technologies de reconnaissance de pointe, FlexiCapture peut remplacer les processus manuels sujets aux erreurs par une classification et une capture automatique des données présente dans les documents.
Ainsi, plutôt que d’avoir un humain qui saisit manuellement les données d’un formulaire de commande ou de facture dans un système financier, l’objectif est d’accélérer le processus en collectant automatiquement les données et en les transmettant électroniquement au système métier. Flexible et personnalisable, FlexiCapture peut gérer pratiquement tous les scénarios de traitement de documents et peut être adapté aux flux de travail et aux réglementations de toute entreprise.
MSI.nc l’a déjà mis en place sur du traitement de factures fournisseur, du dossier de déclaration en Douane, des dossiers juridiques, des documents d’identités client, du formulaire déclaratif…
Acquisition et entrée de documents
Poste de travail de type scanner
FlexiCapture Scanning Station permet une numérisation facile avec n’importe quel périphérique compatible TWAIN, ISIS ou WIA et est disponible en version client léger et client lourd. La station de numérisation comporte des profils de numérisation qui permettent de définir des paramètres prédéfinis pour les applications à appliquer à des lots spécifiques. Lors de la numérisation d’un nouvel ensemble de documents, l’utilisateur n’a qu’à choisir le bon profil dans un menu déroulant.
Acquisition depuis un dossier partagé et un serveur de fichiers
FlexiCapture permet d’importer et de traiter des fichiers et des images PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP et autres formats depuis un dossier local, un dossier partagé ou des documents reçus via un portail ou par courrier électronique. Il est donc possible de traiter des documents déjà existants au format numérique.
Traitement et amélioration de l’image
Les images préchargées ou numérisées peuvent être améliorées avant le traitement à l’aide de fonctions telles que la rotation, le redressement, le masquage de données sensibles, etc.
Format de document en entrée de FlexiCapture
Types de documents que vous pouvez traiter automatiquement avec ABBYY FlexiCapture
Il existe différents types de documents que vous pouvez capturer :
Des formulaires fixes – ce sont des formulaires qui ont un format fixe et qui ne changent pas très souvent (par exemple, formulaires d’enquête, formulaires de demande). Ils peuvent avoir été créés par votre entreprise ou un tiers. Si vous avez le contrôle sur la conception du formulaire, c’est très bien, car un document conçu pour la saisie automatique des données donnera de bien meilleurs résultats.
Des formulaires flexibles – ce sont des formulaires qui peuvent contenir la même base de données répétable, mais qui n’ont pas de structure fixe (par exemple Lettre de candidature, certificat d’essai)
Documents administratifs, commerciaux – il s’agit de documents dont le format peut varier, mais qui ont des champs de données communs que vous souhaitez capturer (par exemple, factures, bons de commande)
Reconnaissance des données
L’étape de reconnaissance comprend l’assemblage des documents, la classification ou identification du document, l’extraction du texte et des données et la validation automatique. Ces étapes sont exécutées simultanément en mode sans surveillance.
Assemblage automatique de documents multipages à partir d’un mélange de pages
FlexiCapture peut assembler automatiquement des documents de plusieurs pages. Cela peut reposer sur des séparateurs (pages blanches insérées entre deux documents), des compteurs de pages ou des algorithmes avancés de classification ABBYYY qui permettent la détection automatique des pages appartenant à des documents différents.
Classification automatisée par base d’images
Classification basée sur le contenu
Classification basée sur des règles
Toute combinaison de ce qui précède
Types de données pouvant être extraites par ABBYY FlexiCapture
AbbyyFlexiCapture peut extraire un certain nombre de types de données :
Texte d’ordinateur
Ce sont des caractères qui ont été créés et imprimés par un système informatique. Les résultats de la reconnaissance optique de caractères (OCR) sont généralement très bons.
Écriture manuscrite
Il s’agit d’un texte qui a été écrit par un être humain. Tant que l’écriture manuscrite est placée dans des boîtes sans contrainte et écrite à l’encre noire, les résultats de l’OCR seront bons, mais une certaine vérification manuelle est inévitable.
Cases à cocher
Comme ci-dessus, mais les cases à cocher et les croix sont cochées dans les cases restreintes.
Codes à barres
Presque tous les formats de codes à barres peuvent être lus rapidement et de manière fiable. C’est un excellent moyen de relier rapidement un document à un enregistrement sur votre système d’entreprise.
Signatures/Images
Les signatures/images peuvent être facilement capturées à partir de régions spécifiques sur un formulaire ou un document.
Vérification
Vérification de groupe
La vérification de groupe pour les coches et les chiffres est appliquée à tous les documents sous la forme de projets de reconnaissance. Les chiffres identiques d’un lot de documents entier sont affichés ensemble.
Vérification champ par champ
La vérification des champs vérifie les champs de données un par un.
Vérification dans la fenêtre du document
Les résultats de reconnaissance de tous les champs de données requis sont simultanément visualisés et comparés à l’image originale. Les informations qui ne sont pas reconnues avec succès, comme le texte manuscrit ou les notes, peuvent être tapées manuellement dans les champs.
Exporter les résultats
Type export donnée FlexiCapture
FlexiCapture offre plusieurs options d’exportation :
Tout système ERP et de workflow d’approbation des factures
Toute application externe grâce à l’utilisation de modules de scripts personnalisés
Administration et surveillance
Console d’administration et de supervision en mode Web
FlexiCapture inclut une console d’administration et de supervision en mode Web qui permet une supervision 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit. Un administrateur peut facilement gérer les droits des utilisateurs, vérifier les journaux d’événements, afficher des rapports standard ou générer des rapports de performance personnalisés.
Notifications et alertes par courriel
Les administrateurs peuvent choisir de recevoir des alertes par e-mail pour des événements importants, tels que des erreurs, des expirations de licence ou des limites de nombre de pages. Les administrateurs peuvent également être avertis de l’imminence d’un débordement de base de données, de l’épuisement de l’espace disque, des demandes de droits d’accès ou de l’échec de tentatives de connexion.
Options de personnalisation et d’intégration
Le logiciel d’imagerie et de reconnaissance de documents ABBYY peut être adapté aux flux de travail et aux scénarios de traitement individuels des entreprises. Les scripts, exécutés entre les étapes de traitement, permettent à FlexiCapture de modifier le traitement des documents pour répondre à pratiquement tous les besoins. Les scripts permettent d’étendre le workflow par défaut en l’activant :
Étapes de traitement sur mesure
Connexion à des moteurs OCR/ICR supplémentaires
Utilisation d’outils tiers d’amélioration de l’image
Utilisation de clients de vérification personnalisés
Connexion à la comparaison de signatures et à d’autres modules externes
En plus de ces options, l’API de service Web assure une intégration facile de FlexiCapture dans de nombreuses applications d’entreprise et flux de travail que l’entreprise peut utiliser.
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https://www.msi.nc/wp-content/uploads/Logo_Abbyy-Flexicapture.jpg135850xlienart/wp-content/uploads/msi-2020-1.pngxlienart2019-08-12 15:09:302023-07-23 16:47:46Libérer et exploiter les données qui sont emprisonnées dans vos documents
Mais non, je vais rassurer de suite certains, nos jeunes Scrum Master et Product Owner n’ont jamais eu autant besoin de ce bon vieux chef de projet expérimenté ! Les méthodes agiles ne vont pas tuer les chefs de projets, responsables de projets ou le PMO (Project Management Office – « bureau de gestion de projets »). Par contre, ces métiers sont en évolutions constantes et se professionnalisent. Et c’est tant mieux ! Pour résumer, le chef de projet, c’est un peu comme un roi ! Le chef de projet est mort, vive le chef de projet ! Attention tout de même, l’histoire des rois ne termine pas forcément très bien 😕
Quelles évolutions pour la gestion de projet ?
Petit à petit, le développement de la gestion par projet dans les entreprises a fait prendre conscience de la nécessité de mieux gérer cette approche à la fois au niveau stratégique, organisationnel et humain. Nous assistons a une prise de conscience de la nécessité de créer une cellule ou un service de management des projets. Cela devient de plus en plus un domaine stratégique pour l’entreprise. Et nous assistons à la création de PMO, ou cellule de gestion des projets au sein de plus en plus d’entreprise et d’organisation. Cette création entraîne également la pleine reconnaissance du rôle de chef de projet (ou responsable de projet), au lieu d’ajouter des tâches de gestion de projets à des employés déjà occupés sur d’autres activités.
Quelles évolutions majeures pour le responsable de projet ?
A moins que vous ayez passé les deux dernières années sur l’île Surprise (à vous de chercher où ça se trouve 😆 ), vous savez que désormais le responsable de projet doit être agile … Très bien, mais encore ? Aujourd’hui, les projets doivent être plus flexibles, plus collaboratifs, plus itératifs. Un chef de projet doit désormais s’adapter quasiment en temps réel aux demandes de leurs clients ou commanditaires. Mais dois-je oublier ce que j’ai appris sur la gestion de projet avant l’arrivée de Scrum et consort ?
Non, rassurez-vous avant de repartir immédiatement sur votre atoll (tiens, tiens, je viens de vous donner un indice pour l’île Surprise), le chef de projet doit plus que jamais, gérer les coûts, les approvisionnements, les risques, les parties prenantes, les ressources humaines, la qualité, les livrables, les délais des projets. Et vos connaissances et expériences en matière de conduite de projet restent indispensables et valent de l’or pour les jeunes Scrum Master et Product Owner ! Et l’agile ne va pas vous tuer, mais vous conforter dans votre expérience et savoir faire si vous savez vous adapter à la modification du processus projet. L’Agilité, on en fait tout un tapage médiatique, pour permettre à certains consultants de se justifier, de bien facturer, pour se payer leur prochain séjour sur l’atoll Surprise, mais c’est juste une évolution naturelle des processus de conduite de projet vers une approche plus flexible et plus itérative.
Le Scrum Master, le Product Owner et le chef de projet peuvent-ils cohabiter ensemble sur un même projet ?
Sur des petits projets, pas nécessairement, par contre, sur des projets importants, chacun va gérer sa partie. Le chef de projet est là pour gérer les ressources humaines, le budget, la gestion des parties prenantes, les risques, les approvisionnements… Le Scrum Master et le Product Owner vont quant à eux gérer la réalisation en approche agile en gérant les priorités, la coordination des équipes, le respect des délais à court terme, la qualité des livrables par Sprint, l’intégration en continu…
Mon processus projet doit-il être forcement agile ?
Tout d’abord, il n’y a pas de débat sur un point, l’Agilité est une approche qui va perdurer, même si elle peut prendre un nouveau nom d’ici quelques années pour raison marketing ! Cette approche permet d’augmenter les chances de réussite de beaucoup de projets, particulièrement dans le domaine du développement informatique. Si aujourd’hui, je dois me lancer dans un projet de développement, je n’hésite pas pour adopter cette approche dans mon projet. Et pourtant, sur d’autres types de projets, plus innovants, plus impactant pour l’organisation, plus stratégique, plus long pour leur réalisation, nécessitant beaucoup d’intervenants, je commencerais par une approche plus classique avant d’adopter ou non l’approche agile.
Peut-on imager l’approche agile pour développer un projet d’habitat sur Surprise ? Non, une bonne gestion de projet correctement initialisée avec la prise en compte des parties prenantes (en l’occurrence, pour Surprise, il s’agit des tortues, des frégates, des fous, des raies…) et une gestion du risque vous indiqueront très rapidement qu’il ne faut surtout pas lancer un tel projet, même en approche agile …
Pour terminer, où se trouve l’atoll « de la Surprise » ?
L’atoll de la Surprise est une île corallienne au nord-ouest de la Nouvelle-Calédonie. À ce titre, il est depuis 2008 inscrit avec les lagons de Nouvelle-Calédonie au patrimoine mondial de l’UNESCO.
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https://www.msi.nc/wp-content/uploads/ScrumMaster.png208719xlienart/wp-content/uploads/msi-2020-1.pngxlienart2017-10-04 14:53:012017-10-04 14:53:01Le Scrum Master m’a tuer… MSI.nc enquête sur la disparition du chef de projet !
Et dans note île, quand allons-nous vers le 100% digital ?
En France, une nouvelle étape a été franchie avec l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier. Grâce à ce nouveau cadre, la dématérialisation des factures et des pièces justificatives devrait s’accélérer. Avec ce nouvel arrêté, il s’agit bien désormais d’autoriser les entreprises à détruire les originaux papiers avec un cadre légal. Nous passons là à un stade supérieur de la dématérialisation et une incitation forte au passage au 100% de factures électroniques. Très bien, mais quand est-il pour nous en Nouvelle-Calédonie ?
En effet, cet arrêté est non applicable à la lettre en Nouvelle-Calédonie. D’ailleurs, une recherche sur le sujet dans la base juridique du territoire (http://www.juridoc.gouv.nc/) ne nous retourne aucun résultat :
Jonc numérisation des factures papier
La Calédonie en passe de rattraper son retard et devenir leader dans le domaine de la digitalisation comme dans les années 90 ?
En Nouvelle-Calédonie, la facturation électronique est vivement recommandée et est encouragée pour les secteurs privé et public, sans être une contrainte à ce jour.
Nous pouvons citer l’incitation discrète à la facture électronique pour le Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie dans sa relation avec ses fournisseurs depuis le 1er juillet 2017 : voir les nouvelles modalités de facturation sur le site de la DBAF.
Pourquoi ma référence aux années 90 ? En 1991, la première banque équipée en solution de GED pour gérer ses dossiers clients pour un grand groupe bancaire français implanté dans de nombreux pays fut celle de Nouvelle-Calédonie, avec la solution Docubase ! Aujourd’hui, cette solution est toujours en place, et la Nouvelle-Calédonie peut se vanter d’avoir déjà plus de 25 ans d’expérience dans la digitalisation des processus métier !
Les autres tendances qui montrent que la Nouvelle-Calédonie se dirige aussi vers la digitalisation des échanges
Citons quelques exemples de projets calédoniens de digitalisation des échanges :
Les déclarations en douane avec le projet Dorade mis en production en 2012
Et quelques autres projets, l’aide au logement, le dossier patient, la banque à distance … et la liste est bien plus longue…
Finalement, tous les ingrédients sont là pour une accélération de la digitalisation des échanges en Nouvelle-Calédonie, et par là, une protection de l’île en respectant l’environnement en diminuant la consommation de papier, mais surtout, en diminuant les transports de documents physiques.
Il nous manque juste des textes juridiques applicables en Nouvelle-Calédonie pour éclaircir le cadre juridique de ces nouveaux modes d’échanges … la prise de conscience semble être au rendez-vous. Affaire à suivre…
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