Sur le chemin d’un numérique responsable et soutenable, la dématérialisation des documents est-elle forcément écologique ? C’est la question que je me suis posée avec les participants à une formation autour des projets de dématérialisation.

Voici quelques éléments pour bien comprendre quand un projet de dématérialisation est écologique.

Quels sont les éléments impactant dans une dématérialisation des documents

Eléments impactant (au sens environnemental) liés aux usages métiers de la dématérialisation des documents :

• Accès à l’information : nombre de recherches (voir : L’impact environnemental des moteurs de recherches)
• Envoi d’email avec pièces jointes (entre 17 et 30 grammes équivalent CO² pour un mail avec 1Mo en fichier attaché)
• Travail documentaire séquentiel
• Envoi d’email en copie « à la terre entière » 
• Trop de versions de documents
• Resaisies dans l’application métier de données existantes
• Imprimer systématiquement des emails et autres documents
• Faire imprimer les documents par un tiers “on déplace le problème chez le client”
• Trop de validation et trop de signatures
• Travailler avec trop de support

Eléments impactant liés à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) ou de dématérialisation :

• Sous-utiliser un support de stockage
• Architecture de serveurs physiques non virtualisés
• Gestion de la dématérialisation en silo : 1 application métier avec 1 GED
  • 1 GED courrier
  • 1 GED RH
  • 1 GED fournisseur
  • 1 GED client
  • etc.
• Accès On-line systématique pour consulter les documents (voir : Les « neutralités carbone » des entreprises du numérique)
• Garder et sauvegarder tous les documents sans limites de temps
• Multiplier les équipements participants à la dématérialisation :
  • Scanner pour chaque bureau
  • Doubles écrans pour la consultation des documents (comparer l’impact des équipements sur leur cycle de vie)
  • Tablette biométrique pour chaque guichet
• Pas de dé-commissionnement des applications et serveurs obsolètes
• Solution de dématérialisation imposant une version d’OS récente pour les utilisateurs ou client
  • Exemple 1 : imposer Windows 11 pourrait :
    • Entraîner l’obsolescence de 240 millions de PC  dans le monde
    • Entraîner 14 milliards de tonnes de terre excavée pour fabriquer les nouveaux PC
  • Exemple 2 : imposer l’usage de la 5G pourrait :
    • Entraîner 1,4 Milliards Kg Eq. CO² pour les smartphones en France et 21,9 Milliards de litres d’eau (source : greenit.fr)
• Faire appel à un prestataire ou une équipe de consultants distants
  • Exemple : un projet ayant lieu dans les DOM-TOM faisant appel à un prestataire se trouvant dans l’hexagone et faisant plusieurs allers / retour par avion pour le projet de dématérialisation
• Solution faisant appel à de l’IA fortement énergivore et consommatrice d’eau dans sa phase d’apprentissage (pour aller plus loin )

Quels sont les gains écologiques de la dématérialisation ?

Eléments permettant de réduire l’impact écologique liés aux activités métiers autour des documents dématérialisés :

• Simplifier les validations et signatures
• Indexation et moteur de recherche optimisé
• Réduction des déplacements et de l’usage des véhicules de transport
  • Réduction des déplacements de documents
  • Réduction des déplacements des collaborateurs pouvant travailler à distance sur les documents
  • Réduction des déplacements des clients avec les services en ligne
• Réduire les durées de conservation des documents, élimination du stockage inutile
• Réduire la taille des bâtiments réservés à l’archivage physique
• Réduire l’usage de l’impression et du papier
  • Réduction de la consommation de papier
  • Réduction de la consommation d’encre
  • Réduction du nombre d’équipements d’impression

Eléments permettant de réduire l’impact écologique lié à la conception des projets de Gestion Electronique des Documents (GED) :

• Adapter le SI aux durées de conservation
• Optimisation des ressources système et numérique
• Solutions transverses (GED d’entreprise et non verticale)
• Architecture virtualisée VM
• Emails ou solution collaborative sans attachement de documents
• Purge de données
• Mutualisation des solutions et offres de services uniques pour plusieurs organismes (portail unique par thématique)
• Monitoring

Les axes d’amélioration notables pour une dématérialisation réellement écologique

En partant des informations ci-dessus et en se basant sur les dernières études d’impacts du numérique (source : numerique-au-bureau-jusqua-60-de-notre-budget-annuel-soutenable), on peut identifier des pistes d’actions prioritaires pour les projets de dématérialisation des documents :

• La fabrication des équipements des utilisateurs contribue majoritairement à l’épuisement des ressources abiotiques. Il faut donc continuer à réduire le taux d’équipement et allonger leur durée de vie. Un projet de dématérialisation doit veiller à ne pas entraîner l’ajout d’équipements de type écrans, ordinateurs, scanners… ;
• La consommation d’électricité de l’infrastructure (centres informatiques, cloud et réseaux) représente 81 % de la dépense énergétique globale (en énergie primaire). Elle induit des impacts tels que les radiations ionisantes, l’épuisement des ressources fossiles et l’émission de particules fines (surtout en dehors de la France). Il faut donc réduire la consommation électrique de l’infrastructure (et donc écoconcevoir les services numériques pour utiliser moins de serveurs et de réseaux) ;
• La téléphonie et les impressions sont des domaines à faibles impacts environnementaux (comparé aux autres domaines). La dématérialisation doit tout de même permettre d’agir fortement sur cet axe, en diminuant la quantité du papier consommé chez toutes les parties prenantes du projet.

La compilation des plans d’action individuels des organisations qui ont participé à la 9^ème édition du Benchmark Green IT fait ressortir 4 actions prioritaires, vos projets de dématérialisation doivent les appliquer :

1. Réduire le taux d’équipement par utilisateur et notamment éviter le 2^ème écran, surtout s’il est de technologie LED/OLED ;
2. Allonger la durée de vie de tous les équipements (sans oublier l’infrastructure) en systématisant le réemploi plutôt que le recyclage des équipements fonctionnels ;
3. Réduire les kilomètres des collaborateurs DSI et prestataires en favorisant le télétravail et mettant en place un Plan de Mobilité (PDM), et en évitant de faire appel à des consultants qui se déplacent en avion pour participer à vos projets ;
4. Ecoconcevoir les services numériques pour réduire les impacts associés à l’utilisation en réduisant le nombre de serveurs et la quantité de “réseaux” nécessaires. (un guide et des informations ici)

Conclusion

La dématérialisation apporte des gains d’argents, de temps, et d’espace, mais pas nécessairement des gains écologiques. Cependant, il est possible de faire en sorte d’apporter des gains sur cet axe écologique, si le projet mis en œuvre fait une étude d’impacts et travaille sur les axes d’améliorations clairement identifiés à ce jour pour le domaine du numérique.