GED et SAE : Valeur probante vs valeur probatoire

Dans le cadre de la transformation numérique, la transition entre la Gestion Électronique de Documents (GED) et le Système d’Archivage Électronique (SAE) soulève des questions fondamentales sur la conservation des archives. Comme le SAE permet de garantir la valeur probatoire des documents numériques, il convient de s’interroger sur la pertinence de maintenir encore des copies papier.

Concepts juridiques : comprendre la distinction

La valeur probatoire et la valeur probante sont deux notions juridiques distinctes bien qu’étroitement liées. Elles se rapportent toutes deux à la capacité d’un document ou d’une pièce à influencer une décision judiciaire, mais se concentrent sur des étapes différentes de la procédure.

1. La valeur probatoire : la recevabilité de la preuve

La valeur probatoire désigne la capacité d’un document ou d’un élément à être pris en considération dans le cadre d’un litige. Cela signifie que la pièce est admissible par le tribunal et qu’elle peut être versée aux débats lors d’un procès. Cependant, la valeur probatoire ne garantit pas à elle seule que cet élément sera déterminant dans l’issue du jugement.

2. La valeur probante : la force de persuasion

La valeur probante se réfère quant à elle à la force, la crédibilité et la fiabilité d’une preuve une fois admise. C’est le degré de confiance que le juge ou le tribunal accorde au document pour établir la vérité d’un fait. Une preuve possède une forte valeur probante si elle est jugée incontestable, et une faible valeur probante si son authenticité paraît douteuse ou altérée.

En résumé : La valeur probatoire concerne la recevabilité de la preuve devant la justice, tandis que la valeur probante mesure le poids et la crédibilité de cette preuve dans la décision finale du juge.

Du cadre légal à la pratique : la fin de la conservation papier

Selon l’article 1366 du Code civil, un document numérique dispose d’une valeur juridique équivalente à celle d’un document papier, à condition que son origine et son intégrité puissent être démontrées depuis sa création et tout au long de son cycle de vie.

Ainsi, la valeur probante d’un document numérique repose sur la garantie qu’il n’a subi aucune modification non autorisée. La mise en œuvre d’un SAE robuste s’inscrit pleinement dans les principes du records management (gestion des journaux d’activité) et permet de sécuriser durablement la valeur légale de vos données. Une fois ce système déployé, la suppression des doublons papier peut être envisagée en toute sécurité.

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, comment établir une copie fiable d’un original papier au format numérique ?

Comment procéder, et cette copie numérique, suffit-elle pour détruire l’original papier ?

J’ai entendu dire que l’on pouvait désormais obtenir et conserver une copie fiable numérique depuis un original papier ! Donc, nous serions désormais en mesure, légalement parlant, de supprimer l’original papier et de ne garder que cette copie numérique dématérialisée. C’est bien vrai ça ?

Commençons par le commencement, c’est-à-dire, définir ce qu’est une copie dite fiable aux yeux de la loi

Quels sont les textes de loi en vigueur ?

L’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, remplace l’article 1348 du Code Civil par un nouvel article 1379.

L’article 1379 du Code Civil présume fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un acte, dont l’intégrité est garantie dans le temps. Mais ce décret n’est pas explicitement applicable en Nouvelle-Calédonie.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil.

Très bien, concrètement, comment respecter les exigences de ces textes de loi ?

Soyons concrets, il est donc stipulé que nous pouvons réaliser des copies FIABLES numériques qui ont donc une valeur légale. Oui, mais comment respecter et mettre en œuvre ces textes de loi ? Quelles exigences ma solution de numérisation, de GED pour produire mes copies fiables et pour conserver ces documents numériques doivent-elles respecter ?

Les points à observer avec votre solution de numérisation et de GED

Le procédé de copie doit produire des informations contextuelles sur la réalisation de la copie (art. 2) ;
La qualité du procédé de copie doit être testée et contrôlée (art. 2) ;
L’intégrité de la copie doit être garantie par une empreinte électronique (art. 3).
Cette garantie est présumée acquise lorsque l’empreinte résulte soit : d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS du 23 juillet 2014
La copie est conservée dans des conditions garantissant l’absence d’altération (art. 4) ;
- Les journaux de réalisation des opérations ci-dessus sont conservés aussi longtemps que la copie dans des conditions garantissant leur intégrité (art. 5) ;
- Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont l’objet de mesures de sécurité (art. 6) ;
Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie (art. 7).

Mais dans la vraie vie, que se passe-t-il si je me retrouve face à un juge avec ma copie numérique ?

Imaginons que vous avez mis en œuvre et respecté ces exigences pour créer une copie fiable d’un original papier. Tant que ce document n’est pas remis en cause, tout va bien. Mais que se passe-t-il le jour où l’on remet en cause la validité de cette copie numérique ?

Mettons-nous à la place d’un juge. Il doit vérifier et obtenir confirmation de la validité de la copie numérique pour pouvoir l’accepter et l’instruire. Que va faire le juge ? En général, il va se référer aux textes de loi, et éventuellement, se faire aider par un expert. Ils vont donc se référer à l’état de l’art en matière de dématérialisation à valeur probante. Ils vont donc bien souvent se référer au cadre normatif en vigueur.

Ces cadres normatifs en vigueur à respecter pour la création de la copie fiable numérique et pour sa conservation sont les normes NFZ42-013 et ISO 14641. La jurisprudence confirme l’atout d’être conforme aux spécifications de la norme NF Z 42-013.

Il est également possible d’anticiper cette situation, et se préconstituer la preuve du respect des prescriptions techniques ou organisationnelles de ces normes en obtenant la certification NF 461 de votre solution de numérisation et de GED. On parlera dans ce cas d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) certifié marque NF 461.

MSI.nc vous propose de vous accompagner sur ces sujets pour aller vers une simplification de vos processus métiers avec moins de papier !

Vous avez aimé cet article ? Alors partagez-le avec vos relations en cliquant sur les boutons ci-dessous :

[sgmb id= »1″]

Archive d’étiquettes pour : SAE