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MSI.nc, avec la solution ABBYY FlexiCapture, a pour objectif d’offrir un moteur d’analyse de classe mondiale pour libérer les données qui sont emprisonnées dans des documents semi-structurés (factures, bons de commande, bons de travail, bons d’expédition, relevés bancaires, documents d’identités…) et des formulaires.

FlexiCapture fournit des outils puissants pour intégrer des étapes personnalisées et des modules externes, ainsi que des flux de travail personnalisables à l’aide de scripts, de sorte qu’il s’adapte parfaitement à la façon dont chaque organisation travaille.

ABBYY FlexiCapture est un logiciel d’imagerie documentaire et d’extraction de données extrêmement précis et évolutif qui transforme automatiquement les documents de n’importe quelle structure, langue ou contenu en données utilisables et accessibles prêtes à l’emploi.
Grâce à une classification intelligente à auto-apprentissage et à des technologies de reconnaissance de pointe, FlexiCapture peut remplacer les processus manuels sujets aux erreurs par une classification et une capture automatique des données présente dans les documents.

Ainsi, plutôt que d’avoir un humain qui saisit manuellement les données d’un formulaire de commande ou de facture dans un système financier, l’objectif est d’accélérer le processus en collectant automatiquement les données et en les transmettant électroniquement au système métier.
Flexible et personnalisable, FlexiCapture peut gérer pratiquement tous les scénarios de traitement de documents et peut être adapté aux flux de travail et aux réglementations de toute entreprise.

MSI.nc l’a déjà mis en place sur du traitement de factures fournisseur, du dossier de déclaration en Douane, des dossiers juridiques, des documents d’identités client, du formulaire déclaratif…

Logo ABBYY FlexiCapture

Acquisition et entrée de documents

Poste de travail de type scanner

FlexiCapture Scanning Station permet une numérisation facile avec n’importe quel périphérique compatible TWAIN, ISIS ou WIA et est disponible en version client léger et client lourd. La station de numérisation comporte des profils de numérisation qui permettent de définir des paramètres prédéfinis pour les applications à appliquer à des lots spécifiques. Lors de la numérisation d’un nouvel ensemble de documents, l’utilisateur n’a qu’à choisir le bon profil dans un menu déroulant.

Acquisition depuis un dossier partagé et un serveur de fichiers

FlexiCapture permet d’importer et de traiter des fichiers et des images PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP et autres formats depuis un dossier local, un dossier partagé ou des documents reçus via un portail ou par courrier électronique. Il est donc possible de traiter des documents déjà existants au format numérique.

Traitement et amélioration de l’image

Les images préchargées ou numérisées peuvent être améliorées avant le traitement à l’aide de fonctions telles que la rotation, le redressement, le masquage de données sensibles, etc.

Format de document en entrée de FlexiCapture
Format de document en entrée de FlexiCapture

Types de documents que vous pouvez traiter automatiquement avec ABBYY FlexiCapture

Il existe différents types de documents que vous pouvez capturer :

  • Des formulaires fixes – ce sont des formulaires qui ont un format fixe et qui ne changent pas très souvent (par exemple, formulaires d’enquête, formulaires de demande). Ils peuvent avoir été créés par votre entreprise ou un tiers. Si vous avez le contrôle sur la conception du formulaire, c’est très bien, car un document conçu pour la saisie automatique des données donnera de bien meilleurs résultats.
  • Des formulaires flexibles – ce sont des formulaires qui peuvent contenir la même base de données répétable, mais qui n’ont pas de structure fixe (par exemple Lettre de candidature, certificat d’essai)
  • Documents administratifs, commerciaux – il s’agit de documents dont le format peut varier, mais qui ont des champs de données communs que vous souhaitez capturer (par exemple, factures, bons de commande)

Reconnaissance des données

L’étape de reconnaissance comprend l’assemblage des documents, la classification ou identification du document, l’extraction du texte et des données et la validation automatique. Ces étapes sont exécutées simultanément en mode sans surveillance.

Assemblage automatique de documents multipages à partir d’un mélange de pages

FlexiCapture peut assembler automatiquement des documents de plusieurs pages. Cela peut reposer sur des séparateurs (pages blanches insérées entre deux documents), des compteurs de pages ou des algorithmes avancés de classification ABBYYY qui permettent la détection automatique des pages appartenant à des documents différents.

Classification automatisée par base d’images

  • Classification basée sur le contenu
  • Classification basée sur des règles
  • Toute combinaison de ce qui précède

Types de données pouvant être extraites par ABBYY FlexiCapture

AbbyyFlexiCapture peut extraire un certain nombre de types de données :

Texte d’ordinateur

Ce sont des caractères qui ont été créés et imprimés par un système informatique. Les résultats de la reconnaissance optique de caractères (OCR) sont généralement très bons.

Écriture manuscrite

Il s’agit d’un texte qui a été écrit par un être humain. Tant que l’écriture manuscrite est placée dans des boîtes sans contrainte et écrite à l’encre noire, les résultats de l’OCR seront bons, mais une certaine vérification manuelle est inévitable.

Reconnaissance écriture manuscrite - FlexiCapture

Cases à cocher

Comme ci-dessus, mais les cases à cocher et les croix sont cochées dans les cases restreintes.

Reconnaissance case à cocher - Abbyy FlexiCapture

Codes à barres

Presque tous les formats de codes à barres peuvent être lus rapidement et de manière fiable. C’est un excellent moyen de relier rapidement un document à un enregistrement sur votre système d’entreprise.

Signatures/Images

Les signatures/images peuvent être facilement capturées à partir de régions spécifiques sur un formulaire ou un document.

Vérification

Vérification de groupe

La vérification de groupe pour les coches et les chiffres est appliquée à tous les documents sous la forme de projets de reconnaissance. Les chiffres identiques d’un lot de documents entier sont affichés ensemble.

Vérification champ par champ

La vérification des champs vérifie les champs de données un par un.

Vérification dans la fenêtre du document

Les résultats de reconnaissance de tous les champs de données requis sont simultanément visualisés et comparés à l’image originale. Les informations qui ne sont pas reconnues avec succès, comme le texte manuscrit ou les notes, peuvent être tapées manuellement dans les champs.

Exporter les résultats

Type export de données FlexiCapture
Type export donnée FlexiCapture

FlexiCapture offre plusieurs options d’exportation :

  • Fichiers de données : CSV, XML, Excel
  • Fichiers d’index Docubase
  • SharePoint
  • Bases de données compatibles ODBC
  • Tout système ERP et de workflow d’approbation des factures
  • Toute application externe grâce à l’utilisation de modules de scripts personnalisés

Administration et surveillance

Console d’administration et de supervision en mode Web

FlexiCapture inclut une console d’administration et de supervision en mode Web qui permet une supervision 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit. Un administrateur peut facilement gérer les droits des utilisateurs, vérifier les journaux d’événements, afficher des rapports standard ou générer des rapports de performance personnalisés.

Notifications et alertes par courriel

Les administrateurs peuvent choisir de recevoir des alertes par e-mail pour des événements importants, tels que des erreurs, des expirations de licence ou des limites de nombre de pages. Les administrateurs peuvent également être avertis de l’imminence d’un débordement de base de données, de l’épuisement de l’espace disque, des demandes de droits d’accès ou de l’échec de tentatives de connexion.

Options de personnalisation et d’intégration

Le logiciel d’imagerie et de reconnaissance de documents ABBYY peut être adapté aux flux de travail et aux scénarios de traitement individuels des entreprises. Les scripts, exécutés entre les étapes de traitement, permettent à FlexiCapture de modifier le traitement des documents pour répondre à pratiquement tous les besoins. Les scripts permettent d’étendre le workflow par défaut en l’activant :

  • Étapes de traitement sur mesure
  • Connexion à des moteurs OCR/ICR supplémentaires
  • Utilisation d’outils tiers d’amélioration de l’image
  • Utilisation de clients de vérification personnalisés
  • Connexion à la comparaison de signatures et à d’autres modules externes

En plus de ces options, l’API de service Web assure une intégration facile de FlexiCapture dans de nombreuses applications d’entreprise et flux de travail que l’entreprise peut utiliser.

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Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, comment établir une copie fiable d’un original papier au format numérique ?

Comment procéder, et cette copie numérique, suffit-elle pour détruire l’original papier ?

J’ai entendu dire que l’on pouvait désormais obtenir et conserver une copie fiable numérique depuis un original papier ! Donc, nous serions désormais en mesure, légalement parlant, de supprimer l’original papier et de ne garder que cette copie numérique dématérialisée. C’est bien vrai ça ?

Texte de loi

Commençons par le commencement, c’est-à-dire, définir ce qu’est une copie dite fiable aux yeux de la loi

Quels sont les textes de loi en vigueur ?

L’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, remplace l’article 1348 du Code Civil par un nouvel article 1379.

L’article 1379 du Code Civil présume fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un acte, dont l’intégrité est garantie dans le temps. Mais ce décret n’est pas explicitement applicable en Nouvelle-Calédonie.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil.

Très bien, concrètement, comment respecter les exigences de ces textes de loi ?

Soyons concrets, il est donc stipulé que nous pouvons réaliser des copies FIABLES numériques qui ont donc une valeur légale. Oui, mais comment respecter et mettre en œuvre ces textes de loi ? Quelles exigences ma solution de numérisation, de GED pour produire mes copies fiables et pour conserver ces documents numériques doivent-elles respecter ?

Les points à observer avec votre solution de numérisation et de GED

  • Le procédé de copie doit produire des informations contextuelles sur la réalisation de la copie (art. 2) ;
  • La qualité du procédé de copie doit être testée et contrôlée (art. 2) ;
  • L’intégrité de la copie doit être garantie par une empreinte électronique (art. 3).
  • Cette garantie est présumée acquise lorsque l’empreinte résulte soit : d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS du 23 juillet 2014
  • La copie est conservée dans des conditions garantissant l’absence d’altération (art. 4) ;
  • Les journaux de réalisation des opérations ci-dessus sont conservés aussi longtemps que la copie dans des conditions garantissant leur intégrité (art. 5) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont l’objet de mesures de sécurité (art. 6) ;
  • Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie (art. 7).

Copie fiableMais dans la vraie vie, que se passe-t-il si je me retrouve face à un juge avec ma copie numérique ?

Imaginons que vous avez mis en œuvre et respecté ces exigences pour créer une copie fiable d’un original papier. Tant que ce document n’est pas remis en cause, tout va bien. Mais que se passe-t-il le jour où l’on remet en cause la validité de cette copie numérique ?

Mettons-nous à la place d’un juge. Il doit vérifier et obtenir confirmation de la validité de la copie numérique pour pouvoir l’accepter et l’instruire. Que va faire le juge ? En général, il va se référer aux textes de loi, et éventuellement, se faire aider par un expert. Ils vont donc se référer à l’état de l’art en matière de dématérialisation à valeur probante. Ils vont donc bien souvent se référer au cadre normatif en vigueur.

Ces cadres normatifs en vigueur à respecter pour la création de la copie fiable numérique et pour sa conservation sont les normes NFZ42-013 et ISO 14641. La jurisprudence confirme l’atout d’être conforme aux spécifications de la norme NF Z 42-013.

Il est également possible d’anticiper cette situation, et se préconstituer la preuve du respect des prescriptions techniques ou organisationnelles de ces normes en obtenant la certification NF 461 de votre solution de numérisation et de GED. On parlera dans ce cas d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) certifié marque NF 461.

MSI.nc vous propose de vous accompagner sur ces sujets pour aller vers une simplification de vos processus métiers avec moins de papier !

 

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Et dans note île, quand allons-nous vers le 100% digital ?

En France, une nouvelle étape a été franchie avec l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier. Grâce à ce nouveau cadre, la dématérialisation des factures et des pièces justificatives devrait s’accélérer. Avec ce nouvel arrêté, il s’agit bien désormais d’autoriser les entreprises à détruire les originaux papiers avec un cadre légal. Nous passons là à un stade supérieur de la dématérialisation et une incitation forte au passage au 100% de factures électroniques. Très bien, mais quand est-il pour nous en Nouvelle-Calédonie ?

En effet, cet arrêté est non applicable à la lettre en Nouvelle-Calédonie. D’ailleurs, une recherche sur le sujet dans la base juridique du territoire (http://www.juridoc.gouv.nc/) ne nous retourne aucun résultat :

Jonc numérisation des factures papier

Jonc numérisation des factures papier

La Calédonie en passe de rattraper son retard et devenir leader dans le domaine de la digitalisation comme dans les années 90 ?

En Nouvelle-Calédonie, la facturation électronique est vivement recommandée et est encouragée pour les secteurs privé et public, sans être une contrainte à ce jour.

Nous pouvons citer l’incitation discrète à la facture électronique pour le Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie dans sa relation avec ses fournisseurs depuis le 1er juillet 2017 : voir les nouvelles modalités de facturation sur le site de la DBAF.

Pourquoi ma référence aux années 90 ? En 1991, la première banque équipée en solution de GED pour gérer ses dossiers clients pour un grand groupe bancaire français implanté dans de nombreux pays fut celle de Nouvelle-Calédonie, avec la solution Docubase ! Aujourd’hui, cette solution est toujours en place, et la Nouvelle-Calédonie peut se vanter d’avoir déjà plus de 25 ans d’expérience dans la digitalisation des processus métier !

Les autres tendances qui montrent que la Nouvelle-Calédonie se dirige aussi vers la digitalisation des échanges

Citons quelques exemples de projets calédoniens de digitalisation des échanges :

Finalement, tous les ingrédients sont là pour une accélération de la digitalisation des échanges en Nouvelle-Calédonie, et par là, une protection de l’île en respectant l’environnement en diminuant la consommation de papier, mais surtout, en diminuant les transports de documents physiques.

Il nous manque juste des textes juridiques applicables en Nouvelle-Calédonie pour éclaircir le cadre juridique de ces nouveaux modes d’échanges … la prise de conscience semble être au rendez-vous. Affaire à suivre…

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La problématique de la numérisation des documents pour la GED

Dans de nombreux projets, les utilisateurs se posent la question sur l’opportunité d’investir dans un scanner professionnel au lieu d’utiliser leur copieur multifonction.

En effet, dans de nombreux projets de GED, la numérisation de documents est l’un des points d’entrée pour alimenter les dossiers, même si cela est de moins en moins vrai avec la dématérialisation des processus métier. Son choix est donc important pour que la numérisation soit de qualité, rapide, efficace, facile à gérer pour les collaborateurs et surtout adaptée aux besoins réels de l’organisation.

Comment choisir entre le scanner professionnel ou le copieur multifonction ?

Alors, comment choisir entre le copieur multifonction (MFP – abréviation anglaise de Multiple Function Printer or Product) et le scanner professionnel (dis également scanner standalone ou scanner départemental) ?

La réponse est simple, il faut partir de votre besoin et votre usage futur !

Les questions à se poser pour choisir entre un copieur multifonction et un scanner professionnel

Voici quelques questions à se poser avant de commencer :

Quel type de document je vais numériser ?

Document papier classique (A3, A4, A5 – formats internationaux), format américain, format asiatique, carte d’identité ou passeport, permis, papier épais, plan, etc.

Quelle est ma volumétrie de documents ?

Essayer d’évaluer le volume de documents qui sera soumis chaque jour au scanner. Car, le choix va des modèles dédiés à la numérisation de 100 à 500 pages par jour, et les modèles de production aux capacités de traitement supérieur à 100 000 pages par jour. Prendre en compte les périodes de pointes : facturation mensuelle, formulaire client, rentrée scolaire… Concernant ces capacités de traitement de nombre de pages par jour, sachez qu’il y en a pour tous les goûts et tous les budgets !

Quelles exigences au niveau qualité ?

La capacité de voir du détail sur le document après numérisation n’est pas la même d’un scanner à l’autre. Cela va dépendre de la résolution optique exprimée en dpi : dot per inch. En général, la résolution 200 à 300 dpi suffit pour la lecture à l’écran des documents. Pour affiner la qualité de l’impression des documents après numérisation, on peut aller jusqu’à du 600 dpi.

Combien de documents à la fois ?

Pour des volumes importants à faire passer en une seule fois (par exemple, arrivée massive de factures une fois par mois), la capacité du chargeur automatique de documents va être importante. L’idée est de permettre à l’opérateur de placer en une seule fois toutes les pages dans le chargeur et de réaliser d’autres tâches en attendant la fin du processus de numérisation. La capacité du chargeur peut-être très variable d’un scanner à l’autre (cela va en général de 10 feuilles à des capacités jusqu’à 750 feuilles en une seule fois pour la chargeur !).

Quelles fonctionnalités attendez-vous ?

Voici quelques fonctionnalités que l’on peut exiger d’un scanner :

  • La possibilité de traiter des documents de tailles différentes du format A8 (52 x 74 mm) au A3 (297 x 420 mm), voire A1 (594 x 841 mm) en un seul passage, c’est à dire, sans intervenir au cas par cas sur les réglages de l’outil de numérisation ;
  • la compatibilité du scanner avec des documents d’épaisseur et de grammage différents (de 20 à plus de 400 g/m² pour certains modèles) ;
  • la détection des documents agrafés (la numérisation est interrompue en cas de détection) ;
  • la détection du passage simultané de deux feuilles (pour éviter les bourrages et les erreurs lors de la numérisation de gros volumes) ;
  • l’alimentation de documents mixtes (ce qui permet de placer ensemble des documents de tailles et d’épaisseurs différentes) ;
  • des fonctions de post-numérisation permettant d’imprimer des informations sur les documents originaux (une fois ceux-ci numérisés) à des fins de gestion ou de conformité ;

Quelle vitesse de numérisation ?

La vitesse de numérisation peut être importante pour les gros volumes. Elle est exprimée en ppm (pages par minute). Cette vitesse va varier en fonction de la résolution choisie et du mode de numérisation (couleur, niveau de gris, noir & blanc).

Quelle durée de vie pour votre matériel de numérisation ?

Un scanner, ça s’use ! En particulier, les mécanismes d’entraînement du papier. Il faut donc vérifier les capacités du fournisseur à fournir les équipements d’entretiens et à garantir la durée de vie du matériel avec des équipements équivalents de rechanges. J’ai personnellement connu un client qui est resté pendant un an à attendre un scanner de rechange suite à la panne de son scanner départemental ! Vive les tropiques, les délais d’approvisionnement, le zéro stock et la négligence commerciale !

Les principaux critères à retenir dans le choix de son équipement de numérisation

Quelques critères qui me semblent rédhibitoires à ce jour et qui permettent donc d’éliminer les solutions matériel et logiciel qui n’y répondent pas :

  • La numérisation recto verso automatique et en une seule passe est indispensable !
  • La détection et la suppression des pages vierges (indispensable pour numériser des documents recto-verso avec des documents mono-page dans un seul traitement) ;
  • La numérisation automatique dans le sens de la lecture.

Verdict du match copieur multifonction (MFP) et scanner professionnel

Pour résumer, voici les critères en faveur des copieurs multifonctions (MFP) et ceux en faveur des scanners.

Les critères en faveur du copieur multifonction

Critères et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numérisation à partir du copieur multifonction :

  • Coût, budget restreint (mutualisation des équipements) ;
  • Numérisation ponctuelle ;
  • Moins de 200 pages à numériser par jour ;
  • The last but not the least : vous aimez discuter avec vos collègues à côté de votre multifonction 😉

Les critères en faveur du scanner professionnel

Critères et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numérisation à partir d’un scanner professionnel :

  • Documents multipage à numériser régulièrement ;
  • Documents recto verso ;
  • Qualité des documents numérisés : respect du sens de la lecture, cadrage de bonne qualité, suppression des bruits parasites sur l’image…
  • Eviter à l’opérateur chargé de la numérisation de quitter son bureau, et lui permettre d’être plus efficace dans la préparation de ses documents et leur gestion ;
  • Améliorer les fonctions de capture d’information sur le document utile pour son classement ;
  • Réduire le coût lié au stockage des documents numérisés, en effet, le rapport qualité / poids des images obtenues avec un scanner professionnel est bien souvent au-dessus de celui d’un MFP ;
  • Contrôle de la légalité du document numérisé. En effet, une image numérisée doit être prévisualisée pour la précision et l’exhaustivité afin d’être légalement acceptable (voir article Valeur probante des copies numériques – établir une copie fiable, comment procéder pour détruire l’original papier ?). Ceci est accompli rapidement et facilement avec des documents de bureau scanners, mais plus difficiles avec un MFP.
  • Facilité d’utilisation, configuration et intégration avec le système d’information. Les scanners de bureau peuvent être facilement configurés pour les besoins d’analyse spécifiques et sont faciles à utiliser avec des paramètres spécifiques à vos projets de numérisation et de GED. Au contraire, les paramètres sur les MFP sont souvent modifiés en fonction de l’utilisateur, ce qui entraîne des paramètres incorrects pour la prochaine personne qui utilise le MFP pour numériser un document.

Une autre alternative pour la numérisation de masse de documents : l’externalisation

Enfin, il faut penser à l’externalisation. Faut-il vraiment investir dans un scanner, un logiciel de RAD-LAD* et avoir du personnel formé à la numérisation et l’indexation ?

*RAD : Reconnaissance Automatique des Documents

*LAD : Lecture Automatique des Documents

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