La question ultime de tous les clients des projets GED de MSI.nc est, puis-je détruire mes originaux papiers ? Est la réponse est, oui … mais pas dans n’importe quelle condition !
MSI.nc a toujours préconisé à ses clients de choisir une GED et un processus de numérisation et d’exploitation compatible avec la norme Afnor NZ 42-013 et ISO 14641-1. Pourquoi ? Parce qu’un juge, lors d’un litige sur un document, doit faire un arbitrage. Pour faire un arbitrage, il fait appel à un expert. Et cet expert, pour prendre sa décision, va se baser sur les règles de l’art du domaine. Pour cela, il va faire référence à des normes spécifiques comme celles de l’Afnor ou de l’ISO.
Et en matière d’archivage électronique, l’une des normes en vigueur est la norme Afnor NZ 42-013.
C’est bien la théorie, mais que nous dit la pratique (c’est-à-dire la jurisprudence) ? La même chose, en voici la preuve avec la décision de la Cour d’appel de Lyon, du 3 Septembre 2015 (ici, pour le domaine bancaire), qui confirme la possibilité de détruire les originaux papiers : http://docplayer.fr/7609527-Cour-d-appel-lyon-6e-chambre-3-septembre-2015-n-13-09407-cour-d-appel-lyon-6e-chambre-3-septembre-2015-repertoire-general-13-09407.html
Donc, vous pouvez faire chauffer votre broyeuse à papier et éviter l’archivage externalisé si votre projet GED-SAE correspond aux exigences de fidélité et de durabilité citées dans la loi (voir une liste des solutions ici). Pour rappel, cette loi (voir le Code civil) nous indique que l’on peut se passer d’un écrit original (souvent synonyme de papier) :
lorsqu’une partie ou le dépositaire n’a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle, mais aussi durable.
En conclusion, plus que jamais, un projet de GED bien mené, en impliquant toutes les parties prenantes concernées, va vous permettre de réaliser de belles économies en manipulation, en transfert et en archivage papier ! Mais pour cela, il faudra bien organiser le processus de numérisation et choisir les bons outils respectant cette norme Afnor.
