Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, comment établir une copie fiable d’un original papier au format numérique ?
Comment procéder, et cette copie numérique, suffit-elle pour détruire l’original papier ?
J’ai entendu dire que l’on pouvait désormais obtenir et conserver une copie fiable numérique depuis un original papier ! Donc, nous serions désormais en mesure, légalement parlant, de supprimer l’original papier et de ne garder que cette copie numérique dématérialisée. C’est bien vrai ça ?
Commençons par le commencement, c’est-à-dire, définir ce qu’est une copie dite fiable aux yeux de la loi
Quels sont les textes de loi en vigueur ?
L’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, remplace l’article 1348 du Code Civil par un nouvel article 1379.
L’article 1379 du Code Civil présume fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu d’un acte, dont l’intégrité est garantie dans le temps. Mais ce décret n’est pas explicitement applicable en Nouvelle-Calédonie.
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies est pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil.
Très bien, concrètement, comment respecter les exigences de ces textes de loi ?
Soyons concrets, il est donc stipulé que nous pouvons réaliser des copies FIABLES numériques qui ont donc une valeur légale. Oui, mais comment respecter et mettre en œuvre ces textes de loi ? Quelles exigences ma solution de numérisation, de GED pour produire mes copies fiables et pour conserver ces documents numériques doivent-elles respecter ?
Les points à observer avec votre solution de numérisation et de GED
- Le procédé de copie doit produire des informations contextuelles sur la réalisation de la copie (art. 2) ;
- La qualité du procédé de copie doit être testée et contrôlée (art. 2) ;
- L’intégrité de la copie doit être garantie par une empreinte électronique (art. 3).
- Cette garantie est présumée acquise lorsque l’empreinte résulte soit : d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS du 23 juillet 2014
- La copie est conservée dans des conditions garantissant l’absence d’altération (art. 4) ;
- Les journaux de réalisation des opérations ci-dessus sont conservés aussi longtemps que la copie dans des conditions garantissant leur intégrité (art. 5) ;
- Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont l’objet de mesures de sécurité (art. 6) ;
- Les systèmes nécessaires à la réalisation des opérations ci-dessus sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie (art. 7).
Mais dans la vraie vie, que se passe-t-il si je me retrouve face à un juge avec ma copie numérique ?
Imaginons que vous avez mis en œuvre et respecté ces exigences pour créer une copie fiable d’un original papier. Tant que ce document n’est pas remis en cause, tout va bien. Mais que se passe-t-il le jour où l’on remet en cause la validité de cette copie numérique ?
Mettons-nous à la place d’un juge. Il doit vérifier et obtenir confirmation de la validité de la copie numérique pour pouvoir l’accepter et l’instruire. Que va faire le juge ? En général, il va se référer aux textes de loi, et éventuellement, se faire aider par un expert. Ils vont donc se référer à l’état de l’art en matière de dématérialisation à valeur probante. Ils vont donc bien souvent se référer au cadre normatif en vigueur.
Ces cadres normatifs en vigueur à respecter pour la création de la copie fiable numérique et pour sa conservation sont les normes NFZ42-013 et ISO 14641. La jurisprudence confirme l’atout d’être conforme aux spécifications de la norme NF Z 42-013.
Il est également possible d’anticiper cette situation, et se préconstituer la preuve du respect des prescriptions techniques ou organisationnelles de ces normes en obtenant la certification NF 461 de votre solution de numérisation et de GED. On parlera dans ce cas d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) certifié marque NF 461.
MSI.nc vous propose de vous accompagner sur ces sujets pour aller vers une simplification de vos processus métiers avec moins de papier !
Vous avez aimé cet article ? Alors partagez-le avec vos relations en cliquant sur les boutons ci-dessous :
[sgmb id= »1″]
Méthode Agile, agilité en entreprise, agilité en gouvernance… ce mode de management de projets est à la mode depuis maintenant quelques années. Ce management « agile » est inspiré d’une approche dans le développement d’applications informatiques. Cette approche a été conçue pour remédier aux écarts constatés entre les attentes des utilisateurs et les outils informatiques livrés suite aux développements. Pour cela, on applique un manifeste qui conseille l’adaptation aux changements, plutôt que le suivi d’un plan, on livre fréquemment le logiciel informatique fonctionnalité par fonctionnalité, on privilégie le dialogue en face à face via des points quotidiens.
Cette approche projet et de management d’équipe a eu un tel succès dans l’informatique qu’elle a rapidement été appliquée au niveau des autres entités de l’entreprise, RH, marketing, production.
Le succès a été tel que l’approche agile est arrivée à l’Elysée et le terme est fréquemment employé par le président français lui-même, Emmanuel Macron.
Mais désormais, Emmanuel Macron doit rire jaune avec l’approche agile et les gilets (il fallait bien que je place quelque part ce jeu de mots un peu tordu … bon, ça c’est fait 😉 ).
En effet, avec la crise des « gilets jaunes », on constate une nouvelle fois, l’importance de la bonne prise en compte des parties prenantes, de la conduite du changement, de la gestion des risques… dans tout projet, qu’il soit agile ou non. On ne peut que constater en France, que l’approche agile du nouveau gouvernement et la rapidité de la mise en place des nouvelles réformes n’ont pas obtenu l’adhésion de toutes les parties prenantes, c’est à dire, de tous les Français.
Moralité, au 21e siècle, et malgré l’approche agile, on peut aller droit à l’échec d’un projet, qu’il soit informatique, d’un autre secteur de l’entreprise ou politique.
Donc, un conseil à notre président et aux managers, oui à l’agilité, mais pas au détriment des parties prenantes de vos projets, sinon, vous allez vous prendre une veste, qu’elle soit jaune ou pas ! Avant de vous lancer un peu trop vite dans vos « sprints » projets, analysez bien les impacts sur les parties prenantes, essayer de répondre à leurs attentes et prenez en compte l’ensemble des acteurs impliqués ou pouvant influencer votre projet. Ce n’est pas simple, mais c’est tout le charme du management et des facteurs humains !
Vous avez aimé cet article ? Alors partagez-le avec vos relations en cliquant sur les boutons ci-dessous :
En tant que consultant formateur spécialisé dans la dématérialisation, je fais de nombreux rappels sur la sécurité informatique lors des formations ! Et il y a de quoi continuer à le faire !
Sécurité
En effet, semaine dernière, en intervention dans un service utilisateur de la GED Tessi Docubase, je devais intervenir sur un poste de travail. Pas d’administrateur à côté de moi, et les utilisateurs partis en pause. Zut coincé, je vais devoir revenir chez ce client, car je n’ai personne pour me connecter au système et me permettre d’intervenir.
Mais non, regardons les post-it et le sous-main du poste de travail … eh oui, le sésame est là !
Bref, il va falloir continuer à sensibiliser sur la sécurité informatique et la gestion de ses mots de passe !
|
|