Il y a souvent confusion entre les projets de numérisation et les projets de dématérialisation. Quelle est donc la différence entre les deux mots numérisation et dématérialisation ?

La numérisation

La numérisation consiste à transférer un document sur support papier vers un document électronique sur support numérique. Cette opération se fait en général par le biais d’un scanner ou d’un copieur multifonction (MFP) qui restitue une image numérique du document d’origine sur format papier. Cette opération de numérisation permet donc d’obtenir une copie numérique d’un document à l’origine sur papier. La numérisation de documents pose la question du retour sur investissement de l’opération qui peut se trouver :

• Dans une plus grande rapidité de traitement de l’information, dans un meilleur partage ou d’accès à l’information dès lors qu’elle est en ligne et non plus dans des archives papier éloignées ;
• Dans le fait que l’état du support initial était tellement dégradé que la numérisation était le seul moyen de le préserver ;
• Dans le gain du stockage papier, où les documents papier sont détruits après numérisation ;
• Dans la lecture automatique des informations du document après numérisation.

La dématérialisation

La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (bulletin de paie, contrats, factures, déclarations…) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). La dématérialisation peut donc inclure (et inclus souvent dans le langage des utilisateurs) la numérisation mais peut aussi exclure tout lien avec un support physique et ne manipuler que des données numérique. La « vraie dématérialisation » est évidemment celle qui intègre nativement et de bout en bout le format numérique. C’est donc celle qui comprend les technologies numériques, avec leurs forces et faiblesses, pour mieux les utiliser comme support ou flux d’échanges ou de communications. Pour faire véritablement de la dématérialisation, au lieu de continuer à « penser papier » et à tordre la technologie pour qu’elle s’adapte à ces anciennes procédures de travail, il faut changer de paradigme et réimaginer les processus métiers.

 

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