Projets GED, pour la numĂ©risation, copieur multifonction (MFP) vs Scanner – comment choisir ?

Le match scanner vs MFP

La problématique de la numérisation des documents pour la GED

Dans de nombreux projets, les utilisateurs se posent la question sur l’opportunitĂ© d’investir dans un scanner professionnel au lieu d’utiliser leur copieur multifonction.

En effet, dans de nombreux projets de GED, la numĂ©risation de documents est l’un des points d’entrĂ©e pour alimenter les dossiers, mĂȘme si cela est de moins en moins vrai avec la dĂ©matĂ©rialisation des processus mĂ©tier. Son choix est donc important pour que la numĂ©risation soit de qualitĂ©, rapide, efficace, facile Ă  gĂ©rer pour les collaborateurs et surtout adaptĂ©e aux besoins rĂ©els de l’organisation.

Comment choisir entre le scanner professionnel ou le copieur multifonction ?

Alors, comment choisir entre le copieur multifonction (MFP – abrĂ©viation anglaise de Multiple Function Printer or Product) et le scanner professionnel (dis Ă©galement scanner standalone ou scanner dĂ©partemental) ?

La réponse est simple, il faut partir de votre besoin et votre usage futur !

Les questions Ă  se poser pour choisir entre un copieur multifonction et un scanner professionnel

Voici quelques questions Ă  se poser avant de commencer :

Quel type de document je vais numériser ?

Document papier classique (A3, A4, A5 – formats internationaux), format amĂ©ricain, format asiatique, carte d’identitĂ© ou passeport, permis, papier Ă©pais, plan, etc.

Quelle est ma volumétrie de documents ?

Essayer d’Ă©valuer le volume de documents qui sera soumis chaque jour au scanner. Car, le choix va des modĂšles dĂ©diĂ©s Ă  la numĂ©risation de 100 Ă  500 pages par jour, et les modĂšles de production aux capacitĂ©s de traitement supĂ©rieur Ă  100 000 pages par jour. Prendre en compte les pĂ©riodes de pointes : facturation mensuelle, formulaire client, rentrĂ©e scolaire… Concernant ces capacitĂ©s de traitement de nombre de pages par jour, sachez qu’il y en a pour tous les goĂ»ts et tous les budgets !

Quelles exigences au niveau qualité ?

La capacitĂ© de voir du dĂ©tail sur le document aprĂšs numĂ©risation n’est pas la mĂȘme d’un scanner Ă  l’autre. Cela va dĂ©pendre de la rĂ©solution optique exprimĂ©e en dpi : dot per inch. En gĂ©nĂ©ral, la rĂ©solution 200 Ă  300 dpi suffit pour la lecture Ă  l’Ă©cran des documents. Pour affiner la qualitĂ© de l’impression des documents aprĂšs numĂ©risation, on peut aller jusqu’Ă  du 600 dpi.

Combien de documents Ă  la fois ?

Pour des volumes importants Ă  faire passer en une seule fois (par exemple, arrivĂ©e massive de factures une fois par mois), la capacitĂ© du chargeur automatique de documents va ĂȘtre importante. L’idĂ©e est de permettre Ă  l’opĂ©rateur de placer en une seule fois toutes les pages dans le chargeur et de rĂ©aliser d’autres tĂąches en attendant la fin du processus de numĂ©risation. La capacitĂ© du chargeur peut-ĂȘtre trĂšs variable d’un scanner Ă  l’autre (cela va en gĂ©nĂ©ral de 10 feuilles Ă  des capacitĂ©s jusqu’Ă  750 feuilles en une seule fois pour la chargeur !).

Quelles fonctionnalités attendez-vous ?

Voici quelques fonctionnalitĂ©s que l’on peut exiger d’un scanner :

  • La possibilitĂ© de traiter des documents de tailles diffĂ©rentes du format A8 (52 x 74 mm) au A3 (297 x 420 mm), voire A1 (594 x 841 mm) en un seul passage, c’est Ă  dire, sans intervenir au cas par cas sur les rĂ©glages de l’outil de numĂ©risation ;
  • la compatibilitĂ© du scanner avec des documents d’épaisseur et de grammage diffĂ©rents (de 20 Ă  plus de 400 g/mÂČ pour certains modĂšles) ;
  • la dĂ©tection des documents agrafĂ©s (la numĂ©risation est interrompue en cas de dĂ©tection) ;
  • la dĂ©tection du passage simultanĂ© de deux feuilles (pour Ă©viter les bourrages et les erreurs lors de la numĂ©risation de gros volumes) ;
  • l’alimentation de documents mixtes (ce qui permet de placer ensemble des documents de tailles et d’épaisseurs diffĂ©rentes) ;
  • des fonctions de post-numĂ©risation permettant d’imprimer des informations sur les documents originaux (une fois ceux-ci numĂ©risĂ©s) Ă  des fins de gestion ou de conformitĂ© ;

Quelle vitesse de numérisation ?

La vitesse de numĂ©risation peut ĂȘtre importante pour les gros volumes. Elle est exprimĂ©e en ppm (pages par minute). Cette vitesse va varier en fonction de la rĂ©solution choisie et du mode de numĂ©risation (couleur, niveau de gris, noir & blanc).

Quelle durée de vie pour votre matériel de numérisation ?

Un scanner, ça s’use ! En particulier, les mĂ©canismes d’entraĂźnement du papier. Il faut donc vĂ©rifier les capacitĂ©s du fournisseur Ă  fournir les Ă©quipements d’entretiens et Ă  garantir la durĂ©e de vie du matĂ©riel avec des Ă©quipements Ă©quivalents de rechanges. J’ai personnellement connu un client qui est restĂ© pendant un an Ă  attendre un scanner de rechange suite Ă  la panne de son scanner dĂ©partemental ! Vive les tropiques, les dĂ©lais d’approvisionnement, le zĂ©ro stock et la nĂ©gligence commerciale !

Les principaux critÚres à retenir dans le choix de son équipement de numérisation

Quelques critĂšres qui me semblent rĂ©dhibitoires Ă  ce jour et qui permettent donc d’Ă©liminer les solutions matĂ©riel et logiciel qui n’y rĂ©pondent pas :

  • La numĂ©risation recto verso automatique et en une seule passe est indispensable !
  • La dĂ©tection et la suppression des pages vierges (indispensable pour numĂ©riser des documents recto-verso avec des documents mono-page dans un seul traitement) ;
  • La numĂ©risation automatique dans le sens de la lecture.

Verdict du match copieur multifonction (MFP) et scanner professionnel

Pour résumer, voici les critÚres en faveur des copieurs multifonctions (MFP) et ceux en faveur des scanners.

Les critĂšres en faveur du copieur multifonction

CritĂšres et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numĂ©risation Ă  partir du copieur multifonction :

  • CoĂ»t, budget restreint (mutualisation des Ă©quipements) ;
  • NumĂ©risation ponctuelle ;
  • Moins de 200 pages Ă  numĂ©riser par jour ;
  • The last but not the least : vous aimez discuter avec vos collĂšgues Ă  cĂŽtĂ© de votre multifonction 😉

Les critĂšres en faveur du scanner professionnel

CritĂšres et types d’usages qui doivent vous orienter vers le choix de la numĂ©risation Ă  partir d’un scanner professionnel :

  • Documents multipage Ă  numĂ©riser rĂ©guliĂšrement ;
  • Documents recto verso ;
  • QualitĂ© des documents numĂ©risĂ©s : respect du sens de la lecture, cadrage de bonne qualitĂ©, suppression des bruits parasites sur l’image…
  • Eviter Ă  l’opĂ©rateur chargĂ© de la numĂ©risation de quitter son bureau, et lui permettre d’ĂȘtre plus efficace dans la prĂ©paration de ses documents et leur gestion ;
  • AmĂ©liorer les fonctions de capture d’information sur le document utile pour son classement ;
  • RĂ©duire le coĂ»t liĂ© au stockage des documents numĂ©risĂ©s, en effet, le rapport qualitĂ© / poids des images obtenues avec un scanner professionnel est bien souvent au-dessus de celui d’un MFP ;
  • ContrĂŽle de la lĂ©galitĂ© du document numĂ©risĂ©. En effet, une image numĂ©risĂ©e doit ĂȘtre prĂ©visualisĂ©e pour la prĂ©cision et l’exhaustivitĂ© afin d’ĂȘtre lĂ©galement acceptable. Ceci est accompli rapidement et facilement avec des documents de bureau scanners, mais plus difficiles avec un MFP.
  • FacilitĂ© d’utilisation, configuration et intĂ©gration avec le systĂšme d’information. Les scanners de bureau peuvent ĂȘtre facilement configurĂ©s pour les besoins d’analyse spĂ©cifiques et sont faciles Ă  utiliser avec des paramĂštres spĂ©cifiques Ă  vos projets de numĂ©risation et de GED. Au contraire, les paramĂštres sur les MFP sont souvent modifiĂ©s en fonction de l’utilisateur, ce qui entraĂźne des paramĂštres incorrects pour la prochaine personne qui utilise le MFP pour numĂ©riser un document.

Une autre alternative pour la numĂ©risation de masse de documents : l’externalisation

Enfin, il faut penser Ă  l’externalisation. Faut-il vraiment investir dans un scanner, un logiciel de RAD-LAD* et avoir du personnel formĂ© Ă  la numĂ©risation et l’indexation ?

*RAD : Reconnaissance Automatique des Documents

*LAD : Lecture Automatique des Documents

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