Docubase – Partager des documents avec un lien temporaire

Comment partager des documents dans la GED Docubase avec un lien temporaire ?

Lancer la recherche de vos documents depuis votre formulaire de recherche (dans l’exemple ci-dessous, il s’agit d’un formulaire pour consulter les documents RH) :

Formulaire de recherche, dans l'exemple, recherche document RH - Docubase

Formulaire de recherche, dans l’exemple, recherche document RH

Vous obtenez la liste de vos documents :

Liste de résultats suivant les critères de recherche

Liste de résultats suivants les critères de recherche

SĂ©lection des documents

SĂ©lection

SĂ©lectionner tous les documents que vous souhaitez envoyer sous forme de lien :

Dans le menu Actions, faire « Envoyer par mail un lien » :

Action envoyer le lien par mail

Action envoyer le lien par mail

Préciser dans la fenêtre d’envoi de lien par email :

  1. Indiquer le ou les destinataires
  2. Le Sujet du mail (lien vers les EAE dans l’exemple)
  3. La durée de validité du lien d’accès vers les documents (par défaut, 1 jour). Après ce délai, le lien reçu par mail ne fonctionnera plus.
  4. Ajouter un texte Ă©ventuellement Ă  votre message
  5. Soumettre pour envoyer le mail
Envoi de lien par email

Envoi de lien par email

Le destinataire reçoit dans son mail un lien vers ces documents qu’il peut ouvrir avec son navigateur Internet pour les consulter :

Message reçu avec le lien

Message reçu avec le lien

Consultation anonyme des documents envoyés sous forme de lien

Consultation anonyme

Vous pouvez faire la mĂŞme chose avec tous les documents pour lesquels l’administrateur a configurĂ© l’accès anonyme.

Restriction d’utilisation :

  • Le lien ne fonctionne que depuis un poste de travail interne de votre organisation si le serveur GED n’est pas accessible depuis l’extĂ©rieur. Ce point est donc Ă  vĂ©rifier avec votre administrateur GED ;
  • La liste des actions possibles sur les documents dans la GED dĂ©pend du paramĂ©trage de l’administrateur. Par exemple, en tant qu’utilisateur anonyme, l’administrateur a pu dĂ©sactiver le droit d’imprimer ou de tĂ©lĂ©charger le document.

ParamĂ©trage de l’administrateur de la GED

Pour que l’envoi de lien anonyme vers les documents fonctionne, l’administrateur doit :

  • Configurer le compte anonyme dans l’amfconfig du serveur ;
  • Configurer le prĂ©fixe de l’URL envoyĂ©e ;
  • Configurer les droits du compte anonyme dans l’interface d’administration

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